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Table des matières
Tutelle sur les actes des communes, provinces et organismes paralocaux - Circulaire relative aux pièces justificatives
Wallonie intérieur SPW
NAMUR, LE 21 JAN. 2019
Département des Politiques publiques locales
Direction de la Législation organique
Avenue Gouverneur Bovesse, 100 B-5100 NAMUR (JAMBES)
Tél. : +32 (0)81 32 36 32
legislationorqanique.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be
A Mesdames et Messieurs
les Présidents et Membres des Collèges communaux,
les Présidents et Membres des Collèges provinciaux,
les Présidents des Intercommunales,
les Présidents des associations de projet,
les Présidents des régies communales autonomes,
les Présidents des régies provinciales autonomes.
Messieurs les Gouverneurs de province,
Pour information à Mesdames et Messieurs, les Directeurs généraux, les Directeurs financiers,
Vos réf. :
Nos réf. : 050204/ Annexes(s) : 1
Objet : Tutelle sur les actes des communes, provinces et organismes paralocaux - Circulaire relative aux pièces justificatives
Mesdames et Messieurs,
Le Parlement de Wallonie a adopté le décret du 4 octobre 2018 modifiant le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en vue de réformer la tutelle sur les pouvoirs locaux. Les principales modifications portent sur :
- le champ d'application de la tutelle : la tutelle générale d'annulation est étendue aux ASBL locales telles que définies dans le Code de la démocratie locale ; l'actualisation des règles de compétences et de tutelle en matière de marchés publics et de concessions suite à l'entrée en vigueur de la nouvelle loi du 17 juin 2016 en matière de marchés publics ;
- la suppression de la suspension de la computation des délais entre le 15 juillet et le 15 août ;
- l'introduction de délais dans le cadre de l'instruction de dossiers en tutelle générale. Ainsi, les autorités locales sont désormais tenues de communiquer les éléments sollicités dans le cadre de l'instruction d'un dossier dans les trente jours de la demande. A défaut de réponse, l'administration adresse un rappel auquel si l'autorité reste en défaut de répondre, l'autorité de tutelle peut désigner un délégué en charge de recueillir sur place les éléments utiles ;
- la possibilité pour le Gouvernement de charger l'administration de procéder, au sein des autorités à des contrôles de légalité et de régularité d'opérations spécifiques ou à des investigations sur ia gouvernance interne de l'institution ;
- la suppression (en tutelle générale à transmission obligatoire) de l'examen des décisions concernant les remplacements individuels des conseillers de l'action sociale, des membres des organes (conseil d'administration et organes restreints de gestion) des paralocaux (intercommunales, régies, associations de projet) ;
- l'exercice de la tutelle sur les statuts des associations de projet et sur la composition du comité de gestion ;
- la procédure applicable à la révocation ou à la démission d'office d'un membre du personnel communal. Ainsi toute décision de révocation ou de démission d'office doit être transmise, accompagnée de ses pièces justificatives et de la preuve de la notification de la décision à l'intéressé, par l'autorité communale au Gouvernement. A défaut de transmission du dossier complet, la décision ne peut pas être exécutée. Le membre du personnel concerné dispose de trente jours, à dater de la notification qui lui est faite de la décision précitée, pour introduire un recours en annulation auprès du Gouvernement.
A défaut de recours au terme de ce délai, le Gouvernement dispose de trente jours pour statuer en annulation.
Si le membre du personnel introduit un recours, l'administration transmet celui-ci à l'autorité communale. Celle-ci dispose d'un délai de quinze jours à dater de la notification du recours pour formuler ses observations au Gouvernement. Dès réception des observations, le Gouvernement statue. A défaut d'observations, le délai prescrit au Gouvernement pour se prononcer prend cours au terme du délai de quinze jours précité, la suppression de la tutelle sur les garanties d'emprunt ; la possibilité de désigner un délégué au contrôle dans les intercommunales
En fonction des modifications induites par ce décret, il est nécessaire d'émettre une nouvelle circulaire relative aux pièces justificatives.
Vous trouverez en annexe la liste des pièces justificatives à joindre aux actes soumis à la tutelle.
Vous souhaitant bonne réception de la présente et de son annexe, veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'assurance de ma considération distinguée.
La Ministre des Pouvoirs locaux, du Logement et des Infrastructures sportives
Valérie DE BUE
Liste des pièces justificatives requises
COMMUNE
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-2 1° | Délibération arrêtant le règlement d'ordre intérieur du Conseil communal ou une modification de celui-ci | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir ia date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2,2° | Délibération d'octroi d'une rémunération, d'un jeton de présence ou d'un avantage de toute nature aux membres du Conseil et du Collège communal | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 4°, a. | Délibération d'attribution de marchés publics de travaux, de fournitures et de services d'un montant excédant ceux repris au tableau visé à l'article L3122-2 | 1. La délibération relative au choix du mode de passation et l'estimation détaillée du marché 2. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération relative au choix du mode de passation (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 3. Le cahier spécial des charges (uniquement les clauses administratives) 4. Le cas échéant, l'avis de marché publié au BDA et, s'il s'agit d'un marché européen, l'avis de marché publié au JOUE 5. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 6. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 7. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 8. Le rapport d'analyse des offres 9. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé 10. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération d'attribution du marché public (fournir la date de la | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 1/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 11. Le cas échéant, les pièces justificatives sollicitées par le pouvoir subsidiant | |||
| L3122-2,4°, bet c. | Délibération concernant la modification aux marchés publics susmentionnés visés à l'article L3122-2, 4°, a. | 1. Le pourcentage de la modification par rapport à îa valeur initiale du marché 2. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale du marché 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égaleà 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 4°, d. | Délibération relative à la création d'une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de la centrale d'achat 2. L'indication des destinataires de la centrale d'achat 3. Le cas échéant, le projet de convention d'adhésion et/ou les conditions d'adhésion et de fonctionnement de la centrale d'achat | SPW Intérieur-Administration centrale |
| Délibération relative à l'adhésion à une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de l'adhésion à la centrale d'achat 2. Le cas échéant, la convention d'adhésion | SPW Intérieur-Administration centrale | |
| L3122-2.40, e. | Délibération relative à l'attribution à un opérateur économique d'un marché public relatif à un prêt qu'il soit ou non lié à l'émission, à l'achat, à la vente et au transfert de titres ou d'autres instruments financiers dont le montant de la rémunération | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 2/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| totale du prestataire excède 200.000 euros | |||
| L3122-2, 4°, f. | Délibération relative à l'attribution d'une mission de services par le pouvoir adjudicateur à un autre pouvoir adjudicateur ou à une association de pouvoirs adjudicateurs, sur la base d'un droit exclusif dont ceux-ci bénéficient en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou administratives publiées | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 €, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 3/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. La référence aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives publiées permettant à l'adjudicataire de bénéficier d'un droit exclusif | |||
| L3122-2, 4°, g | Délibération relative à l'attribution d'un marché public passé avec une personne morale régie par le droit privé ou le droit public dans le cadre d'un contrôle in house au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 4/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées à l'article 30 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | |||
| L3122-2, 4°, h | Délibération relative à l'attribution d'un marché conclu avec un autre pouvoir adjudicateur sous la forme d'une coopération horizontale non-institutionnalisée au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 5/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées à l'article 31 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | |||
| L 3122-2, 7° | Délibération arrêtant la taxe additionnelle à l'impôt des personnes physiques et les centimes additionnels au précompte immobilier | Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L 3122-2, 8° | Délibération relative à l'installation initiale ou suite à l'adoption d'une motion de méfiance collective des conseillers de l'action sociale | 1. Le pacte de majorité ainsi que la délibération l'ayant adopté 2. Les listes des candidats au conseil de l'action sociale proposés par les groupes politiques 3. Le procès-verbal d'installation du conseil communal 4. La répartition des sièges par groupe politique. | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 9°, a | Délibération relative à l'attribution d'une concession de services ou de travaux. | 1. La délibération fixant les conditions de la concession 2. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A. l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession 4. Les estimations détaillées de la valeur de la concession (HTVA) au moment de la fixation des conditions et au moment de l'attribution (conformément aux articles 35 et 36 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 6/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| de concession) 5. Les documents contenant les conditions de la concession (cahier des charges et/ou projet de convention) ou les documents de concession au sens de l'article 2,13° de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession 6. L'avis de concession publié (transmettre tous les avis publiés en ce compris, le cas échéant, ceux publiés au BDA et au JOUE) ou le(s) document(s) attestant de la mise en concurrence 7. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 8. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 9. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 10. Le rapport d'analyse des offres 11. Le cas échéant, le plan financier prospectif établi par le candidat désigné 12. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé (concession de travaux) 13. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 14. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant la concession Si la concession rentre dans les hypothèses prévues par les articles 9 et 10 de la loi du 17 juin 2016 | |||
| 7/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| relative aux contrats de concession (procédures dites « in house » et « coopération publique-publique ») ou est attribuée à une personne bénéficiant d'un droit exclusif 1. La délibération fixant les conditions de la concession 2. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession 4. Les documents contenant les conditions de la concession (cahier des charges et/ou projet de convention) 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant !a concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant la concession 7. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées aux articles 9 ou 10 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession ou la référence aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives permettant à | |||
| 8/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| l'adjudicataire de bénéficier d'un droit exclusif | |||
| L3122-2, 9°, b. | Délibération concernant la modification apportée à une concession de services ou de travaux | 1. Le cas échéant, le projet de convention modificative 2. Le cas échéant, le pourcentage de la modification par rapport à la valeur initiale de la concession 3. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale de la concession 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors TVA, l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier | SPW Interieur-Administration centrale |
| L3133-3 | Délibération prononçant la sanction disciplinaire de la démission d'office ou de la révocation | 1. Preuve de la date de notification de la décision à l'intéressé 2. Ensemble du dossier disciplinaire soumis au Conseil | SPW Interieur-Administration centrale |
| 9/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives- [Mise à jour 2018] Commune -Tutelle générale d'annulation | |||
COMMUNE
TUTELLE SPECIALE D'APPROBATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, § 1er, 1° | Délibération arrêtant le budget communal, les modifications budgétaires et les transferts de crédits de dépenses | Celles déterminées dans la circulaire budgétaire annuelle. | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| L3131-1, § 1er, 1° | Délibération arrêtant le budget des régies communales, les modifications budgétaires et les transferts de crédits de dépenses | Celles déterminées dans la circulaire budgétaire annuelle. | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| L3131-1, §1er, 2° | Délibération relative aux dispositions générales en matière de personnel : statut administratif, statut pécuniaire, règlement de travail, cadre et dispositions générales s'appliquant au personnel contractuel | 1. Dispositions en version coordonnée (avec les modifications apparentes) ainsi que le justificatif de la modification 2. Le procès verbal et le protocole de négociation syndicale ou le procès verbal de concertation syndicale et l'avis motivé 3. S'il échet, le procès-verbal de concertation commune/CPAS 4. Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| L3131-1, §1er, 3° | Délibération arrêtant les règlements relatifs aux redevances et aux taxes communales à l'exception des taxes additionnelles à l'impôt des personnes physiques et des centimes additionnels au précompte immobilier | Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossiers! l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| L3131-1, §1er, 4° | Délibération arrêtant le rééchelonnement des emprunts | 1. La copie de la convention de rééchelonnement avec l'organisme financier 2. La copie du tableau de la dette (mentionnant la nature de l'investissement financé par l'emprunt) adapté avec le rééchelonnement (nouvelles échéances…) 3. Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| 10/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificative$-[Mise à jour 2018] Commune-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §1or, 6e | Délibération relative aux comptes annuels de la commune | 1. La délibération in extenso du conseil communal - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux 2. Le fichier SIC 3. Le rapport tel que prévu par l'article L1122-23 du CDLD 4. La liste par article des engagements reportés (document T) 5. La liste par article des droits constatés restant à apurer 6. Les balances des comptes généraux et des comptes particuliers (réconciliées : un compte général avec ses comptes particuliers) 7. La totalisation du journal de la comptabilité générale et la totalisation de la balance des comptes généraux, avec s'il échet la justification des écarts 8. La liste explicative des opérations diverses (OD) 9. La liste des adjudicataires des marchés publics (articles L1312-1, al.2 et L2231-8du CDLD) 10. Le document 173X délivré par le Service Public Fédéral Finances 11. La synthèse analytique 12. Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires 13. La liste par article budgétaire des non-valeurs ordinaires et extraordinaires portées en compte assortie des libellés et leur justification 14. Les pièces justificatives des dividendes reçus des intercommunales 15. La page de clôture de la balance des articles budgétaires 16. La page de clôture du journal des articles budgétaires. 17. La liste des personnes morales et associations de fait | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| 11/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Commune -Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| bénéficiaires de subsides, selon modèle annexé 18. Les délibérations du Conseil communal délégant sa compétence en matière de marchés publics au Collège, au Directeur général ou à un autre fonctionnaire, uniquement en cas de modification de la délégation 19. La version word du compte approuvé par le Conseil communal (ceci en cas d'envoi dématérialisé via le guichet unique SPW) 20. La balise d'emprunt - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux 21. Les 4 (quatre) procès-verbaux de vérification de l'encaisse (L1124-42 et L1124-49) 22. Si vous n'utilisez pas les modèles, vous êtes tenus d'envoyer à la tutelle les pièces justificatives complémentaires suivantes : - L'avis de publication la preuve de la communication aux organisations syndicales des comptes. | |||
| L3131-1,§1er, 6° | Délibération relative aux comptes annuels des régies communales | 1. Délibération in extenso du conseil communal portant approbation des comptes -Modèle sur le portail des pouvoirs locaux 2. Le bilan 3. Le compte d'exploitation (ou comptes des profits et pertes) 4. Les états des recettes et des dépenses effectuées dans le cours de l'année écoulée, dressés par le trésorier 5. Le rapport du comptable spécial sur la gestion de l'exercice écoulé 6. Le tableau des emprunts 7. Le cas échéant, l'avis du | SPW Intérieur-Direction territoriale compétente |
| 12/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Commune-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 8. Si vous n'utilisez pas les modèles, vous êtes tenus d'envoyer à la tutelle les pièces justificatives complémentaires suivantes : - L'avis de publication - La preuve de la communication aux organisations syndicales des comptes | |||
| L3131-1, §4, 1° | Délibération relative à la création et prise de participation dans une Intercommunale, une régie communale autonome ou une association de projet | 1. En cas de création, le projet de statuts de l'intercommunale, de la régie autonome ou de l'association 2. Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1, §4, 3° | Délibération ayant pour objet la création et la prise de participation à une association ou société de droit public ou privé, autre qu'Intercommunale ou association de projet, susceptible d'engager les finances communales | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) Participation à la création ou 1ère prise de participation : Les statuts de l'association ou société concernée Participation ultérieure : Les statuts (à jour) de la société | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1, §4, 4° | Délibération du Conseil communal portant adoption des statuts (et des modifications statutaires) d'une régie communale autonome. | 1. Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 2. Les statuts coordonnés avec le suivi des modifications | SPW Intérieur - Administration centrale |
| 13/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Commune -Tutelle spéciale d'approbation | |||
REGIE COMMUNALE AUTONOME
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-4, 1° | Délibération du Conseil communal désignant les membres du Conseil d'administration (désignation initiale). | Le calcul de la clé d'Hondt | SPW Intérieur-Administration centrale |
| Délibération du Conseil d'administration désignant les membres du bureau exécutif {désignation initiale) | SPW Intérieur-Administration centrale | ||
| L3122-4, 2o | Délibération du Conseil communal désignant 1. les membres du collège des commissaires et 2. le réviseur membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises | Désiqnation du réviseur : 1. Le cahier spécial des charges 2. La déclaration sur l'honneur attestant que la régie a fait appel à plusieurs réviseurs ou, le cas échéant, le projet d'avis de marché 3. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 4. Une copie de l'ensemble des offres reçues 5. Le rapport d'analyse des offres | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-4, 3o | Délibération d'octroi d'une rémunération, d'un jeton de présence ou d'un avantage de toute nature aux membres des organes de gestion | Si cela n'apparait pas dans la délibération, le document mentionnant les trois critères : - La population concernée - Le chiffre d'affaires - Le personnel occupé | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 14/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Régie communale autonome - Tutelle générale d'annulation | |||
PROVINCE
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-2, 1° | Résolution arrêtant le règlement d'ordre intérieur du Conseil provincial ou une modification de celui-ci | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 2° | Résolution d'octroi d'une rémunération, d'un jeton de présence ou d'un avantage de toute nature aux membres du Conseil et du Collège provincial | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 4°, a | Délibération d'attribution de marchés publics de travaux, de fournitures et de services d'un montant excédant ceux repris au tableau visé à l'article L3122-2 | 1. La délibération relative au choix du mode de passation et l'estimation détaillée du marché 2. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération relative au choix du mode de passation (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 3. Le cahier spécial des charges (uniquement les clauses administratives) 4. Le cas échéant, l'avis de marché publié au BDA et, s'il s'agit d'un marché européen, l'avis de marché publié au JOUE 5. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 6. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 7. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 8. Le rapport d'analyse des offres 9. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé 10. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération d'attribution du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 15/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province-Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-2, 4', bet c | Délibération concernant la modification aux marchés publics susmentionnés visés à l'article L3122-2, 4°, a. | 1. Le pourcentage de la modification par rapport à la valeur initiale du marché 2. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale du marché 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22,000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier {fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier | SPW Intérieur -Administration centrale |
| L3122-2, 4°,d | Délibération relative à la création d'une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de la centrale d'achat 2. L'indication des destinataires de la centrale d'achat 3. Le cas échéant, le projet de convention d'adhésion et/ou les conditions d'adhésion et de fonctionnement de la centrale d'achat | SPW Intérieur -Administration centrale |
| Délibération relative à l'adhésion à une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de l'adhésion à la centrale d'achat 2. Le cas échéant, la convention d'adhésion | SPW Intérieur-Administration centrale | |
| L3122-2, 4°, e | Délibération relative à l'attribution à un opérateur économique d'un marché public relatif à un prêt qu'il soit ou non lié à l'émission, à l'achat, à la vente et au transfert de titres ou d'autres instruments financiers dont le montant de la rémunération totale du prestataire excède 200.000 euros | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis | SPW Intérieur -Administration centrale |
| 16/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-iMise à jour 2018] Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| n'est pas rendu) 4. L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le marché (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 5. Le cas échéant, l'avis de marché publié (transmettre tous les avis publiés en ce compris ceux éventuellement publiés au BDA et au JOUE) 6. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 7. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 8. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 9. Le rapport d'analyse des offres | |||
| L3122-2, 4°,f | Délibération relative à l'attribution d'une mission de services par le pouvoir adjudicateur à un autre pouvoir adjudicateur ou à une association de pouvoirs adjudicateurs, sur la base d'un droit exclusif dont ceux-ci bénéficient en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou administratives publiées | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 17/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province-Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| sur la délibération attribuant le marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. La référence aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives publiées permettant à l'adjudicataire de bénéficier d'un droit exclusif | |||
| L3122-2, 4°,g | Délibération relative à l'attribution d'un marché public passé avec une personne morale régie par le droit privé ou le droit public dans le cadre d'un contrôle in house au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure à 22.000 € | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 18/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. Le(s) documents) prouvant le respect de toutes les conditions fixées à l'article 30 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | |||
| L3122-2,4°, h | Délibération relative à l'attribution d'un marché conclu avec un autre pouvoir adjudicateur sous la forme d'une coopération horizontale non-institutionnalisée au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 4. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions du marché public 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant le marché public 7. Le(s) document(s) prouvant le | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 19/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| respect de toutes les conditions fixées à l'article 31 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | |||
| L3122-2, T | Délibération arrêtant les centimes additionnels au précompte immobilier | Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-2, 9°, a | Délibération relative à l'attribution d'une concession de services ou de travaux | 1. La délibération fixant les conditions de la concession 2. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession 4. Les estimations détaillées de la valeur de la concession (HTVA) au moment de la fixation des conditions et au moment de l'attribution (conformément aux articles 35 et 36 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession) 5. Les documents contenant les conditions de la concession (cahier des charges et/ou projet de convention) ou les documents de concession au sens de l'article 2, 13° de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession 6. L'avis de concession publié (transmettre tous les avis publiés en ce compris, le cas échéant, ceux publiés au BDA et au JOUE) ou ie(s) document(s) attestant de la mise en concurrence | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 20/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018} Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
7. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 8. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 9. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 10. Le rapport d'analyse des offres 11. Le cas échéant, le plan financier prospectif établi par le candidat désigné 12. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé (concession de travaux) 13. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 €, l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 14. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant la concession Si la concession rentre dans les hypothèses prévues par les articles 9 et 10 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession (procédures dites « in house » et « coopération publique-publique ») ou est attribuée à une personne bénéficiant d'un droit exclusif : 1. La délibération fixant les conditions de la concession 2. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis | |||
| 21/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[mise à jour 2018] Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| n'est pas rendu) 3. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou égale à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération fixant les conditions de la concession 4. Les documents contenant les conditions de la concession (cahier des charges et/ou projet de convention) 5. En cas d'incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération attribuant la concession (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 6. En cas d'incidence financière ou budgétaire inférieure ou inférieure à 22.000 € hors T.V.A., l'avis de légalité rendu, le cas échéant, d'initiative par le Directeur financier sur la délibération attribuant la concession 7. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées aux articles 9 ou 10 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession ou la référence aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives permettant à l'adjudicataire de bénéficier d'un droit exclusif | |||
| L3122-2, 9û,b | Délibération concernant la modification apportée à une concession de services ou de travaux | 1. Le cas échéant, le projet de convention modificative 2. Le cas échéant, le pourcentage de la modification par rapport à la valeur initiale de la concession 3. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale de la concession | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 22/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018} Province -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| 23/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province -Tutelle générale d'annulation | |||
PROVINCE
TUTELLE SPECIALE D'APPROBATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §2, 1° | Résolution arrêtant le budget provincial, les modifications budgétaires et les transferts de crédits de dépenses | Celles déterminées dans la circulaire budgétaire annuelle | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1,§2, 2° | Délibération relative aux dispositions générales en matière de personnel : statut administratif, statut pécuniaire, règlement de travail, cadre et dispositions générales s'appliquant au personnel contractuel | 1. Dispositions en version coordonnée (avec les modifications apparentes) ainsi que le justificatif de la modification 2. Le procès verbal et le protocole de négociation syndicale ou le procès verbal de concertation syndicale et l'avis motivé 3. Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur -Administration centrale |
| L3131-1, § 2, 3° | Résolution arrêtant les règlements relatifs aux redevances et aux taxes provinciales à l'exception des centimes additionnels au précompte immobilier | Le cas échéant, l'avis du Directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1,§2,4° | Résolution arrêtant le rééchelonnement des emprunts La copie de la convention de rééchelonnement avec l'organisme financier | ||
| 24/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018} Province-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §2, 5e | Comptes annuels de la province | 1. La délibération in extenso du Conseil provincial arrêtant les comptes (Modèle sur le portail des pouvoirs locaux). 2. 2. Le document comptable en version word (si votre envoi est dématérialisé via le guichet unique SPW) 3. Le rapport de la Cour des comptes sur l'exécution du budget 4. La liste par article des engagements reportés 5. La liste par article des droits constatés restant à apurer 6. Les balances des comptes généraux et des comptes particuliers (réconciliées : un compte général avec ses comptes particuliers) 7. La totalisation du journal de la comptabilité générale et la totalisation de la balance des comptes généraux, avec s'il échet la justification des écarts 8. La liste explicative des opérations diverses 9. Le document dressé par le receveur établissant la concordance des écritures avec l'encaisse (compte de trésorerie) 10. La liste des adjudicataires des marchés publics pour lesquels le Conseil Provincial a choisi le mode de passation et a fixé les conditions. 11. Le document 173P délivré par le Service Public Fédéral Finances 12. Pour le service extraordinaire la ventilation par articles, des voies et moyens affectés au financement des engagements 13. La liste par article budgétaire des non-valeurs ordinaires et extraordinaires portées en compte assortie des libellés et leur justification_ | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 25/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §2, 5o | Résolution concernant les comptes annuels des régies provinciales | 1. Délibération in extenso du conseil provincial portant approbation des comptes (Modèle sur le portail des pouvoirs locaux) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 26/38 Annexe à (a circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018J Province-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §4, 1 | Résolution concernant la création et la prise de participation dans une Intercommunale, une régie provinciale autonome ou une association de projet | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) Participation à la création ou 1ère prise de participation ; Les statuts de l'association ou société concernée Participation ultérieure : Les statuts (à jour) de la société | SPW Intérieur Administration centrale |
| 27/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §4, 3o | Résolution ayant pour objet la création et la prise de participation à une association ou société de droit public ou privé, autre qu'Intercommunale ou association de projet, susceptible d'engager les finances provinciales | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) 1, Participation à la création ou 1ère prise de participation : Les statuts de l'association ou société concernée 2. Participation ultérieure : Les statuts (à jour) de la société | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1, §4, 4o | Résolution portant adoption des statuts (et des modifications statutaires) d'une régie provinciale autonome | Le cas échéant, l'avis du directeur financier (fournir la date de la transmission du dossier si l'avis n'est pas rendu) | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 28/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Province-Tutelle spéciale d'approbation | |||
REGIE PROVINCIALE AUTONOME
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-4, 1° | Délibération du Conseil provincial désignant les membres du Conseil d'administration (désignation initiale) | Le calcul de la clé d'Hondt | SPW Intérieur-Administration centrale |
| Délibération du Conseil d'administration désignant les membres du bureau exécutif (désignation initiale) | SPW Intérieur-Administration centrale | ||
| L3122-4, 2° | Délibération du Conseil provincial désignant : | 1. les membres du collège des commissaires et 2. le réviseur membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises Désianation du réviseur : 1. Le cahier spécial des charges 2. La déclaration sur l'honneur attestant que la régie a fait appel à plusieurs réviseurs ou, le cas échéant, le projet d'avis de marché 3. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 4. Une copie de l'ensemble des offres reçues 5. Le rapport d'analyse des offres | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-4, 3° | Délibération d'octroi d'une rémunération, d'un jeton de présence ou d'un avantage de toute nature aux membres des organes de gestion Si cela n'apparaît pas dans la délibération, le document mentionnant les trois critères : | 1. La population concernée 2. Le chiffre d'affaires 3. Le personnel occupé | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 29/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Régie provinciale autonome -Tutelle générale d'annulation | |||
ASSOCIATION DE PROJET
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-4, 1° | Délibération du Comité de gestion relative à la composition physique des organes de gestion {composition initiale) | 1. Les délibérations des Conseils communaux actant les décisions d'apparentement 2. le calcul de la clé d'Hondt | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-4, 2° | Délibération du Comité de gestion portant désignation le réviseur membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises. Désignation du réviseur : | 1. Le cahier spécial des charges 2. La déclaration sur l'honneur attestant que l'association de projet a fait appel à plusieurs réviseurs ou, le cas échéant, le projet d'avis de marché 3. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 4. Une copie de l'ensemble des offres reçues 5. Le rapport d'analyse des offres | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-4, 3° | Délibération des Conseils communaux associés relatives à l'octroi d'un jeton de présence aux membres des organes de gestion, dans les limites fixées dans le CDLD Si cela n'apparait pas dans la délibération, le document mentionnant les trois critères : | 1. La population concernée 2. Le chiffre d'affaires 3. Le personnel occupé | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1-§4, 6° | Délibération concernant l'adoption des statuts et les modifications statutaires L'acte authentique | SPW Intérieur-Administration centrale | |
| 30/38 annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Association de projet-Tutelle générale d'annulation | |||
INTERCOMMUNALE
TUTELLE GENERALE D'ANNULATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-3, 2° | Délibération concernant la prise de participation dans toute personne morale de droit public ou de droit privé Les statuts initiaux (en cas de constitution) ou à jour de la personne morale | SPW Interieur-Administration centrale | |
| L3122-3, 3° | Délibération de l'Assemblée générale d'octroi d'une rémunération prise sur recommandation du comité de rémunération La recommandation du comité de rémunération Si cela n'apparait pas dans la délibération, le document mentionnant les trois critères : | 1. La population concernée 2. Le chiffre d'affaires 3. Le personnel occupé | SPW Interieur-Ad ministration centrale |
| L3122-3, 4°, a | Délibération d'attribution de marchés publics de travaux, de fournitures et de services d'un montant excédant ceux repris au tableau visé à l'article L3122-3 | 1. La délibération relative au choix du mode de passation et l'estimation détaillée du marché 2. Le cahier spécial des charges (uniquement les clauses administratives) 3. Le cas échéant, l'avis de marché publié au BDA et, s'il s'agit d'un marché européen, l'avis de marché publié au JOUE 4. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 5. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 6. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 7. Le rapport d'analyse des offres 8. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé | SPW interieur-Administration centrale |
| L3122-3, 4°, bet c. | Délibération concernant la modification aux marchés publics visés à l'article L3122-3, 4° | 1. Le pourcentage de la modification par rapport à la valeur initiale du marché 2. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale du marché | SPW Interieur - Administration centrale |
| 31/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Intercommunale-Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3122-3, 4°, d. | Délibération relative à la création d'une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de la centrale d'achat 2. L'indication des destinataires de la centrale d'achat 3. Le cas échéant, le projet de convention d'adhésion et/ou les conditions d'adhésion et de fonctionnement de la centrale d'achat | SPW Interieur-Administration centrale |
| Délibération relative à l'adhésion à une centrale d'achat | 1. La liste des travaux / fournitures / services faisant l'objet de l'adhésion à la centrale d'achat 2. Le cas échéant, la convention d'adhésion | SPW Interieur-Administration centrale | |
| L3122-3, 4°, e | Délibération relative à l'attribution à un opérateur économique d'un marché public relatif à un prêt qu'il soit ou non lié à l'émission, à l'achat, à la vente et au transfert de titres ou d'autres instruments financiers dont le montant de la rémunération totale du prestataire excède 200.000 euros | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. Le cas échéant, l'avis de marché publié (transmettre tous les avis publiés en ce compris ceux éventuellement publiés au BDA et au JOUE) 4. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 5. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 6. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 7. Le rapport d'analyse des offres | SPW Interieur-Administration centrale |
| L3122-3, 4°,f | Délibération relative à l'attribution d'une mission de services par le pouvoir adjudicateur à un autre pouvoir adjudicateur ou à une association de pouvoirs adjudicateurs, sur la base d'un droit exclusif dont ceux-ci bénéficient en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. La référence aux dispositions législatives, réglementaires ou | SPW Interieur-Administration centrale |
| 32/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Intercommunale-Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| administratives publiées administratives publiées permettant à l'adjudicataire de bénéficier d'un droit exclusif | |||
| L3122-3, 4°,g | Délibération relative à l'attribution d'un marché public passé avec une personne morale régie par le droit privé ou le droit public dans le cadre d'un contrôle in house au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées à l'article 30 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-3, 4°, h | Délibération relative à l'attribution d'un marché conclu avec un autre pouvoir adjudicateur sous la forme d'une coopération horizontale non-institutionnalisée au sens de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | 1. La délibération fixant les conditions du marché public et l'estimation détaillée du marché 2. Les documents contenant les conditions du marché : cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc. 3. Le(s) document(s) prouvant le respect de toutes les conditions fixées à l'article 31 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-3, 6° | Délibération désignant le réviseur membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises | 1. Le cahier spécial des charges 2. La déclaration sur l'honneur attestant que l'intercommunale a fait appel à plusieurs réviseurs ou, le cas échéant, le projet d'avis de marché 3. Le cas échéant, le PV d'ouverture des offres 4. Une copie de l'ensemble des offres reçues avec les rapports de transparence ainsi que les déclarations sur l'honneur remises par les soumissionnaires en vertu des articles L 1523-24, §3 et L1531-2, §4. 5. Le rapport d'analyse des offres | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3122-3, 7° | Délibération relative à la composition physique initiale des organes de gestion. | 1. Délibérations des Conseils actant les décisions d'apparentement | SPW Intérieur - Administration centrale |
| 33/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018} Intercommunale -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| 2. Calcul de la Clé d'Hondt | |||
| L3122-3, 8° | Délibération concernant le règlement d'ordre intérieur des organes de gestion | SPW Intérieur-Administration centrale | |
| L3122-3, 10°, a | Délibération relative à l'attribution d'une concession de services ou de travaux | 1. La délibération fixant les conditions de la concession 2. Les estimations détaillées de la valeur de la concession (HTVA) au moment de la fixation des conditions et au moment de l'attribution (conformément aux articles 35 et 36 de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession) 3. Les documents contenant les conditions de la concession (cahier des charges et/ou projet de convention) ou les documents de concession au sens de l'article 2, 13° de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession 4. L'avis de concession publié (transmettre tous les avis publiés en ce compris, le cas échéant, ceux publiés au BDA et au JOUE) ou le(s) document(s) attestant de la mise en concurrence 5. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des offres 6. Le cas échéant, le procès-verbal d'ouverture des demandes de participation 7. Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l'approuvant 8. Le rapport d'analyse des offres 9. Le cas échéant, le plan financier prospectif établi par le candidat désigné 10. Le cas échéant, le rapport du coordinateur sécurité-santé (concession de travaux) Si la concession rentre dans les hypothèses prévues par les articles 9 et 10 de la loi du 17 iuin 2016 relative aux contrats de concession | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 34/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018j intercommunale -Tutelle générale d'annulation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| (procédures dites « in house » et « coopération publiaue-oubliaue ») ou est attribuée à une personne bénéficiant d'un droit exclusif : | |||
| L3122-3, 10°, b | Délibération concernant la modification apportée à une concession de services ou de travaux | 1. Le cas échéant, le projet de convention modificative 2. Le cas échéant, le pourcentage de la modification par rapport à la valeur initiale de la concession 3. Le cas échéant, le pourcentage cumulé de la modification et des modifications antérieures par rapport à la valeur initiale de la concession | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 35/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Intercommunale-Tutelle générale d'annulation | |||
INTERCOMMUNALE
TUTELLE SPECIALE D'APPROBATION
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| L3131-1, §3, 2° | Délibération concernant les comptes annuels | 1. Les documents comptables : selon l'article L1523-16 alinéa 2 du CDLD, les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultats, la liste des adjudicataires et l'annexe 2. Le rapport de gestion établi par le Conseil d'administration tel que visé par l'article L1523-16 du CDLD et ses annexes telles que visées à l'article L1523-17 §2 et à l'article L6421-1 §1er du CDLD 3. Le rapport du collège des contrôleurs aux comptes 4. Le rapport intégral du réviseurH 5. Pour les SCRL et les SA, le bilan et le compte de résultats dans sa présentation Banque nationale 6. Les comptes annuels par secteur d'activités et les comptes annuels consolidés 7. Extraits du registre des délibérations de l'AG reprenant les Délibérations distinctes avec les résultats du vote (les Délibérations qui portent respectivement sur le vote des comptes annuels, la décharge aux administrateurs et celle au(x) réviseur(s)) 8. La copie du courrier daté/signé d'envoi des comptes aux associés et à tous les membres des Conseils communaux, provinciaux et des CPAS associés 9. Le rapport spécifique sur les prises de participation 10. La liste des garanties, des montants et des bénéficiaires des garanties 11. Le tableau reprenant la rémunération du capital par | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 36/38 Annexe à ta circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Intercommunale-Tutelle spéciale d'approbation | |||
| Article | Acte concerné | Pièce(s) justifîcative(s)devant accompagner l'acte | Adresse tutelle |
| associé | |||
| L3131-1, §3, 4° | Délibération relative aux dispositions générales en matière de personnel : statut administratif, statut pécuniaire, règlement de travail, cadre et dispositions générales s'appliquant au personnel contractuel | 1. Dispositions en version coordonnée (avec les modifications apparentes) ainsi que le justificatif de la modification 2. Le procès verbal et le protocole de négociation syndicale ou le procès verbal de concertation syndicale et l'avis motivé | SPW Intérieur-Administration centrale |
| L3131-1, §4, 5° | Délibération concernant l'adoption des statuts et les modifications statutaires | L'acte authentique | SPW Intérieur-Administration centrale |
| 37/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives-[Mise à jour 2018] Intercommunale -Tutelle spéciale d'approbation | |||
Modèle : Liste des personnes morales et associations de fait bénéficiaires de subsides, selon modèle annexé
| TUTELLE SPECIALE D'APPROBATION - COMPTES COMMUNAUX SUBVENTIONS - TABLEAU A COMPLETER PAR LES COMMUNES | ||||
| DENOMINATION ASSOCIATION | Dispositions imposées au bénéficiaire ou dont il a été exonéré | Article budgétaire | NATURE (1) | MONTANT ENGAGE |
| (1) : argent, personnel détaché, frais de fonctionnement, garantie d'emprunt, mise à disposition de matériel, de locaux | ||||
38/38 Annexe à la circulaire relative aux pièces justificatives [Mise à jour 2018] Modèle
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