Anticor-Belgium

• Date: 2019-280
• Compétence : Décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, art. 8, § 1 er  ; Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, art. L3231-1 et suivants
• Base juridique :

• Copie locale: avis_n_280_anonymise.pdf

                COMMISSION D’ACCÈS
         AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
         Section Publicité de l’administration
                              AVIS n° 280
                             15 avril 2019
Commune – Document existant – Document administratif - Communication
                Commission d’accès aux documents administratifs
                         Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
                            Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
                            support.cada@spw.wallonie.be

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                                           RÉGION WALLONNE
                     COMMISSION D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
                                       Séance du 15 avril 2019
                                                  Avis n° 280
En cause :       Madame X, domiciliée …,
                 Partie demanderesse,
Contre :         La Ville de Mons, Grand-Place 22 à 7000 Mons,
                 Partie adverse,
Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1er ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les articles L3231-1 et suivants ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la
Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la demande d’avis datée du 26 mars 2019 ;
Vu la demande de reconsidération adressée le même jour à la partie adverse ;
Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée le 27 mars 2019;
Vu la réponse de la partie adverse en date du 5 mars 2019 ;
Objet et recevabilité de la demande
La demande initiale du 22 février 2019 porte sur la communication de l’analyse réalisée par la cellule
informatique et l’IMIO au sujet de la mise en place d’un système de facilitation d’accès aux dossiers
faisant l’objet d’une présentation au conseil communal.
La demande initiale et la demande de reconsidération ont été introduites via la plate-forme
www.transparencia.be et la partie demanderesse a transmis à la Commission les captures d’écrans de
                                 Commission d’accès aux documents administratifs
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ces demandes. Par ce procédé, elle les a valablement authentifiées1. La demande d’avis est donc
recevable.
L’article L3211-3, 2° du CDLD définit le « document administratif » comme « toute information, sous
quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ». Toute information dont dispose
une autorité administrative constitue donc un « document administratif ».
Les documents sollicités sont des documents administratifs au sens de l’article L3211-3, 2° du CDLD.
La demande est recevable.
Examen de la demande
1. Antécédents
Le 1er février 2019, la partie demanderesse écrit ceci :
    « Le 22 mai 2018, le Conseil communal adoptait la motion de M. Joos, relative à la facilitation
    d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au Conseil communal par la population (point
    n° 152) (http://www.mons.be/ma-ville/vie-politique/conseil-communal/ordres_du_jour/2018/pv-
    22-mai-2018.pdf).
    614 614 / 138 Le 11 mai 2018
    Le Collège Communal de la Ville de Mons a l’honneur de vous informer qu’il y aura séance du Conseil
    communal le 22/05/2018 à 18H00, à l’Hôtel de Ville de Mons, Salon Gothique. Ordre du jour de la
    séance SEANCE PUBLIQUE Rapporteur : Monsieur DI RUPO Rapporteur : Monsieur MARTIN
    Rapporteur : Madame HOUDART Rapporteur : Monsieur DARVILLE
    Cependant, Madame Kapompole a formulé un amendement afin que soit réalisée une analyse de
    coût de cette proposition. C'est le Collège qui était chargé de mener à bien cette demande.
    La mesure datant de 8 mois maintenant, je souhaiterais obtenir, par retour d'e-mail, copie de cette
    étude ».
Le 22 février 2019, après un rappel du 20 février 2019, la partie adverse répond ceci :
    « Nous faisons suite à votre demande de recevoir une copie de l'étude portant sur le coût de la mise
    en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au
    Conseil communal.
    Nous pouvons vous répondre que suite à la motion du conseiller communal J. JOOS adoptée en
    séance du 22 mai 2018, il a été proposé et décidé de publier sur le site de la Ville l'ordre du jour en
    format PDF et en relation avec chaque point inscrit à l'ordre du jour une synthèse explicative et le
    projet de décision.
    Que concernant les modalités permettant aux citoyens d'émettre leurs remarques préalablement au
    Conseil communal, il a été proposé et décidé que le citoyen puisse adresser un mail au Secrétariat
    communal, lequel est directement porté à la connaissance de l'ensemble des membres du Collège.
    Enfin, si c'est cette pratique qui a été mise en place, cela l'a été non pas pour des contraintes
    budgétaires mais pour des raisons d'impossibilités techniques après une analyse réalisée par la
    cellule informatique et IMIO ».
Le 26 mars 2019, la partie demanderesse demande que sa requête soit reconsidérée.
1
  Voyez les avis n°135, 136 et 137 du 22 mai 2017.
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Le 29 mars 2019, la partie adverse répond que
    « l'analyse demandée n'a pas fait l'objet d'un rapport spécifique, il s'agit d'échanges téléphoniques
    et de mails entre la Cellule informatique et IMIO. Cette dernière spécifiant à la Cellule informatique
    l'impossibilité technique d'un tel système. Il n'y a dès lors pas d'acte administratif à communiquer.
    Néanmoins, il nous revient via l'intercommunale IMIO que plusieurs villes ont décidé de financer
    l’automatisation du transfert des décisions et pièces de iA.délib vers les sites web. Nous n'en savons
    pas plus pour le moment et sommes dans l'attente d'informations supplémentaires de la part de
    l'intercommunale. « Nous faisons suite à votre demande de recevoir une copie de l'étude portant sur
    le coût de la mise en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une
    présentation au Conseil communal ».
Enfin, le 29 mars 2019, la partie demanderesse répond ceci :
    « Quelle que soit la forme de cette analyse, avec ou sans rapport final, ma démarche est très claire,
    et ce depuis le premier courriel que je vous ai envoyé sur ce thème, le 1/02/2019 : je souhaite
    prendre connaissance de la teneur des échanges entre l'IMIO et les services communaux montois au
    sujet de la mise en ligne des dossiers préparatoires du conseil communal.
    Si l'IMIO a spécifié à la Cellule informatique qu'un tel système était impossible techniquement, je
    souhaite savoir quels sont les arguments qui ont été avancés ».
2. Position de la ville de Mons
Comme exposé ci-dessus, la ville de Mons considère qu’il n’y a pas de documents administratifs à
communiquer en l’espèce.
3. Position de la CADA
Au vu des éléments transmis à la CADA, il apparaît effectivement qu’aucun rapport portant sur le coût
de la mise en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation
au Conseil communal n’a été établi. Néanmoins, si une telle analyse existait, elle devrait être
communiquée, sous réserve d’une exception légale.
La partie demanderesse a pu être induite en erreur lorsque la partie adverse lui a expliqué le 22 février
2019 que « si c'est cette pratique qui a été mise en place, cela l'a été non pas pour des contraintes
budgétaires mais pour des raisons d'impossibilités techniques après une analyse réalisée par la cellule
informatique et IMIO ».
Toutefois, certains échanges de courriels semblent exister entre différents services concernant la
possibilité technique de mettre en place ce système de publication préalable des dossiers à débattre
devant le conseil communal. Or, le seul fait que ces échanges ne soient pas formalisés dans une étude
ou une analyse n’entraîne pas pour autant qu’ils ne pourraient pas être considérés comme des
documents administratifs.
La partie adverse n’invoque aucune exception qui permettrait de justifier qu’une copie de ces
échanges de courriels ne soit pas transmise à l’intéressée.
Dès lors, les courriels de la cellule informatique de la ville de Mons du 23 août 2018 et du service de
communication de la ville de Mons du 24 août 2018 concernant l’accès aux dossiers du conseil
                                  Commission d’accès aux documents administratifs
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communal par les citoyens doivent être transmis, sous réserve d’une exception légale qui serait
invoquée par la partie adverse pour occulter une partie de ces échanges de courriels (par exemple,
l’identité des agents destinataires et/ou expéditeurs).
                              La Commission rend l’avis suivant :
Les courriels de la cellule informatique de la ville de Mons du 23 août 2018 et du service de
communication de la ville de Mons du 24 août 2018 concernant l’accès aux dossiers du conseil
communal par les citoyens doivent être transmis, sous réserve de l’application d’une exception légale.
Ainsi délibéré le 15 avril 2019 par la Commission d’accès aux documents administratifs composée de
Mesdames MICHIELS, présidente, GRAVAR et DREZE, membres effectives, et de Monsieur CHOME,
membre suppléant et rapporteur.
                      La Secrétaire,                                           La Présidente,
                       F. JOURETZ                                               V. MICHIELS
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