Date: 21/3/2016

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2016/ADVIES-2016-31.pdf
• Copie locale: advies-2016-31.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

       Afdeling openbaarheid van bestuur




                     21 maart 2016




                  ADVIES 2016-31

 met betrekking tot het geacht onvolledig ingaan op
 een vraag tot informatie over de organisatiecultuur
van Defensie en eventuele gerelateerde info of studies
 of werkdocumenten of andere bestuursdocumenten
           die hier betrekking op hebben
                     (CTB/2016/29)
                                                                         2

1. Een overzicht

Bij fax van 4 februari 2016 vraagt de heer X aan het Ministerie van
Landsverdediging om toegang tot informatie over de organisatiecultuur
van Defensie en eventuele gerelateerde info of studies of
werkdocumenten of andere bestuursdocumenten die hier betrekking op
hebben.

Bij brief van 3 maart 2016 meldt het Ministerie van Landsverdediging dat
hem alle consulteerbare documenten ter beschikking werden gesteld en
dat de links op intranet waar hij de documenten kan terugvinden, zoals
door hem was gevraagd, hem werden meegedeeld. Er wordt verder
gemeld dat in bijlage hij een niet-exhaustieve lijst van documenten met
betrekking tot zijn vraag is opgenomen, dat er geen recente documenten
bestaan over de organisatiecultuur van Defensie en dat elke eenheid er
een eigen “Mission Statement” op nahoudt.

Bij brief van 10 maart 2016 dient de heer X een verzoek tot
heroverweging in omdat hij meent dat niet volledig is ingegaan op zijn
verzoek. Zo wijst hij erop dat hij niet enkel recht heeft op alle
“consulteerbare” documenten, maar op alle bestuursdocumenten die op
het gevraagde onderwerp betrekking hebben. Een van de documenten
waarvan hij geen toegang heeft gekregen is een studie die wellicht in
2014 is uitgevoerd, maar die nooit werd gepubliceerd. Verder stelt hij dat
het zeer ongeloofwaardig is dat er verder geen andere documenten of
studies of beleidsvoorbereidende documenten over de organisatiecultuur
van defensie zouden bestaan. Diezelfde dag dient hij ook een verzoek om
advies in bij de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd.

2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie oordeelt dat de aanvrager voldaan heeft aan de wettelijke
vereiste van de gelijktijdigheid van het verzoek tot heroverweging aan
het Ministerie van Landsverdediging en van het verzoek om advies aan
de Commissie. Het verzoek om advies is bijgevolg ontvankelijk.
                                                                       3

3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot
alle bestuursdocumenten. Het Ministerie van Landsverdediging kan de
vraag om toegang tot alle bestuursdocumenten die op een bepaald
voorwerp betrekking hebben niet beperken tot alle consulteerbare
documenten, meer bepaald bestuursdocumenten waaraan een bepaalde
mate van verspreiding werd gegeven.

De Commissie wenst er wel op te wijzen dat het recht van toegang tot
bestuursdocumenten wel enkel bestaat en aanzien van bestaande
documenten. Uit het feit dat het onwaarschijnlijk is dat er geen andere
documenten bestaan, kan niet automatisch worden afgeleid dat de
documenten op dit ogenblik nog bestaan. Het Ministerie van
Landsverdediging moet in elk geval grondig nagaan of er geen andere
documenten voorhanden zijn.

De toegang tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd
wanneer het belang ontbreekt voor de toegang tot een document van
persoonlijke aard en wanneer één of meer uitzonderingsgronden kan of
moet worden ingeroepen die zich bevinden in artikel 6 van de wet van
11 april 1994 en dit inroepen in concreto en op pertinente wijze kan
worden gemotiveerd. Slechts uitzonderingsgronden die bij wet zijn
opgelegd kunnen worden ingeroepen en bovendien geldt dat ze
beperkend geïnterpreteerd moeten worden (Arbitragehof, arrest nr.
17/97 van 25 maart 1997, overweging B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest
nr. 150/2004 van 15 september 2004, overweging B.3.2).

De Commissie wil er in elk geval op wijzen dat het eventueel
voorhanden zijn van een auteursrechtelijk beschermd werk in een
bestuursdocument geen grond vormt om de toegang te weigeren, maar
enkel een beperking inhoudt op de wijze waarop de toegang kan worden
uitgeoefend. Raadpleging ter plaatse is steeds mogelijk, terwijl de
overhandiging van een kopie onderworpen is aan de toestemming van de
auteursrechthebbende. De Commissie heeft evenwel reeds vroeger
gesteld dat het auteursrecht in dit geval enkel kan worden ingeroepen
wanneer dit bij derde berust en niet wanneer het toekomt aan een
overheidsdienst of een personeelslid van een overheidsdienst.
                                                                   4

Ten slotte wenst de Commissie nog te wijzen op het principe van de
gedeeltelijke openbaarmaking. Voor zover al uitzonderingsgronden
zouden kunnen ingeroepen worden en behoorlijk in concreto
gemotiveerd, kan de niet openbaarmaking slechts betrekking hebben op
die informatie in een bestuursdocument die onder een
uitzonderingsgrond valt en niet voor alle andere informatie in een
bestuursdocument.




Brussel, 21 maart 2016.




   F. SCHRAM                                         M. BAGUET
   secretaris                                        voorzitster