Date: 14/2/2011

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2011/AVIS-2011-7.pdf
• Copie locale: avis-2011-7.pdf

    Commission d’accès aux et de
     réutilisation des documents
             administratifs

    Section publicité de l’administration




                   14 février 2011




                AVIS n° 2011-07

Sur le refus de délivrer des copies concernant une
              procédure de sélection

                  (CADA/2011/02)
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   1. Un récapitulatif

Dans un mail daté du 14 décembre 2010, Monsieur X demandait au
SELOR à pouvoir recevoir une copie du classement et des points qui ont
été donnés dans le cadre de la procédure de sélection MFG10815.

Le 14 décembre 2010, il a reçu du SELOR l’avis selon lequel cette
information a été transmise au SIRS qui fera parvenir les résultats aux
candidats.

Dans son mail du 17 décembre 2010, Monsieur X demandait au Selor à
pouvoir recevoir une copie de la délibération du jury parce qu’il a reçu
des informations contradictoires du SIRS.

Par mail en date du 22 décembre 2010, Monsieur X a reçu un récépissé
du SELOR.

Par courrier recommandé en date du 24 décembre 2010, qui se référait au
mail du 17 décembre 2010, Monsieur X demandait au SELOR une copie
des documents suivants:

   -   la délibération finale du jury, signée par ses membres, relative au
       classement des candidats et aux points obtenus par chacun d’eux;
   -   les notes des membres du jury et procès-verbaux relatifs à
       l’ensemble des épreuves qui ont été présentées par les candidats,
       probablement les 15, 22 et 25 octobre 2010 ;
   -   tout document établissant les questions et critères de décision que
       le jury a déterminés pour noter les candidats et procéder à leur
       classement ;
   -   tous les documents relatifs à la demande qui le Service
       d’Information et de Recherche Sociale (SIRS/SIOD) aura formulée
       auprès du SELOR pour procéder à l’organisation de l’épreuve de
       sélection ;
   -   tous les documents échangés entre le SIRS et le SELOR, relatifs à
       l’organisation et aux résultats de cette épreuve de sélection ;
   -   tout document en possession du SELOR relatif à l’épreuve de
       sélection d’expert pour la « cellule mixte de soutien à la lutte
       contre la fraude sociale grave et organisée » (SIR/SIO) MFG10815.
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Le 6 janvier 2011 (par courrier daté du 5 janvier 2011), en réaction à sa
lettre du 24 décembre 2010, Monsieur X a reçu du SELOR une évaluation
de la procédure de sélection à laquelle il a participé.

Par mail daté du 14 janvier 2011, Monsieur X demande au SELOR de
confirmer qu’il peut uniquement recevoir le feed-back écrit de son
entretien et que l’accès aux autres documents a été refusé.

Par mail du 20 janvier 2011, le SELOR répond “en réponse à la lettre du
24 décembre 2010” que le demandeur ne peut avoir accès qu’au
règlement de la sélection tel que publié le 27 août 2010 et la lettre de
feed-back de son entretien qu’il a reçue le 5 janvier 2011. L’accès aux
autres documents est refusé pour les raisons suivantes:
    - refus d’accès aux notes prises par chaque membre du jury et à la
       fiche de motivation qui a été rédigée par le jury. Il ne s’agit pas de
       documents publics mais de documents préparatoires qui, à l’appui
       d’une délibération, conduisent à l’attribution d’un score définitif.
    - Il est exclu que SELOR fournisse à un candidat les résultats ou des
       explications sur d’autres candidats: c’est une infraction grave à la
       déontologie et une violation grave des dispositions en matière de
       protection de la vie privée.

Par courrier recommandé du 24 janvier 2011, Monsieur X demande à la
Commission d’accès aux et de réutilisation des documents administratifs,
section publicité de l’administration, ci-après dénommée la Commission,
de formuler un avis. Le secrétariat de la Commission a reçu cette
demande le 25 janvier 2011. Le 24 janvier 2011, il demande par courrier
recommandé au SELOR que celui-ci reconsidère son point de vue.

   2. La recevabilité de la demande d’avis

La Commission estime que la demande d’avis est recevable. Le
demandeur a en effet satisfait à la condition de simultanéité de la
demande de reconsidération et de la demande d’avis.

La Commission constate que le demandeur a l’intérêt requis pour avoir
accès aux documents à caractère personnel. Les documents portent en
effet sur une sélection. Il a lui-même posé sa candidature pour l’emploi
pour lequel la sélection a eu lieu.
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   3. Le bien-fondé de la demande d’avis

La Commission souhaite à nouveau explicitement attirer l’attention sur le
fait que l’article 32 de la Constitution et la loi du 11 avril 1994 relative à
la publicité de l’administration partent du principe de la publicité de tous
les documents administratifs. L’accès aux documents administratifs ne
peut être refusé que dans la mesure où un ou plusieurs motifs d’exception
repris à l’article 6 de la loi du 11 avril 1994 doivent ou peuvent être
invoqués.

Le droit d’accès n’est garanti sur le plan juridique qu’à l’égard de
documents administratifs. Un document administratif est défini comme
suit à l’article 1er, deuxième alinéa, 2° de la loi du 11 avril 1994 : “toute
information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité
administrative dispose”. Dans le cadre de cette définition, “disposer” peut
être en majeure partie comparé à “être en la possession de”. Bien que
SELOR avance que les notes prises par chaque membre du jury
appartiennent au membre du jury et que cela vaut également pour la
fiche de motivation que le jury établit, SELOR n’invoque pas le fait qu’il
n’est pas en possession de ces documents. Si SELOR n’est pas en
possession de ces documents, il doit alors invoquer le fait que la demande
ne porte pas sur l’accès à un document administratif. Dans la mesure où
ces documents sont en la possession de SELOR, il s’agit bien de
documents administratifs au sens de la loi du 11 avril 1994.

Dans la mesure où les notes de chaque membre du jury doivent être
considérées comme un document administratif, le motif d’exception visé
à l’article 6, §2, 3° de la loi du 11 avril 1994 doit éventuellement être
invoqué et sur la base duquel la publicité doit être refusée si elle porte
préjudice “au secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des
autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles
une autorité fédérale est associée.” Dans ce cas, il appartient toutefois à
SELOR de motiver la non-divulgation de ce document de manière
concrète et pertinente.

SELOR invoque à tort le fait que le demandeur ne peut pas obtenir
l’accès aux documents qui se rapportent à d’autres candidats.
L’introduction de la notion de “document à caractère personnel et la
condition d’intérêt y associée ont non seulement pour but de donner au
demandeur accès aux documents qui le concernent mais également aux
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documents qui concernent des tiers dans la mesure où ceux-ci sont
pertinents pour leur propre situation. Avoir l’intérêt requis, tel que cela
est en effet le cas pour le demandeur en ce qui concerne des documents
relatifs à la sélection MFG10815 d’expert pour la cellule mixte de soutien
pour le SIRS, n’est toutefois pas suffisant pour obtenir l’accès à des
informations relatives à des tiers. Il faut en effet encore appliquer les
motifs d’exception de l’article 6 de la loi du 11 avril 1994. En
l’occurrence, SELOR devra vérifier si l’octroi de l’accès aux documents
contenant des informations sur des tiers peut porter préjudice au respect
de la vie privée, sauf si l’intéressé a consenti à l’accès (article 6, §2, 1° de
la loi du 11 avril 1994). La Commission souhaite par ailleurs signaler que
ce motif d’exception ne peut pas être invoqué pour n’importe quelle
information portant sur le respect de la vie privée mais uniquement
lorsque la divulgation porte préjudice au respect de la vie privée. Par le
passé, la Commission a déjà constaté que les résultats d’un examen de
connaissances n’ont pas été soustraits à la publicité pour la même raison.
C’est le cas des informations qui contiennent des caractéristiques de tiers.
En tout cas, SELOR ne peut pas se retrancher derrière une formule
générale comme il l’a fait maintenant pour refuser l’accès.

En tout cas, SELOR ne réussit absolument pas à motiver la raison pour
laquelle il refuse de donner l’accès aux documents reprenant les critères
d’évaluation et les questions et aux documents reçus du SIRS et ceux
échangés avec ce dernier. La Commission ne voit pas commun un ou
plusieurs motifs d’exception énumérés à l’article 6 de la loi du 11 avril
1994 pourrait s’opposer à la divulgation de ces documents.

Par ailleurs, la Commission souhaite rappeler le principe de la publicité
partielle sur la base de laquelle seules les informations qui relèvent d’un
ou de plusieurs motifs d’exception peuvent être soustraites à la publicité
et toutes les autres informations doivent bien être divulguées.




Bruxelles, le 14 février 2011.



   F. SCHRAM                                                    J. BAERT
   secrétaire                                                   président