Date: 16/12/2019

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2019/ADVIES-2019-151.pdf
• Copie locale: advies-2019-151.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

    Afdeling openbaarheid van bestuur




                  16 december 2019




               ADVIES 2019-151

 met betrekking tot de weigering om toegang te
 verlenen tot informatie uit de burgerlijke stand

                  (CTB/2019/146)
                                                                           2

   1. Een overzicht

1.1. Bij e-mail van 24 september 2019 vraagt de heer X aan het stadsarchief
van de stad Antwerpen om “geboortes, overlijdens en huwelijken van
Antwerpen en geannexeerde gemeentes in te zien van 1907 t/m 1910,
idem de huwelijken t/m 1943 en de overlijdens t/m 1969” met betrekking
tot de families Dockx, Docx en Dox.

1.2. Bij e-mail van 25 september 2019 antwoordt het stadsarchief van de
Stad Antwerpen dat kopieën van aktes van na 1906 (tot nu) via het e-loket
van de stad Antwerpen dienen te worden aangevraagd. De aanvrager
wordt daarbij verwezen naar bepaalde webpagina’s van de website van de
stad Antwerpen. Er wordt hem gemeld dat ook opzoekingen in het
bevolkingsregister vanaf 1890 tot nu eveneens via de website van de Stad
Antwerpen moeten worden aangevraagd. Voorts wordt hij erop gewezen
dat bij aangifte van geboorte en overlijden na 1906 wel minuutversies
opgemaakt zijn die hij in de leeszaal kan inkijken.

1.3. Bij e-mail van 26 september 2019 wendt de aanvrager zich tot de
informatiedienst van de stad Antwerpen en herhaalt zijn vraag om
toegang.

1.4. Bij e-mail van 9 oktober 2019 antwoordt de stad Antwerpen dat het
niet toegestaan is om fysieke opzoekingen te doen in de registers en dat de
aanvrager via het e-loket – als hij recht heeft op deze aktes – een kopie
kan aanvragen.

1.5. Bij e-mail van 9 oktober 2019 stelt de aanvrager dat hij wel recht heeft
op toegang tot de informatie van de huwelijken t/m 1943 en de overlijdens
tot 1968. Hij vraagt om hem te helpen aan de geboorteaktes van 1907 t/m
1910, de huwelijksaktes 1907 t/m 1910 en 1919 t/m 1943 en de
overlijdensaktes 1907 t/m 1910 en 1919 t/m 1968 van Antwerpen + van
alle door haar geannexeerde gemeentes die betrekking hebben op de
families Dockx, Docx en Dox, en de echtgenoten / echtgenotes die in de
index onder de namen Dockx, Docx, Dox genoteerd staan. Hij vermeldt
verder dat wat betreft de huwelijksaktes hij behoefte heeft aan: akte-
nummer, datum van het huwelijk, namen van de huwelijkspartners, hun
plaats- en datum van geboorte, hun beroep en de gegevens m.b.t. ouders
en getuigen. Wat betreft de overlijdensaktes is hij geïnteresseerd in het
akte-nummer, datum van overlijden (niet hetzelfde als akte-datum), naam
                                                                         3

van de overledene, evenals geboorteplaats en -datum, beroep en gegevens
omtrent ouders en partner (namen, evt. overlijden). Wat betreft de
overlijdensacties is hij tevreden met foto’s van de indices achterin de
registers.

1.6. Bij e-mail van 11 oktober 2019 antwoordt de stad Antwerpen dat eigen
opzoekingen niet kunnen worden toegelaten. De archieven in de
verschillende districten zijn ontoegankelijk voor bezoekers en bevatten
ook bevolkingsdocumenten, nieuwere akteboeken waarvan akten niet vrij
opvraagbaar zijn. De toegang wordt geregeld via het afleveren van
afschriften en uittreksels van akten door de medewerkers op vraag van
klanten die een aanvraag doen en recht hebben op de akte. Hieraan is een
retributie gekoppeld van 50 euro per begonnen uur voor opzoekingswerk
bij gebrek aan concrete informatie. Onder concrete informatie wordt
verstaan dat de aanvrager minstens het soort akte moet kunnen
benoemen, de plaats waar de akte werd opgemaakt, het jaar van de akte
en over wie ze gaat om een afschrift of uittreksel gratis te ontvangen. Als
één of enkele van deze elementen ontbreken, kan gevraagd worden om
een betalende opzoeking te doen. Daarbij wordt verwezen naar de
desbetreffende infopagina’s op de website van de stad Antwerpen.

1.7. Bij e-mail van 11 oktober 2019 beklaagt de aanvrager zich bij de stad
Antwerpen erover dat hij geen toegang kan krijgen zoals hij dit zelf wenst.

1.8. Bij e-mail van 19 oktober 2019 meldt de aanvrager aan de stad
Antwerpen dat hij een klacht heeft neergelegd bij de ombudsvrouw.

1.9. Bij e-mail van 21 oktober 2019 ontvangt de aanvrager een
ontvangstmelding van zijn klacht ingediend bij de ombudsvrouw van de
stad Antwerpen.

1.10 Bij e-mail van 29 oktober 2019 deelt de ombudsvrouw van de stad
Antwerpen mee dat de aanvrager correct werd geïnformeerd door de
medewerkers van Loketwerking.

1.11. Bij e-mail van 29 oktober 2019 beklaagt de aanvrager zich over de
beoordeling van zijn klacht door de ombudsvrouw.

1.12. Bij e-mail van 30 oktober 2019 vraagt hij om een antwoord met
betrekking tot de 10-jaarlijkse tafels.
                                                                         4



1.13. Bij e-mail van 30 oktober 2019 wendt de aanvrager zich opnieuw tot
de stad Antwerpen en vraagt om een digitale foto of scan van de 10-
jaarlijke tafels 1911-1920, 1921-1930 en 1931-1940, enkel voor de stad
Antwerpen, enkel voor de huwelijken en overlijdens, enkel voor de letters
DOC t/m DOX.

1.14. Bij e-mail van 4 november 2019 antwoordt de stad Antwerpen dat
om een afschrift of een uittreksel van een akte te verkrijgen hij de akte
moet kunnen benoemen. Benoemen betekent dat de aanvrager de persoon
op wie de akte betrekking heeft kan benoemen samen met de datum en de
plaats van het feit. Het afschrift of uittreksel wordt geleverd door de
ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waarbij hij een
verzoek indient. Dat kan de ambtenaar van de burgerlijke stand van de
woonplaats zijn of de ambtenaar van de plaats van het feit of eender welke
andere ambtenaar van de burgerlijke stand in België. De registers van de
burgerlijke stand raadplegen is niet geregeld. De alfabetische tabellen
raadplegen is evenmin geregeld. Een koninklijk besluit zal in de toekomst
opzoekingen regelen voor genealogische en wetenschappelijke
doeleinden.

1.15 Bij e-mail van 17 november 2019 bezorgt de aanvrager aan de stad
Antwerpen een lijst van aktes waarvan hij graag een afschrift ontvangt.

1.16. Bij e-mail van 26 november 2019 antwoordt de stad Antwerpen dat
de stadsloketten gevraagd zijn een kopie te maken van de door hem
gevraagde akten.

1.17. Bij e-mail van 27 november 2019 bezorgt de stad Antwerpen in
bijlage alle gevraagde akten betreffende Borgerhout.

1.18. Bij e-email van 27 november 2019 vraagt de aanvrager aan de stad
Antwerpen of de tienjarige tafels van 1920 tot 1970 ergens in te zien zijn
voor zover openbaar? (huwelijken tot 1944, overlijdens tot 1968).

1.19. Bij e-mail van 27 november 2019 merkt de aanvrager aan de stad
Antwerpen op dat hij van de Overlijdens Borgerhout 1920, akte nr. 2 en
nr. 10 heeft gekregen, maar dat hij gevraagd had om de aktes 2 en 10 uit
het Bijvoeglijk register wenste. Hij wenst die alsnog te kunnen krijgen.
                                                                          5

1.20. Bij e-mail van 28 november 2019 antwoordt stad Antwerpen aan de
aanvrager dat de tienjaarlijkse tabellen waarnaar hij verwijst nog niet
openbaar beschikbaar zijn. In bijlage worden hem de twee ontbrekende
akten van Borgerhout bezorgd.

1.21. Bij e-mail van 28 november 2019 beklaagt de aanvrager er zich
opnieuw over dat hij geen toegang krijgt.

1.22. Bij brief van 5 december 2019 verzoekt de aanvrager de stad
Antwerpen zijn stilzwijgende beslissing te heroverwegen. Met brief van
dezelfde dag verzoekt de aanvrager de Commissie voor de toegang tot en
het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van
bestuur, hierna de Commissie genoemd, om een advies.

2. De beoordeling van de aanvraag

2.1. De bevoegdheid van de Commissie

De Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur is enkel bevoegd
om adviezen te verstrekken in het kader van een administratieve
beroepsprocedure voor vragen die betrekking hebben op de toegang tot
bestuursdocumenten op grond van de wet van 11 april 1994 ‘betreffende
de openbaarheid van bestuur’ of de wet van 12 november 1997
‘betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten’.
De bevoegdheid van de Commissie op grond van deze laatste wet is
bovendien beperkt voor zover de federale wetgever nog bepaalde
organieke bevoegdheden heeft ten aanzien van provincies en gemeenten.

Artikel 6 § 1. VIII van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot
hervorming der instellingen bepaalt het volgende:

     “De aangelegenheden bedoeld in artikel 39 van de Grondwet zijn:

     Wat de ondergeschikte besturen betreft:

     1° de samenstelling, organisatie, bevoegdheid en werking van de
     provinciale en gemeentelijke instellingen en van de bovengemeentelijke
     besturen, met uitzondering van:
     - de regelingen die krachtens de wet van 9 augustus 1988 tot wijziging
     van de gemeentewet, de nieuwe gemeentewet, de gemeentekieswet, de
     organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk
     welzijn, de provinciewet, het Kieswetboek, de wet tot regeling van de
                                                                            6

provincieraadsverkiezingen en de wet tot regeling van de gelijktijdige
parlements- en provincieraadsverkiezingen, zoals gewijzigd door de
bijzondere wet van 19 juli 2012 opgenomen zijn in de gemeentewet, de
nieuwe gemeentewet, de gemeentekieswet, de organieke wet
betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de
provinciewet, het Kieswetboek, de wet tot regeling van de
provincieraadsverkiezingen en de wet tot regeling van de gelijktijdige
parlements- en provincieraadsverkiezingen;
- de regelingen die opgenomen zijn in de artikelen 5, 5bis, 70, 3° en 8°,
126, tweede en derde lid, en titel XI van de provinciewet;
- de regelingen die opgenomen zijn in de artikelen 125, 126, 127 en 132
van de nieuwe gemeentewet, voor zover zij de registers van de burgerlijke
stand betreffen;
- de organisatie van en het beleid inzake de politie, met inbegrip van artikel
135, § 2, van de nieuwe gemeentewet, en de brandweer;
- de pensioenstelsels van het personeel en de mandatarissen.

De gewesten oefenen deze bevoegdheid uit, onverminderd de artikelen
279 en 280 van de nieuwe gemeentewet.

De gemeenteraden en, in de mate dat deze bestaan, de provincieraden
of de raden van bovengemeentelijke besturen, regelen respectievelijk
alles wat van gemeentelijk, provinciaal of bovengemeentelijk belang is; zij
beraadslagen en besluiten over elk onderwerp dat hen door de federale
overheid of door de gemeenschappen is voorgelegd.

De provinciegouverneurs, de vice-gouverneur van het administratief
arrondissement Brussel-Hoofdstad, de adjunct van de gouverneur van de
provincie Vlaams-Brabant, de arrondissementscommissarissen en de
adjunct-arrondissementscommissarissen worden benoemd en afgezet
door de betrokken gewestregering, op eensluidend advies van de
Ministerraad. Wanneer de provinciale instellingen worden afgeschaft,
gebeurt dit zonder afbreuk te doen aan de functie van de
provinciegouverneurs. Als een gewest de provinciale instellingen afschaft,
heeft de gouverneur, binnen zijn ambtsgebied, de hoedanigheid van
commissaris van de regering van de Staat, de gemeenschap of het
gewest.

Wanneer een gemeenschaps- of gewestregering informatie opvraagt uit
de registers van de burgerlijke stand, geeft de ambtenaar van de
burgerlijke stand onmiddellijk gevolg aan dat verzoek;

2° het wijzigen of corrigeren van de grenzen van de provincies, van de
bovengemeentelijke besturen en van de gemeenten, met uitzondering van
de grenzen van de gemeenten genoemd in artikel 7 van de wetten op het
gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, en
van de gemeenten Komen-Waasten en Voeren;

3° de samenstelling, organisatie, bevoegdheid en werking van de
instellingen van de agglomeraties en federaties van gemeenten, behalve
voor de gemeenten genoemd in artikel 7 van de wetten op het gebruik van
                                                                            7

de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, en voor de
gemeenten Komen-Waasten en Voeren;

4° de verkiezing van de provinciale, bovengemeentelijke, gemeentelijke
en binnengemeentelijke organen, alsook van de organen van de
agglomeraties en federaties van gemeenten, met inbegrip van de regeling
van en de controle op de hierop betrekking hebbende verkiezingsuitgaven
en de herkomst van de geldmiddelen die daaraan zijn besteed:

a) met uitzondering van de regelingen die krachtens de wet van 9
augustus 1988 tot wijziging van de gemeentewet, de nieuwe
gemeentewet, de gemeentekieswet, de organieke wet betreffende de
openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de provinciewet, het
Kieswetboek, de wet tot regeling van de provincieraadsverkiezingen en
de wet tot regeling van de gelijktijdige parlements- en
provincieraadsverkiezingen, zoals gewijzigd door de bijzondere wet van
19 juli 2012 opgenomen zijn in de gemeentewet, de nieuwe
gemeentewet, de gemeentekieswet, de organieke wet betreffende de
openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de provinciewet, het
Kieswetboek, de wet tot regeling van de provincieraadsverkiezingen en
de wet tot regeling van de gelijktijdige parlements- en
provincieraadsverkiezingen, en
b) met uitzondering van de exclusieve bevoegdheid van de Raad van
State om bij wijze van arresten op de beroepen in hoogste aanleg
uitspraak te doen in kiesrechtzaken;
c) met dien verstande dat decreten en ordonnanties die als gevolg hebben
dat de evenredigheid van de zetelverdeling in verhouding tot de verdeling
der stemmen vermindert, moeten worden aangenomen met de in artikel
35, § 3, bedoelde meerderheid.

De gewesten oefenen deze bevoegdheid uit, onverminderd de artikelen
5, tweede en derde lid, 23bis en 30bis van de gemeentekieswet,
gecoördineerd op 4 augustus 1932, en de artikelen 2, § 2, vierde lid, 3bis,
tweede lid, 3novies, tweede lid, en 5, derde lid, van de wet tot regeling van
de provincieraadsverkiezingen;

5° het tuchtstelsel voor de burgemeesters, met dien verstande dat de
burgemeester, die bij de Raad van State een beroep in hoogste aanleg
instelt tegen een tegen hem uitgesproken tuchtsanctie die niet gebaseerd
is op zijn kennelijk wangedrag, maar op de niet-naleving van een wet, een
decreet, een ordonnantie, een reglement of een administratieve
handeling, de kamer kan verzoeken, al naar het geval, een prejudiciële
vraag te stellen aan het Grondwettelijk Hof of de zaak te verwijzen naar
de algemene vergadering van de afdeling administratie, die nagaat of het
reglement of de administratieve handeling geen inbreuk uitmaakt op
artikel 16bis van deze bijzondere wet of artikel 5bis van de bijzondere wet
van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen; de kamer
moet op dit verzoek ingaan; het Grondwettelijk Hof of de algemene
vergadering van de afdeling administratie doet uitspraak binnen een
termijn van zestig dagen; de kamer moet zich voor de oplossing van het
geschil voegen, al naar het geval, naar het arrest van het Grondwettelijk
Hof of de uitspraak van de algemene vergadering; het beroep van de
                                                                             8

     burgemeester bij de Raad van State is opschortend; de Raad van State
     doet uitspraak over het beroep binnen een termijn van zestig dagen;
     indien de verwijzing naar het Grondwettelijk Hof of de algemene
     vergadering wordt gevraagd, doet de Raad uitspraak binnen zestig dagen
     na hun uitspraak;

     6° de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van
     de temporaliën van de erkende erediensten, met uitzondering van de
     erkenning van de erediensten en de wedden en pensioenen van de
     bedienaars der erediensten;

     7° de begraafplaatsen en de lijkbezorging;

     8° de verenigingen van provincies, bovengemeentelijke besturen en
     gemeenten tot nut van het algemeen, met uitzondering van het door de
     wet georganiseerde specifiek toezicht inzake brandbestrijding;

     9° de algemene financiering van de gemeenten, de agglomeraties en
     federaties van gemeenten, de bovengemeentelijke besturen en de
     provincies;

     9°bis ...;

     10° de financiering van de opdrachten uit te voeren door de gemeenten,
     de agglomeraties en federaties van gemeenten, de bovengemeentelijke
     besturen, de provincies en door andere publiekrechtelijke rechtspersonen
     in de tot de bevoegdheid van de gewesten behorende aangelegenheden,
     behalve wanneer die opdrachten betrekking hebben op een
     aangelegenheid waarvoor de federale overheid of de gemeenschappen
     bevoegd zijn;

     11° de voorwaarden waaronder en de wijze waarop binnengemeentelijke
     territoriale organen, bedoeld in artikel 41 van de Grondwet, kunnen
     worden opgericht.

     De handelingen, reglementen en verordeningen van de overheden van de
     provincies, de bovengemeentelijke besturen, de gemeenten, de
     agglomeraties      en   federaties   van     gemeenten      en    andere
     bestuursoverheden mogen niet in strijd zijn met de wetten en de besluiten
     van de federale overheid of de decreten en besluiten van de
     gemeenschappen, welke in elk geval die overheden met de uitvoering
     daarvan en met andere opdrachten, met inbegrip van het geven van
     advies, kunnen belasten, alsook met het op de begroting brengen van alle
     uitgaven die zij aan deze overheden opleggen.”

Uit dit overzicht blijkt dat met betrekking tot de burgerlijke stand
bepaalde aspecten organiek tot de bevoegdheid van de federale wetgever
zijn blijven behoren. Dit is het geval voor de regelingen die opgenomen
zijn in de artikelen 125, 126, 127 en 132 van de nieuwe gemeentewet, voor
zover zij de registers van de burgerlijke stand betreffen. De artikelen 125,
                                                                        9

127 en 132 zijn evenwel opgeheven door de wet van 18 juni 2018
‘houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met
het oog op de bevordering van alternatieve vormen van
geschillenoplossing’ (BS 2 juli 2018). Artikel 126 van de nieuwe
gemeentewet heeft specifiek betrekking op het verstrekken van uittreksels
en afschriften, het legaliseren van handtekeningen en het eensluidend
verklaren van afschriften van stukken door de burgemeester en de
ambtenaar van de burgerlijke stand.

2.2. De toepassing van de wet van 12 november 1997

Uit het voorgaande kan worden besloten dat artikel 126 van de nieuwe
gemeentewet betrekking heeft op een aangelegenheid die tot de organieke
bevoegdheid van de federale staat is blijven behoren, zodat bijgevolg de
wet van 12 november 1997 in principe van toepassing is. Opdat een
aanvrager zich kan beroepen op de wet van 12 november 1997, moet hij
echter wel de procedure correct hebben gevolgd. Dit betekent dat hij zich
niet baseert op een specifieke regeling en pas een beroep doet op de wet
van 12 november 1997 in het kader van het door deze wet voorziene
georganiseerd administratief beroep. Aangezien de aanvraag niet werd
verricht op grond van de wet van 12 november 1997, is de Commissie ook
niet bevoegd om zich over de adviesaanvraag uit te spreken. Artikel 9, § 1
van de wet van 12 november 1997 bepaalt immers dat het georganiseerd
administratief beroep slechts open staat wanneer de verzoeker
moeilijkheden ondervindt om de raadpleging of de verbetering van een
bestuursdocument te verkrijgen op grond van deze wet.

Brussel, 16 december 2019.




   F. SCHRAM                                               K. LEUS
   secretaris                                             voorzitster