Date: 4/11/2019

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2019/ADVIES-2019-130.pdf
• Copie locale: advies-2019-130.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                   4 november 2019




                 ADVIES 2019-130

 met betrekking tot het verkrijgen van een kopie van
de uitgewisselde communicatie tussen de directie van
de gevangenis Leuven en de werkplaats boekbinderij

                    (CTB/2019/125)
                                                                         2

   1. Een overzicht

1.1. Door middel van een daartoe beschikbaar gesteld formulier vraagt de
heer X om een kopie van de geschreven documenten (papier en e-mail)
over zijn persoon tussen de directie van de gevangenis van Leuven
Centraal en het personeel van de boekbinderij (werkhuis binnen Leuven
Centraal) voor de periode van juni tot en met augustus 2019.

1.2. Bij brief van 7 oktober 2019 bevestigt de FOD Justitie dat in de door
de aanvrager beschreven periode effectief via e-mail gecommuniceerd
werd tussen de gevangenisdirectie en het personeel van de boekbinderij.
De openbaarmaking van dit e-mailverkeer wordt echter geweigerd. In
deze e-mails wordt tussen het bewakingspersoneel en de directie
gecommuniceerd over de tewerkstelling van de aanvrager in de
boekbinderij. Dit e-mailverkeer betreft echter maar een deel van de
communicatie hierover. Er was ook meermaals telefonisch contact. Het
louter lezen van deze e-mailberichten kan aldus een vertekend beeld
geven van de inhoud van de communicatie tussen de directie en het
bewakingspersoneel. De openbaarmaking van dit bijgevolg onvolledig
document kan aldus tot misvatting aanleiding geven en wordt bijgevolg
geweigerd.

1.3. Bij brief van 4 oktober 2019 verzoekt de aanvrager de FOD Justitie
zijn beslissing te heroverwegen. Hij vraagt bij brief van dezelfde dag de
Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna de
Commissie genoemd, om een advies.

   2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

De Commissie is van oordeel dat het verzoek om advies ontvankelijk is.
Het verzoek tot heroverweging bij de FOD Justitie en het verzoek om
advies aan de Commissie zijn zoals de wet van 11 april 1994 ‘betreffende
de openbaarheid van bestuur’ (hierna: wet van 11 april 1994) voorschrijft,
gelijktijdig ingediend.

3. De gegrondheid van de aanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 huldigen
principieel het recht van toegang tot alle bestuursdocumenten. De toegang
                                                                          3

tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd wanneer één of
meer uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen die
zich bevinden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in
concreto en op pertinente wijze kan worden gemotiveerd. Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2). Uitzonderingsgronden moeten steeds beperkend
worden geïnterpreteerd.

Alhoewel dit niet uitdrukkelijk is gebeurd, blijkt de FOD Justitie een kopie
te weigeren op grond van artikel 6, § 3, 1°, van de wet van 11 april 1994
op grond waarvan een federale administratieve overheid een vraag om
inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument mag
afwijzen in de mate dat de vraag een bestuursdocument betreft waarvan
de openbaarmaking, om reden dat het document niet af of onvolledig is,
tot misvatting aanleiding kan geven. Deze uitzonderingsgrond kan niet
zomaar worden ingeroepen om de toegang te weigeren tot een reeks van
boodschappen die via e-mail zijn uitgewisseld met betrekking tot de
tewerkstelling van de aanvrager omdat er daarnaast ook mondelinge
communicatie hierover heeft plaatsgevonden en die e-mailboodschappen
bijgevolg    per    definitie    partiële    informatie    bevatten.     De
uitzonderingsgrond aanwezig in artikel 6, § 3, 1°, moet worden beoordeeld
per bestuursdocument. Het feit op zich dat een e-mailboodschap werd
verstuurd, bevestigt dat het betrokken document als afgewerkt moet
worden beschouwd, tenzij kan worden aangetoond dat de e-mail
voortijdig werd verstuurd, namelijk vooraleer deze was afgewerkt.

Deze uitzonderingsgrond kan niet worden ingeroepen ten aanzien van
afgewerkte bestuursdocumenten, ook al betekent dit niet dat er geen kans
op misvatting kan ontstaan. Om die reden heeft de wetgever immers
voorzien in de mogelijkheid om uitleg te vragen.
                                                                    4

Voor zover de FOD Justitie geen andere reden inroept om de
openbaarmaking te weigeren en ze dit inroepen behoorlijk in concreto
motiveert, is de Commissie van oordeel dat de uitzondering m.b.t. het
onafgewerkt karakter niet kan worden ingeroepen.

Brussel, 4 november 2019.




   F. SCHRAM                                           K. LEUS
   secretaris                                         voorzitster