Date: 29/04/2019

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2019/AVIS-2019-40.pdf
• Copie locale: avis-2019-40.pdf

Commission d’accès aux et de
 réutilisation des documents
         administratifs

Section publicité de l’administration




              29 avril 2019




          AVIS n° 2019-40

 CONCERNANT L’ACCÈS AU DOSSIER
    ADMINISTRATIF AUPRÈS DE
L’ADMINISTRATION DE L’OFFICE DES
          ÉTRANGERS
             (CADA/2019/34)
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   1. Un aperçu

1.1. Par lettre et courriel du 11 octobre 2018, Maître Louise Diagre
     demande au nom de sa cliente, Madame X, une copie du dossier
     administratif de cette dernière à l’Administration de l’Office des
     Étrangers du SPF Intérieur.

1.2. Par courriel du 11 octobre 2018, l’Office des Étrangers lui adresse
     un accusé de réception.

1.3. Par courriel du 15 octobre 2018, Maître Louise Diagre adresse un
     premier rappel au Service Publicité de l’Administration de l’Office
     des Étrangers. Elle y sollicite l’accès à certains documents précis :
      - les avis de l’OCAM ;
      - les avis de la Sûreté de l’État ;
      - le rapport d’audition établi par la zone de police d’Aarschot ;
      - le formulaire « droit d’être entendu ».

1.4. Le Service Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers
     en accuse bonne réception.

1.5. Par courriel du 19 octobre 2018, Maître Louise Diagre adresse un
     second rappel au Service Publicité de l’Administration de l’Office
     des Étrangers. Elle y précise notamment que sa cliente peut avoir
     plusieurs numéros de référence de sûreté publique.

1.6. Le Service Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers
     en accuse bonne réception par courriel du 19 octobre 2018.

1.7. Le même jour, l’Office des Étrangers envoie un courriel dans lequel
     il indique qu’il disposait d’un délai de trente jours pour donner
     suite à la demande de copie du dossier administratif, conformément
     à l’article 6, § 5, de la loi du 11 avril 1994 ‘sur la publicité de
     l’administration’.

1.8. Par deux courriels du 31 octobre 2018, l’Office des Étrangers
     transmet le dossier administratif de Madame El Aroud.

1.9. Après avoir constaté que le dossier transmis n’est pas complet,
     Maître Louise Diagre adresse un nouveau courriel à l’Office des
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     Étrangers, en date du 7 novembre 2018, dans lequel elle sollicite les
     documents manquants.

1.10. Le 12 novembre 2018, elle envoie un courriel de rappel à l’Office
      des Étrangers.

1.11. Parce qu’aucune suite n’a été donnée à ces deux courriels, Maître
      Louise Diagre introduit une demande de reconsidération auprès de
      l’Office des Étrangers le 19 décembre 2018. Elle demande plus
      précisément :

      -   « de [lui] faire savoir si le dossier de [sa] cliente comporte
          plusieurs numéros de sûreté publique, ou si l’ensemble des
          documents de son dossier (depuis son arrivée sur le territoire
          belge) a été repris sous le numéro actuel 8.436.925.
      -   de [lui] transmettre une copie de l’entièreté de son dossier
          administratif ;
      -   de [lui] transmettre, plus spécifiquement, les avis rendus par la
          Sûreté de l’Etat ainsi que les avis rendus par l’OCAM ;
      -   de [lui] transmettre les actes préparatoires à l’arrestation de [sa]
          cliente en date du 11 octobre 2018 (échanges entre police,
          commune et OE – formulaire droit d’être entendu – etc.) ».

1.12. Le même jour, elle introduit une demande d’avis auprès de la
      Commission d’accès aux et de réutilisation des documents
      administratifs, section publicité de l’administration, ci-après la
      Commission.

1.13. Lors de sa réunion du 14 janvier 2019, la Commission émet un avis
      aux termes duquel elle n’est plus compétente pour statuer sur cette
      affaire.

1.14. Le 5 février 2019, Maître Louise Diagre introduit une nouvelle
      demande de copie du dossier – complet – auprès du Service
      Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers.

1.15. Le 7 févier 2019, l’Office des Étrangers transmet en plusieurs
      parties le dossier – partiel – de Madame El Aroud. Le dossier ne
      comprend pas la copie des différents titres de séjour de Madame El
      Aroud.
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1.16. Par courriel du 4 mars 2019, le Service Publicité de
      l’Administration de l’Office des Étrangers indique ce qui suit à
      Maître Louise Diagre : « En date du 05/02/2019 vous nous avez
      demandé une copie du dossier mentionné en rubrique.
      Conformément à votre demande nous vous informons que le
      dossier de votre client étant trop volumineux il nous est impossible
      de vous le transmettre par le biais d’un mail ou d’un fax. Pourriez-
      vous nous informer si nous devons imprimer le dossier s’il vous
      plait ? »

1.17. Le 6 mars 2019, Maître Louise Diagre adresse un courriel à l’Office
      des Étrangers afin d’obtenir, plus spécifiquement, une copie de la
      carte de séjour de Madame El Aroud avant l’obtention par cette
      dernière de la nationalité belge en 2000.

1.18. Le 7 mars 2019, le Service Publicité de l’Administration de l’Office
      des Étrangers répond comme suit : « Suite à nos recherches dans le
      dossier mentionné en objet nous n’avons en notre possession, ni
      copie ni original, de la carte de séjour de votre client. Nous avons
      uniquement la demande de séjour que vous trouverez en pièce
      jointe ».

1.19. Le 21 mars 2019, Maître Louise Diagre adresse un courriel au
      Service Publicité de l’Administration afin de pouvoir venir
      consulter le dossier complet de sa cliente.

1.20. Le 26 mars 2019, elle adresse un courriel de rappel à l’Office des
      Étrangers.

1.21. Le 29 mars 2019, elle adresse un nouveau courriel au Service
      Publicité de l’Administration afin de pouvoir venir consulter le
      dossier complet de sa cliente.

1.22. Le 11 avril 2019, le Service Publicité de l’Administration
      programme un rendez-vous pour la consultation du dossier.

1.23. En date du 17 avril 2019, la consultation du dossier se déroule dans
      les locaux de l’Office des Étrangers.
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1.24. Par courriel du 18 avril 2019, Maître Louise Diagre introduit une
      demande de reconsidération auprès de l’Office des Étrangers. Le
      même jour, elle demande un avis à la Commission.

      Lors de la consultation du dossier, elle a constaté que certains
      documents ne se trouvaient pas dans les pièces communiquées. Il
      appert en effet que certains documents qui lui ont été
      communiqués par les autorités belges elles-mêmes dans la
      procédure devant le Comité des Droits de l’Homme des Nations
      Unies (à titre d’exemple : courriel de Monsieur P-G Vergote,
      attaché de l’Office au Consulat du Maroc, dd. 28 mars 2019) ne se
      trouvaient pas dans la version consultable du dossier de sa cliente,
      lors de son rendez-vous du 17 avril 2019. D’autres documents se
      trouvant dans le dossier administratif de sa cliente (consulté la
      veille de l’audience devant la Chambre des Mises en Accusation de
      Bruxelles, à savoir le vendredi 12 avril 2019 ; à titre d’exemple :
      courriels de l’Office du Consulat Maroc, dd. 1er et 19 février 2019)
      ne se trouvaient également pas dans la version consultable du
      dossier de sa cliente. Il ne ressort cependant pas des échanges de
      courriels entre le Service Publicité de l’Administration et Maître
      Louise Diagre que la consultation du dossier était limitée ou
      partielle. En tout état de cause et a fortiori, aucun des écrits de
      l’Office des Étrangers ne mentionne les motifs pour lesquels il
      aurait estimé que certains documents ne pouvaient pas faire l’objet
      d’une consultation.

2. La recevabilité de la demande d’avis

La Commission estime que la demande d’avis est recevable. L’article 8,
§ 2, de la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la publicité de l’administration’
(ci-après : la loi du 11 avril 1994) requiert que la demande de
reconsidération auprès de l’Office des Étrangers et la demande d’avis
auprès de la Commission soient introduites simultanément. Elles l’ont
toutes deux été le 18 avril 2019, de sorte qu’il est satisfait à l’obligation de
simultanéité.
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   3. Le bien-fondé de la demande d’avis

L’article 32 de la Constitution et la loi du 11 avril 1994 consacrent le
principe du droit d’accès à tous les documents administratifs. L’accès aux
documents administratifs ne peut être refusé que lorsque l’intérêt requis
pour l’accès à des documents à caractère personnel fait défaut et
lorsqu’un ou plusieurs motifs d’exception figurant à l’article 6 de la loi du
11 avril 1994 peuvent ou doivent être invoqués et qu’ils peuvent être
motivés de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception
imposés par la loi peuvent être invoqués et doivent par ailleurs être
interprétés de manière restrictive (Cour d’Arbitrage, arrêt n° 17/97 du 25
mars 1997, considérants B.2.1 et 2.2 et Cour d’Arbitrage, arrêt n°
150/2004 du 15 septembre 2004, considérant B.3.2).

La Commission souhaite souligner que tous les documents contenus dans
le dossier de la cliente de la demanderesse faisaient l’objet de la demande
d’accès, qu’ils aient été physiquement rassemblés ou puissent être trouvés
ailleurs au sein de l’Office des Étrangers. Il ressort clairement des divers
courriels échangés entre la demanderesse et l’Office qu’elle souhaite
obtenir l’accès à l’ensemble des documents.

Il faut néanmoins remarquer que le droit d’accès aux documents
administratifs est uniquement prévu en ce qui concerne les documents
existants. Si, pour une quelconque raison, un document n’est plus en la
possession de l’Office des Étrangers, par exemple parce que le document
a été remis à un tribunal dans le cadre d’une procédure ou parce qu’il a
été perdu, l’accès ne peut être obtenu sur base de la loi du 11 avril 1994.
Dans ce cas, l’absence provisoire ou la perte du document doit être porté
à la connaissance du demandeur.

Pour autant que l’Office des Étrangers soit bien en possession des
documents relatifs à la cliente de la demanderesse, il ne peut soustraire
ces documents à la publicité que dans la seule mesure où il peut s’appuyer
de manière raisonnable sur un des motifs d’exception énoncés dans la loi
du 11 avril 1994 et où il motive le recours à ce motif in concreto.
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La Commission souhaite également rappeler le principe de la divulgation
partielle, sur pied duquel les seules informations d’un document
administratif qui peuvent être soustraites à la publicité sont celles qui
sont couvertes par un motif d’exception. Toute autre information
contenue dans un document administratif doit être rendue publique.




Bruxelles, le 29 avril 2019.




   F. SCHRAM                                               K. LEUS
   secrétaire                                             présidente