Source au format .pdf

1
Gewestelijke Commissie voor de Toegang tôt Bestuursdocumenten van net Brussels
Hoofdstedelijk Gewest
Beslissing nr. 123.16
Beroep gesteund op artikel 15 van de ordonnance van 18 maart 2004 inzake toegang tôt milieu-informatie en tôt infonmatie betreffende de ruimtelijke ordening in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en op artikel 20bis van de ordonnantie van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur
Inzake: P. Vandenheede t./ gemeente Vorst
1. Feiteliike gegevens van de zaak
1. Verzoeker verzocht de gemeente Vorst op 5 januari 2016 per e-mail om een kopie via digitale weg te mogen ontvangen van aile vergunningen (stedenbouwkundige en/of milieuvergunningen) die op het adres Alsembergsesteenweg 206 te Vorst (CATS Le Solbosch) werden verleend.

2. De gemeente antwoordt diezelfde dag het volgende:\\
"(.,.) Het gemeentebestuur beschikt over zeer volledige archieven van stedenbouwkundige en milieuvergunningen. Die archieven kunnen geraadpleegd worden tijdens de openingstijden voor het publiek:\\
- Hetzij door de eigenaars, op voorlegging van een kopie van een titel van eigendom en identiteitskaart
- Hetzi} door derden, op voorlegging van ofwel een machtiging van de eigenaar (medeondertekende kopie van de identiteitskaart en van de titel van eigendom), ofwel van een voorlopige koopakte ofeen koopoptie
Raadpleging - kopieën van archiefstukken: Raadpleging: vast bedrag: 10 € Kopie: 5€/plaat, 1€/blad A3-A4 (...)"
3. Verzoeker laat diezelfde dag weten dat hij een digitale kopie van de vergunningen wilt en dat de openbaarheid van bestuur geen verplichting lijkt te omvatten van de voorafgaande overlegging van een kopie van een titel van eigendom en identiteitskaart noch van een koopoptie.

4. De gemeente antwoordt hierop het volgende:\\
"Ten eerste geeft u ons geen inlichtingen over "de openbaarheid van bestuur" die dat vraagt en tôt ons kennis is gmail geen openbare bestuur e-mail adres. Zonder een formele verzoek van een openbare bestuur hebben wij geen toelating om gratis kopij te maken. Ten tweede hebben wij geen digitale kopie van vergunningen en kunnen geen maken. " (sic)
5. Verzoeker wijst de gemeente er vervolgens op dat
- de openbaarheid van bestuur niet op hem van toepassing is (als privé-persoon), doch wel op de gemeente Vorst (als overheid),
- op de website van de FOD Binnenlandse Zaken omtrent de toegang tôt informatie onder het tabblad 'het betalen van een vergoeding' gerefereerd wordt naar het Koninklijk Besluit van 17 augustus 2007 tôt vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument of een document met milieu-informatie.

Hij vraagt tevens waarom een digitale kopie van een vergunning niet kan worden gemaakt.

Š
2
6. De gemeente îformeert verzoeker dat de inlichtingen van de FOD Binnenlandse Zaken enkel van toepassing zijn voor de fédérale overheidsdiensten en dat zij geen digitale kopij maken omdat zij geen tijd, personeel en budget hebben (meer dan 26.000 dossiers te scannen). Verder herhaalt zij de openingsuren van de archieven en de modaliteiten die hierop van toepassing zijn.

7. Verzoeker herhaalt zijn vraag om via digitale weg een kopie te ontvangen van de vergunningen verleend op het adres Alsembergsesteenweg 206 te Vorst en houdt zich het recht voor om tegen de eventuele weigeringsbeslissing in beroep te gaan.

8. De gemeente antwoordt tenslotte dat al de gegeven regels de enige zijn die voor de gemeente Vorst van toepassing zijn.

2. Voorwerp van het beroepsschrift
- Verzoeker wenst van de commissie te horen bevestigen dat hij geen belang dient aan te tonen om, in het archief, de gevraagde stukken te kunnen inzien.

- Verzoeker wenst daarnaast van de commissie te horen bevestigen dat hij gratis de archieven kan binnentreden, er de gevraagde stukken kan raadplegen en er desgevallend zelf foto's ter kopie van kan nemen zodat hij geen disproportioneel bedrag aan kopieën dient te betalen.

- Verzoeker wenst tenslotte de commissie te horen bevestigen dat de gemeente hem een digitale kopie kan bezorgen van de gevraagde stukken.

3. Ontvankeliikheid van het beroepsschrift
Artikel 15 van de ordonnance van 18 maart 2004 (hierna: de ordonnantie) bepaalt het volgende:\\
Wanneer de overheidsinstantie weigert de gevraagde informatie geheel of gedeeltelijk ter beschikking te stellen, weigert de gevraagde informatie in de gevraagde vorm of het gevraagde formaat ter beschikking te stellen of de informatie niet binnen de haar krachtens artikel 8 van deze ordonnance toegemeten termijn ter beschikking stelt, kan de aanvrager, overeenkomstig artikel 20bis van de ordonnance van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur, beroep instellen bij de Gewestelijke Commissie voor de toegang tôt bestuursdocumenten.

Dit beroep moet binnen twee maanden na de beslissing tôt weigering van de overheidsinstantie of binnen twee maanden na het verstrijken van de in artikel 8 bedoelde termijnen worden ingesteld.

Artikel 8 bepaalt:\\
§ 1. Wat de andere dan in artikel 7 bedoelde documenten betreft, en onverminderd de mogelijkheid voor een overheidsinstantie om ze onmiddellijk ter plaatse te laten raadplegen, stelt de overheidsinstantie de milieu-informatie zo spoedig mogelijk of uiterliik binnen één maand nadat ze het verzoek heeft ontvangen ter beschikking van de aanvrager, onder voorbehoud van de termijn die door de aanvrager in zijn schriftelijk verzoek Is vermeld. § 2. Die termijn wordt op twee maanden gebracht indien de omvang en de ingewikkeldheid van de informatie van dien aard zijn dat de termijn van één maand niet haalbaar is, in dat geyal, wordt de aanvrager zo spoedig mogelijk, en in ieder geval voordat de termijn van één maand afloopt, in kennis gesteld van de verlenging ervan en de redenen daarvoor. (...)
In voorltggend geval werd de gemeente op 5 januari 2016 per e-mail gevat. Ondanks de uitgewisselde e-mails heeft de gemeente geen gevolg gegeven aan het verzoek een digitale
3
kopie van de vergunningen over te maken. Bijgevolg wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.

Tegen deze stilzwijgende weigering werd op 22 februari 2016 beroep ingediend bij de commissie. Dit beroep werd op 25 februari tôt de commissie overgemaakt. Het beroep is aldus ontvankelijk.

4. Ten gronde
1. Het beroep heeft betrekking op de communicatie in digitale kopie van stedenbouwkundige en/of milieuvergunningen. Deze hebben betrekking op 'milieu-informatie' in de zin van artikel 3,2° van de ordonnance.

De gemeente Vorst is een overheidsinstantie in de zin van artikel 3, 3° zodat de ordonnantie op haar van toepassing is.

2. Artikel 4 van de ordonnantie waarborgt aan eenieder zonder dat deze daarvoor een belang dient aan te voeren het récrit op toegang tôt milieu-informatie die door of voor een overheidsinstantie wordt beheerd, onder voorbehoud van de beperkingen vastgesteld in de artikelen 11 en 12 van de ordonnantie.

Verzoeker dient aldus geen belang aan te tonen indien hij inzage wenst in de afgeleverde vergunningen voor een bepaald goed.

3. Artikel 5 van de ordonnantie stelt dat :\\
"De toegang tôt gegevens in schriftelijke documenten geschiedt, naar keuze van de aanvrager, hetzii door raadplegina ter plaatse. hetzij door overhandiging van een kopie. De regering stelt de voorwaarden vast volgens weike het overhandigen van een kopie van een volledig of oedeelteliik oeoeven aan een vergoeding onderworpen is; het bedrag hiervan mag niet meer bedragen dan de kostpriis van de informatiedraoer en de overhandiging ervan en moet aan de aanvrager worden meegedeeld op het ogenblik van diens aanvraag. De toegang tôt openbare registers of lijsten die overeenkomstig artikel 10 zijn opgesteld en worden bijgewerkt, alsmede het raadplegen ter plaatse van de gevraagde informatie zijn gratis."
Uit het verslag uitgebracht namens de Commissie voor Leefmilieu, Natuurbehoud en Waterbeleid bij het ontwerp van de ordonnantie blijkt dat de toegang tôt milieu-informatie ter plaatse steeds gratis dient te zijn (2003-2004 Doc. A -519/2, p. 7-8).

De gemeente Vorst heeft niet gereageerd op het verzoek van de commissie haar eventuele opmerkingen op het beroep over te maken en heeft bijgevolg de door haar gevolgde werkwijze en de gevraagde bedragen niet gemotiveerd.

De commissie merkt op dat er een règlement in de gemeente Vorst van toepassing is die een retributie instelt voor administratieve diensten. Dit règlement voorziet dat 10 € als vast bedrag dient te worden betaald voor de opzoeking van de dossiers betreffende een goed voor de raadpleging ter plaatse of met het oog op de reproductie van documenten.

Door de mogelijkheid om ter plaatse toegang te bekomen tôt een welbepaald document te laten afhangen van de betaling voor de voorafgaandelijke opzoeking ervan, beknot de
4
gemeente op onrechtstreekse manier het in de Grondwet vervatte principe van openbaarheid van bestuur.

De communicatie door de overhandiging van een kopie daarentegen mag worden onderworpen aan een vergoeding die echter niet meer mag bedragen dan de kostprijs van de informatiedrager; het spreekt voor zich dat de gevraagde kosten redelijk dienen te zijn.

4. Verzoeker heeft de gemeente verzocht hem een digitale kopie de bezorgen van de gevraagde stukken (per scan).

Artikel 9 van de ordonnantie bepaalt dienaangaande het volgende:\\
§ 1. Wanneer een aanvrager een overheidsinstantie verzoekt milieu-informatie in een bepaalde vorm of een bepaald formaat beschikbaar te stellen met inbegrip van kopieën, willigt de overheidsinstantie dat verzoek in, tenzii :\\
1° de informatie al voor het publiek beschikbaar is in een andere voor de aanvrager gemakkelijk toegankelijke vorm of formaat;
2° het redelijk is dat de overheidsinstantie de informatie in een andere vorm of een ander formaat beschikbaar stelt, in welk geval redenen dienen te worden gegeven waarom de informatie in die vorm ofdat formaat beschikbaar wordt gesteld.

§ 2. De overheidsinstantie levert aile redelijke inspanningen om milieu-informatie die door of voor haar wordt beheerd, te bewaren in vormen offormaten die gemakkelijk reproduceerbaar zijn en toegankelijk zijn via computertelecommunîcatiemiddelen of andere elektronische middelen.

Voor zover de gemeente de mogelijkheid heeft om de gevraagde documenten in te scannen en aldus een digitale kopie over te maken per e-mail, moet deze communicatiemogelijkheid bij voorkeur worden aangewend.

Mensens moeten minstens toegang tôt de gevraagde bestuursdocumenten gewaarborgd worden, hetzij door raadpleging van de stukken ter plaatse, hetzij door communicatie van een kopie van de stukken.

6. De gemeente kan, indien dit van toepassing zou zijn, zich beroepen op de artikelen 11 en 12 van de ordonnantie om het verzoek om milieu-informatie te weigeren of te beperken, met dien verstande dat zij haar beslissing dient te motiveren; het beroep op dergelijke urtzonderingsgronden wordt in elk geval niet verondersteld. Indien geen afdoende motivering wordt geboden voor een weigering tôt openbaarmaking, dient het betrokken document openbaar te worden gemaakt. Te noteren eveneens dat deze uitzonderingsgronden restrictief dienen te worden geïnterpreteerd.

De commissie wijst in dit kader in het bijzonder op artikel 11, § 2, 5° van de ordonnantie dat stelt dat het verzoek kan worden geweigerd indien openbaarmaking van de informatie afbreuk doet aan intellectuele eigendomsrechten.

De commissie stelt vast dat in de voorbereidende werken van deze ordonnantie uitdrukkelijk gewag gemaakt wordt van de vereiste van een akkoord van de auteur van een beschermd werk indien de overhandiging van een kopie gevraagd wordt. De tekst van de toelichting herinnert er aan "dat wanneer een aanvraag betrekking heeft op informatie over een werk dat door auteursrechten wordt beschermd, de toegang tôt die informatie beperkt wordt krachtens de wetgeving betreffende de auteursrechten : de overhandiging van een kopie van de volledige of gedeeltelijke informatie die het beschermde werk omvat moet vooraf door de auteur worden goedgekeurd. Het auteursrecht verhindert dus niet dat de documenten ter
5
plaatse worden geraadpleegd of dat er uitleg wordt gevraagd, maar wel dat een kopie van het door auteursrechten beschermde werk zou worden overhandigd zonder voorafgaande goedkeuring van de auteur" (2003/2004 Doc. A-519/1, p. 6).

5. De commissie wijst tenslotte op artikel 14 van de ordonnantie dat bepaait dat de bekomen bestuursdocumenten niet mogen worden verspreid of worden gebruikt voor commerciële doeleinden.

5. Beslissinq
Het beroep ingediend door de heer P. Vandenheede is ontvankelijk..

De inzage in de bestuursdocumenten ter plaatse, in de gemeentekantoren, dient door de gemeente Vorst gratis te worden toegestaan.

Indien een kopie van de stukken zou worden overgemaakt, dient, indien één van deze auteursrechtelijk zouden zijn beschermd, voorafgaandelijk het akkoord van de houder van het auteursrecht verkregen te worden. Indien de houder van het auteursrecht zijn akkoord niet zou geven, dan moet het document ter plaatse gratis geraadpleegd kunnen worden.

Indien de gemeente zou beschikken over de mogelijkheid om een digitale kopie over te maken, dan dient zij hierbij rekening te houden met bovenstaande.

De Commissie heeft op verslag van mevr. L. Therry beslist in haar vergadering van 24 maart 2016 in aanwezigheid van de heer M. Leroy, Voorzitter, de dames E. Willemart, L. Therry, Michel Boland, Adjunct- secretaris.

De Adjunct -secretaris M. Boland