Date: 28/9/2015

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2015/ADVIES-2015-71.pdf
• Copie locale: advies-2015-71.pdf

 Commissie voor de toegang tot en het
 hergebruik van bestuursdocumenten

        Afdeling openbaarheid van bestuur




                      28 september 2015




                    ADVIES 2015-71

over de weigering om toegang te geven tot bepaalde verslagen

                       (CTB/2015/69)
                                                                        2

   1. Een overzicht

Bij aanvraagformulier van 28 augustus 2015 vraagt de heer X aan de FOD
Justitie om een afschrift van de verslaggevingen en het gevoerde
emailverkeer tussen de directeur-attaché Van Aerschot en PSD over de
aanvraag voor studie- en opzoekingswerk aan de KU Leuven. Het gaat
meer bepaald om volgende verslaggevingen:
    - een verslag van PSD opgesteld op of over 29/06/2015 met het oog
        op adviesverstrekking door de directie;
    - een aanvullend verslag door psychologe Barbara Stynen over
        aanvraag tot UV’s;
    - een aanvullend verslag door psychologe Barbara Stynen tussen 26
        en 28 augustus 2015.

Aan de aanvrager werd op zijn verzoek meegedeeld dat hierop niet kon
worden ingegaan omdat “er geen bijkomende verslaggeving is” en “dat e-
mails geen bestuursdocumenten zijn”.

Omdat hij het hiermee niet eens is, geeft de heer X door middel van een
rapportbriefje op 3 september 2015 te kennen dat hij het niet eens is met
het ingenomen standpunt.

Bij brief van 8 september 2015 dient de heer X een verzoek tot
heroverweging in bij de directeur van de gevangenis van Leuven-
Centraal. Bij brief van dezelfde dag dient hij ook een verzoek om advies
in bij de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd.

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie stelt vast dat de adviesaanvraag ontvankelijk is De
aanvrager immers voldaan aan de verplichting dat het verzoek tot
heroverweging aan de FOD Justitie en het verzoek om advies aan de
Commissie tegelijkertijd moeten worden verstuurd zoals bepaald in
artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid
van bestuur.
                                                                       3

   3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

De Commissie wil benadrukken dat het recht van toegang tot
bestuursdocumenten heel ruim moet worden ingevuld, aangezien de
wetgever het begrip bestuursdocument heeft gedefinieerd als “alle
informatie, in welke vorm ook, waarover een administratieve overheid
beschikt”. E-mails moeten dan ook worden beschouwd als
bestuursdocumenten in de zin van de wet van 11 april 1994.

Verder wenst de Commissie erop te wijzen dat het recht van toegang tot
bestuursdocumenten enkel geldt ten aanzien van bestaande documenten.
Voor zover er geen verslaggeving heeft plaatsgevonden, ook niet via e-
mail, moet de aanvraag als ongegrond worden beschouwd.

Voor zover bepaalde van de gevraagde bestuursdocumenten voorhanden
zijn, wil de Commissie de principes die aan de openbaarheid van bestuur
ten grondslag liggen, in herinnering brengen. Artikel 32 van de
Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van
bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot alle
bestuursdocumenten. De toegang tot bestuursdocumenten kan slechts
worden geweigerd wanneer het belang ontbreekt voor de toegang tot
een document van persoonlijke aard en wanneer één of meer
uitzonderingsgronden kan of moet worden ingeroepen die zich bevinden
in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in concreto en
op     pertinente    wijze    kan     worden      gemotiveerd.   Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2).

Onmiskenbaar moeten de gevraagde documenten voor zover ze bestaan
als documenten van persoonlijke aard worden gekwalificeerd. De
aanvrager moet echter geacht worden het vereiste belang te hebben,
omdat de informatie op zichzelf betrekking hebben. Dit betekent
evenwel niet dat de gevraagde bestuursdocumenten hiermee openbaar
kunnen worden gemaakt. Er moet immers worden nagegaan of er
uitzonderingsgronden moeten of kunnen worden toegepast. Zo is niet
uitgesloten dat in bepaalde documenten standpunten van derden zijn
opgenomen die op vrijwillige basis informatie hebben verstrekt. In dat
                                                                       4

geval moet rekening worden gehouden met artikel 6, § 3, 2° van de wet
van 11 april 1994 op grond waarvan een federale administratieve
overheid een vraag tot openbaarmaking een aanvraag mag afwijzen in de
mate dat de vraag een advies of een mening betreft die uit vrije wil en
vertrouwelijk aan de overheid is meegedeeld. Deze uitzonderingsgrond
kan wel niet worden ingeroepen door iemand die een advies verstrekt en
hierom wordt gevraagd en zich in een hiërarchische arbeidsrelatie
bevindt. In dit geval is immers één van de cumulatieve voorwaarden niet
vervuld om deze uitzonderingsgrond in te roepen, namelijk te
vrijwilligheid. Verder wenst de Commissie erop te wijzen dat deze
uitzonderingsgrond enkel kan worden ingeroepen ten aanzien van
opinies of meningen, maar niet ten aanzien van feiten. Ten slotte wil de
Commissie uitdrukkelijk wijzen op het feit dat de betrokken
uitzonderingsgrond facultatief is. Ten aanzien van het grondwettelijk
principe dat alle bestuursdocumenten openbaar zijn, is een zeer grondige
verantwoording vereist vooraleer deze uitzonderingsgrond kan worden
ingeroepen.

Verder sluit de Commissie niet uit dat de openbaarmaking afbreuk kan
doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van derden.
Ook in dit geval moet gemotiveerd worden dat de betrokken informatie
beantwoordt aan de voorwaarden die in deze uitzonderingsgrond
worden gesteld.

De Commissie stelt zich de vraag of de weigeringsbeslissing in casu werd
genomen door de bevoegde persoon. In principe is slechts de minister
van Justitie bevoegd tenzij deze zijn bevoegdheid heeft gedelegeerd en
deze delegatie behoorlijk werd bekend gemaakt.

Brussel, 28 september 2015.




   F. SCHRAM                                            M. BAGUET
   secretaris                                           voorzitster