Date: 8/10/2012

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2012/ADVIES-2012-81.pdf
• Copie locale: advies-2012-81.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

     Afdeling openbaarheid van bestuur




                   8 oktober 2012




                ADVIES 2012-81

  met betrekking tot de weigering om toegang te
verlenen tot de omzendbrief die de werking van de
                Ministerraad regelt
                   (CTB/2012/75)
                                                                        2

   1. Een overzicht

Bij mail van 2 augustus 2012 verzoekt de heer X de FOD Kanselarij van
de Eerste Minister om mededeling in afschrift van alle notificatiefiches
van de Ministerraad die betrekking hebben op het koninklijk besluit van
20 juli 2012 tot omzetting van Richtijn 2010/18/EU van de Raad van 8
maart 2010 tot uitvoering van de door Businesseurope, UEAPME, het
CEEP en het EVV gesloten herziene raamovereenkomst inzake
ouderschapsverlof en tot intrekking van Richtlijn 96/34/EG. Verder
vraagt hij mededeling in afschrift van de actueel geldende versie van de
omzendbrief van 1 oktober 2004 over de werking van de Ministerraad of
het document dat ondertussen deze omzendbrief qua inhoud zou hebben
vervangen.

Bij brief van 29 augustus 2012 stelt de FOD Kanselarij van de Eerste
Minister dat de eerste vraag als afgehandeld kan worden beschouwd.
Wat de tweede vraag betreft, wordt de mededeling in afschrift geweigerd
omdat de omzendbrief met betrekking tot de werking van de
Ministerraad niet als een bestuursdocument kan worden gekwalificeerd,
omdat uit de voorbereidende werken van artikel 32 van de Grondwet en
van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur
wordt afgeleid dat bestuursdocumenten verband moeten houden met een
genomen, te nemen of zelfs een niet genomen beslissing. De gevraagde
omzendbrief betreft een interne instructie gericht aan de regeringsleden
en hun beleidsorganen die enkel de praktische regels bepaalt dienstig
voor de organisatie van de vergaderingen van de Ministerraad. Het
overleg in de Ministerraad is in deze een bij wet voorgeschreven
vormvereiste. Deze omzendbrief heeft evenwel geen band met de
genomen beslissingen door de Ministerraad of heeft op geen enkele wijze
gediend ter voorbereiding van deze beslissingen. Als de vraag om een
afschrift van de omzendbrief van 10 januari 2012 geen verband houdt
met een concrete beslissing zoals over de ontwerpen van koninklijk
besluit betreffende het ouderschapsverlof geldt dezelfde redenering nog
sterker. Er is dan immers geen band met een welbepaalde beslissing of
advies die tot een welbepaalde beslissing heeft geleid. Om haar standpunt
te ondersteunen verwijst de FOD Kanselarij ook naar het Vlaams decreet
van 23 oktober 1991 betreffende de openbaarheid van bestuur in de
diensten en instellingen van de Vlaamse regering.
                                                                         3

Bij mail van 10 september 2012 dient de heer X tegen die beslissing bij de
FOD Kanselarij van de Eerste Minister een verzoek tot heroverweging
in. Diezelfde dag vraagt hij ook bij mail aan de Commissie voor de
toegang tot en het hegebruik van bestuursdocumenten, afdeling
openbaarheid van bestuur, hierna Commissie genoemd, om een advies.

   2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

De Commissie stelt vast dat de aanvrager heeft voldaan aan de wettelijke
vereiste van de gelijktijdigheid van het indienen van het verzoek tot
heroverweging aan de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en het
verzoek om advies aan de Commissie.

Het advies van de Commissie is beperkt tot de vraag om toegang tot de
actueel geldende versie van de omzendbrief van 1 oktober 2004 over de
werking van de Ministerraad of het document dat ondertussen deze
omzendbrief qua inhoud zou hebben vervangen. De aanvrager beperkt
immers in zijn verzoek tot heroverweging het voorwerp van zijn verzoek
hiertoe.

   3. De gegrondheid van de aanvraag

De Commissie kan het standpunt van de FOD Kanselarij van de Eerste
Minister niet bijtreden dat het gevraagde omzendbrief niet als een
bestuursdocument kan worden gekwalificeerd. De aangevoerde
argumenten steunen immers op een selectieve lectuur van de
parlementaire voorbereiding, die tot gevolg zou hebben dat heel wat
documenten die betrekking hebben op de interne werking van
administratieve overheden buiten het toepassingsgebied van de wet van
11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur zouden vallen.
Met de vermelde passages uit de parlementaire voorbereiding heeft men
enkel willen benadrukken dat ook in het kader van een
besluitvormingsproces documenten die worden opgesteld ter
voorbereiding hiervan als bestuursdocumenten moeten worden
beschouwd. Hieruit kan echter niet worden afgeleid dat er steeds een
band moet zijn met een te nemen beslissing. Ook de verwijzing naar het
decreet van 23 oktober 1991 betreffende de openbaarheid van
bestuursdocumenten in de diensten en instellingen van de Vlaamse
regering biedt in elk geval geen steun voor het standpunt van de FOD
Kanselarij van de Eerste Minister. Dit decreet was immers niet
                                                                      4

grondwetconform, wat blijkt uit de parlementaire voorbereiding van het
decreet van 18 juni 1998 betreffende de openbaarheid van bestuur en het
decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur net
omdat het bestaan van een bestuursdocument gekoppeld was aan het
totstandkomen van een beslissing en de openbaarmaking van
documenten ter voorbereiding van een bestuursbeslissing bovendien was
gekoppeld aan het bestaan van die bestuursbeslissing.

De Commissie ziet trouwens geen enkele juridische grondslag om de
aanvraag tot openbaarmaking van dit bestuursdocument af te wijzen. De
FOD Kanselarij van de Eerste Minister is er dan ook toe gehouden om
deze actuele omzendbrief met betrekking tot de werking van de
ministerraad openbaar te maken.


Brussel, 8 oktober 2012.




   F. SCHRAM                                              J. BAERT
   secretaris                                            voorzitter