Date: 28/03/2018

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2018/ADVIES-2018-24.pdf
• Copie locale: advies-2018-24.pdf

 Commissie voor de toegang tot en het
 hergebruik van bestuursdocumenten

       Afdeling openbaarheid van bestuur




                     28 maart 2018




                  ADVIES 2018-24

 met betrekking tot het verkrijgen van een kopie van
de notulen van de zittingen van de raad van bestuur en
  het directiecomité van de NMBS van de afgelopen
                    anderhalf jaar
                     (CTB/2018/21)
                                                                         2



   1. Een overzicht

1.1. Bij e-mail van 22 februari 2018 vraagt de heer Christoph Meeussen
aan de NMBS om een kopie van de notulen van de zittingen van de raad
van bestuur en het directiecomité van de afgelopen anderhalf jaar in
digitale vorm en bij voorkeur in machineleesbaar formaat.

1.2. Bij brief van 6 maart 2018 weigert de NMBS om op het verzoek in
te gaan. Ze oordeelt dat de vraag te ruim en te vaag geformuleerd is en
hiermee ingaat tegen artikel 6, § 3, 3° en 4° van de wet van 11 april 1994
‘betreffende de openbaarheid van bestuur’. Bovendien oordeelt ze dat de
vraag ingaat tegen artikel 5 van deze wet dat bepaalt dat de vraag
duidelijk de betrokken aangelegenheid en, waar mogelijk, de betrokken
bestuursdocumenten moet vermelden. De vraag betreft een hele reeks
documenten die elkaar opvolgen en die over tal van onderwerpen gaan.
Zodoende weet de NMBS niet welke onderwerpen de aanvrager precies
interesseren. Zo het onderwerp niet bepaald is, kan er redelijkerwijze
van de administratieve overheid niet gevraagd worden om voor alle
onderwerpen die er behandeld worden telkens het onderzoek te doen of
er een uitzonderingsgrond aanwezig is, en, in voorkomend geval, de
afweging van de belangen te maken. Mits en op het ogenblik dat de vraag
precies is afgelijnd, kan de NMBS wel nagaan of het document kan
worden meegedeeld of eerder onder een uitzonderingsgrond valt.

1.3. Bij e-mail van 13 maart 2018 dient de aanvrager bij de NMBS een
verzoek tot heroverweging in. Bij e-mail van dezelfde dag vraagt hij de
Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd, om een advies.

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie is van mening dat het verzoek om advies ontvankelijk is.
De aanvrager heeft immers in overeenstemming met artikel 8, § 2 van de
wet van 11 april 1994 tegelijkertijd met het verzoek tot heroverweging
aan de NMBS een verzoek om advies ingediend bij de Commissie. Ook al
maakt de NMBS het de aanvrager mogelijk om zijn aanvraag verder te
verfijnen, toch moet worden vastgesteld dat de NMBS de aanvraag om
toegang tot de gevraagde bestuursdocumenten verwerpt, zodat kan
                                                                        3

worden vastgesteld dat de aanvrager moeilijkheden ondervindt om
toegang te krijgen tot de documenten die hij heeft gevraagd zodat aan de
voorwaarden als bedoeld in artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 is
voldaan

3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

De Commissie wenst er vooreerst op te wijzen dat artikel 5 van de wet
van 11 april 1994 stelt dat de vraag duidelijk de betrokken
aangelegenheid vermeldt en, waar mogelijk, de betrokken
bestuursdocumenten. De reden van deze formulering waarbij een
onderscheid wordt gemaakt tussen eensdeels de betrokken
aangelegenheden en anderzijds, waar mogelijk, de betrokken
bestuursdocumenten, houdt verband met het feit dat burgers veelal niet
weten over welke bestuursdocumenten een federale administratieve
overheid beschikt. Om die reden is het voldoende dat de aanvrager de
betrokken aangelegenheid vermeldt. Dit moet een ambtenaar die
voldoende vertrouwd is met de materie toelaten de bestuursdocumenten
te identificeren die betrekking hebben op de aangelegenheid die hij
vermeldt. In casu vermeldt de aanvrager evenwel duidelijk de
bestuursdocumenten waartoe hij toegang wenst te verkrijgen, namelijk
de notulen van de zittingen van de raad van bestuur en het
directiecomité van de afgelopen anderhalf jaar in digitale vorm en bij
voorkeur in machineleesbaar formaat. De aanvraag laat op dit punt niet
te wensen over zodat artikel 6, § 3, 4° van de wet van 11 april 1994 niet
kan worden ingeroepen om de openbaarmaking te weigeren. Artikel 6, §
3, 4°, van de wet van 11 april 1994 kan immers slechts worden
ingeroepen wanneer helemaal niet duidelijk is op welke
bestuursdocumenten de aanvraag betrekking heeft. In dit geval kan
hierover geen twijfel bestaan.

De NMBS kan eventueel artikel 6, § 3, 3° van de wet van 11 april 1994
inroepen als ze concreet kan aantonen dat de aanvraag als kennelijk
onredelijk moet worden beschouwd. De Commissie wenst er wel op de
wijzen dat de Raad van State aan de motivering van de inroepbaarheid
van deze uitzonderingsgrond eisen stelt. Zo is het onvoldoende dat in de
motivering zou verwezen worden naar een aanzienlijk volume aan
documenten. Volgens de Raad van State is vereist dat met de vereiste
omzichtigheid het volume van de gevraagde documenten moet worden
bepaald en dat de weigering van het fundamenteel recht tot
                                                                          4

openbaarheid op grond van een kwalitatief criterium de grootste
omzichtigheid gebiedt. Wat het onderzoek van de uitzonderingsgronden
betreft moet de NMBS minstens redelijkerwijze aantonen en aannemelijk
maken waarom een screening van de notulen met het oog op de
toepassing van de uitzonderingsgronden van de wet van 11 april 1994
ook al gaat het om een omvangrijke partij, dat deze opdracht als
onoverkomelijk moet worden beschouwd. De NMBS moet immers
worden beschouwd als een grote en slagkrachtige administratieve
overheid, waarvan mag worden verwacht dat ze zich weet te organiseren
om aan de gestelde vraag tot openbaarmaking te voldoen. In elk geval
wordt geenszins aangetoond dat de aanvrager manifest misbruik maakt
van zijn grondwettelijk recht van toegang tot bestuursdocumenten. Zijn
vraag moet legitiem worden geacht nu ze bovendien beperkt is in de tijd.
De vraag om toegang tot de notulen moet geacht worden de enige wijze
te zijn waarop de aanvrager zich een beeld kan vormen van het beleid
dat de NMBS voert om vervolgens dit beleid te kunnen beoordelen (RvS,
arrest nr. 229.270 van 21 november 2014). Zoals de Commissie al eerder
heeft gesteld, gaat het immers om een facultatieve uitzondering op het
fundamenteel beginsel van openbaarheid van alle bestuursdocumenten
dat in artikel 32 van de Grondwet wordt gehuldigd.

De Commissie wenst er ten slotte op te wijzen dat het recht van toegang
slechts bestaat tot bestaande bestuursdocumenten. Een administratieve
overheid is er niet toe gehouden om documenten in een machineleesbaar
formaat ter beschikking te stellen als ze niet in de vorm beschikbaar zijn.
Van digitale documenten kan echter worden verwacht dat een
administratieve overheid deze in de vorm ter beschikking stelt die de
aanvrager voorstelt, voor zover zij technisch in de mogelijk is om zonder
kosten het gewenste bestandsformaat te genereren.




Brussel, 28 maart 2018.




   F. SCHRAM                                                K. LEUS
   secretaris                                              voorzitster