Date: 29/06/2020

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2020/ADVIES-2020-072.pdf
• Copie locale: advies-2020-072.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                     29 juni 2020




                 ADVIES 2020-72

met betrekking tot het verkrijgen van een kopie van
  het integraal dossier met betrekking tot de drie
weigeringen tot het verlenen van een toeristenvisum
                  voor Nederland

                    (CTB/2020/61)
                                                                       2

   1. Een overzicht

1.1. Bij e-mail van 3 maart 2020 vraagt juridisch adviseur G.E. Eind,
namens zijn cliënt, de heer X aan de Dienst Vreemdelingenzaken van de
FOD Binnenlandse Zaken om het integraal dossier met betrekking tot de
bij de Belgische ambassade in Abuja ingediende aanvraag voor een
toeristenvisum voor Nederland waarover de Belgische ambassade namens
Nederland een beslissing heeft genomen op 20 april 2016 (PSN 57477), op
25 september 2017 (PSN 62017) en op 26 juli 2018 (PSN 7738470). Een
eerste aanvraag om toegang werd verstuurd aan de Belgische ambassade in
Abuja (Nigeria) die aanvrager heeft doorverwezen naar de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken. De aanvrager
heeft geen ontvangstbevestiging ontvangen van zijn aanvraag.

1.2. Bij brief van 20 april 2020 herhaalt de aanvrager zijn verzoek. De
aanvrager heeft evenmin een ontvangstbevestiging ontvangen.

1.3. Bij e-mail van 14 mei 2020 herhaalt de aanvrager opnieuw zijn
verzoek.

1.4. Bij e-mail van 14 mei 2020 antwoordt de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken dat hij enkel
gemachtigd is om bestanden/of dossiers door te geven aan Belgische
advocaten. Als de aanvrager inzage wil in het dossier van de betrokkene
dient hij zich te richten via een Belgische advocaat.

1.5. Bij e-mail van 14 mei 2020 licht de Dienst Vreemdelingenzaken
van de FOD Binnenlandse Zaken zijn standpunt nader toe:
“Overeenkomstig de artikelen 477quinquies en 477sexies van het Belgisch
Gerechtelijk Wetboek en onder voorbehoud van de bepalingen van
Richtlijn 98/5/EG van 16 februari 1998; een onderdaan van een lidstaat
van de Europese Unie (EU) die een vergunning heeft in zijn/haar lidStaat
om de beroepstitel te gebruiken die overeenkomt met de titel van
“advocaat” (d.w.z. een volledig gekwalificeerde advocaat in zijn
thuisstaat), kan het beroep van advocaat in België uitoefenen.

Een EU-advocaat die van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, moet
zich bij een balie registreren op de lijst van Europese advocaten (“EU-
lijst”).
                                                                            3

Een advocaat op de EU-lijst vermeldt op alle documenten en
ondersteunende instrumenten, inclusief elektronische post, die bij
zijn/haar professionele activiteiten worden gebruikt:
    a) De Belgische balie waar hij of zij is ingeschreven;
    b) De beroepstitel van zijn of haar thuisland;
    c) De beroepsorganisatie waarvan hij of zijn lid is in zijn/haar lidstaat
       van herkomst of de gerechtelijke autoriteit waarvoor hij of zij
       volgens de wetgeving van zijn lidstaat van herkomst mag oefenen.

Een advocaat op de EU-lijst mag in België dezelfde professionele
activiteiten uitoefenen als volledig gekwalificeerde leden van de Belgische
balie. In het bijzonder kan een advocaat op de EU-lijst juridisch advies
geven over het recht van zijn lidstaat van herkomst, het recht van de
Europese Unie, het internationale recht en het Belgische recht. Hij of zij
kan ook activiteiten uitoefenen met betrekking tot de vertegenwoordiging
en verdediging van cliënten voor de Belgische rechtbanken, op
voorwaarde dat hij of zij voor de rechtbank handelt in samenwerking met
een volledig gekwalificeerde advocaat die in ingeschreven op het tableau
van advocaten.

In uw mail of brief vermeldt u niet de Belgische Orde van Advocaten waar
u bent ingeschreven en de volledig gekwalificeerde advocaat die is
ingeschreven op het tableau van advocaten waarmee u samenwerkt. Als u
uw klant wilt vertegenwoordigen voor de Belgische administratie en
rechtbanken, vragen wij u om ons deze informatie te verstrekken.
Klachten worden enkel behandeld volgens een welomschreven
procedure:       https://www.vlaanderen.be/hoe-kan-ik-in-beroep-gaan-
tegen-een -weigering-van-inzage.

1.6. Bij e-mail van 14 mei 2020 reageert de aanvrager en stelt dat ten
onrechte verwezen wordt naar de artikelen 477quinquies en 477sexies van
het Belgisch Gerechtelijk Wetboek omdat deze bepalingen betrekking
hebben op diensten die een advocaat verricht. Hij merkt op dat hij op
generlei wijze zich als advocaat heeft voorgedaan en als zodanig door
cliënt is gemachtigd om zijn belangen te behartigen.

1.7. Bij e-mail van 20 mei 2020 meldt de Dienst Vreemdelingenzaken
van de FOD Binnenlandse Zaken de aanvrager dat als hij op 3 maart 2020
geen bevestiging van ontvangst heeft gekregen, de e-mail nooit is
aangekomen. Hierin meldt de Dienst Vreemdelingenzaken ook nog dat de
                                                                        4

aanvrager een verzoek tot heroverweging kan indienen bij de Belgische
federale Commissie tot toegang van bestuursdocumenten, en dit volgens
de welomschreven vorm die hij via volgende webstek kan terugvinden:
https://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/commissies/openbaarheid-van-bestuur/

1.8. Bij e-mail van 11 juni 2020 dient de aanvrager bij de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken een “verzoek om
heroverweging” in.

1.9. Bij e-mail van 11 juni 2020 verzoekt de aanvrager de Commissie voor
de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling
openbaarheid van bestuur, hierna: Commissie, om een advies. Hierin
meldt hij de Commissie dat hij het betrokken dossier wenst te verkrijgen
ten behoeve van een nieuw in te dienen aanvraag. Hij meldt daarbij dat
het verzoek is gedaan zo nodig met een beroep op de Algemene
verordening gegevensbescherming.

    2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

Aangezien de Dienst Vreemdelingenzaken vermeldt dat in zoverre de
aanvrager geen ontvangstbevestiging heeft ontvangen, de door hem
gezonden e-mailboodschap niet door de Dienst Vreemdelingenzaken
werd ontvangen, moet de Commissie hieruit besluiten dat de in punt 1.3
bedoelde e-mail van 14 mei 2020 als de initiële aanvraag moet worden
beschouwd. De daaropvolgende beslissing van de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken blijkt uit drie e-
mails, waarvan twee daterend van 14 mei 2020 en één daterend van 20
mei 2020. De e-mail van 11 juni 2020 waarin de aanvrager vraagt dat de
FOD Binnenlandse Zaken zijn weigeringsbeslissing zou heroverwegen
moet dan ook beschouwd worden als het verzoek tot heroverweging in de
zin van artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994.

De Commissie is van oordeel dat het verzoek om advies ontvankelijk is.
De verzoeker heeft immers voldaan aan de wettelijke vereiste van de
gelijktijdigheid van het verzoek tot heroverweging aan de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken en het verzoek om
advies aan de Commissie zoals vastgelegd in artikel 8, § 2 van de wet van
11 april 1994 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur’ (hierna: wet van
11 april 1994).
   3.     De gegrondheid van de aanvraag
                                                                           5



De Commissie wenst er vooreerst op wijzen dat het recht van toegang tot
bestuursdocumenten zoals gegarandeerd door artikel 32 van de Grondwet
en de wet van 11 april 1994 eenieder toekomt. Wanneer iemand toegang
wenst te krijgen tot zijn eigen dossier bij een federale administratieve
overheid, waarvoor ten aanzien van derden geldt dat de toegang zou
moeten worden geweigerd op grond van de uitzonderingsgrond in artikel
6, § 2, 1° van de wet van 11 april 1994, kan deze uitzonderingsgrond niet
tegen hem of haar worden ingeroepen. Hij kan steeds een ander
mandateren althans voor zover dit uitdrukkelijk gebeurt om namens hem
toegang te vragen tot zijn dossier. De Commissie stelt vast dat in casu een
delegatie door de betrokkene aan de aanvrager is bezorgd waarin staat dat
deze o.m. de bevoegdheid heeft “to represent me and to look after my
interests in the matter concerning my application for a tourist-visa fort he
Netherlands. Therefore he is allowed to ask for my file at the Dutch State
Secretary for Justice, the Dutch Immigration Service (IND) and at the
authorized embassy of Belgium in Abuja;” Aangezien te dezen de
Belgische ambassade in Abuja de aanvraag op grond van artikel 5, tweede
lid, van de wet van 11 april 1994 heeft overgemaakt aan de bevoegde
administratieve overheid, dient redelijkerwijze te worden aangenomen
dat de verstrekte delegatie tevens geldt voor de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken De Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken kan dan ook niet
met verwijzing naar de artikelen 477quinquies en 477sexies van het
Belgisch Gerechtelijk Wetboek verwijzen om de toegang aan de aanvrager
te weigeren.

De Commissie dringt er bij de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD
Binnenlandse Zaken op aan om een aanvrager correcte informatie te
verstrekken. Zo moet zij vaststellen dat de Dienst Vreemdelingenzaken
verwijst naar een website van de Vlaamse overheid en de op deze overheid
van toepassing zijnde openbaarheidsregels. Bovendien wordt op die wijze
afbreuk gedaan aan artikel 2, 4° van de wet van 11 april 1994 doordat niet
de volledige administratieve beroepsprocedure wordt vermeld die van
toepassing is inzake vragen om toegang tot bestuursdocumenten gericht
aan federale administratieve overheden.

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 huldigen
principieel het recht van toegang tot alle bestuursdocumenten. De toegang
tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd wanneer één of
                                                                         6

meer uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen die
zich bevinden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in
concreto en op pertinente wijze kan worden gemotiveerd. Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend moeten worden
geïnterpreteerd (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997,
overweging B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15
september 2004, overweging B.3.2). Uitzonderingsgronden moeten
immers steeds beperkend worden geïnterpreteerd.

Voor zover de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse
Zaken geen uitzonderingsgronden inroept en dit inroepen behoorlijk in
concreto motiveert, is hij ertoe gehouden de gevraagde
bestuursdocumenten met betrekking tot het geweigerde toeristenvisum
aan de aanvrager te bezorgen.

Voor zover er uitzonderingsgronden zouden moeten of kunnen worden
ingeroepen, wil de Commissie vooralsnog wijzen op het principe van de
gedeeltelijke openbaarmaking op grond waarvan slechts informatie in een
bestuursdocument aan de openbaarheid kan worden onttrokken voor
zover deze onder een uitzonderingsgrond valt. Alle andere informatie in
een bestuursdocument moet openbaar worden gemaakt.




Brussel, 29 juni 2020.




   F. SCHRAM                                               K. LEUS
   secretaris                                             voorzitster