Date: 13/2/2012

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2012/ADVIES-2012-6.pdf
• Copie locale: advies-2012-6.pdf

 Commissie voor de toegang tot en het
 hergebruik van bestuursdocumenten

       Afdeling openbaarheid van bestuur




                    13 februari 2012




                  ADVIES 2012-6

 met betrekking tot de weigering tot openbaarmaking
van documenten in het dossier van de aanvrager bij de
                        RVA
                     (CTB/2012/3)
                                                                        2

   1. Een overzicht

Bij aangetekende brief van 20 oktober 2011 vraagt de heer X om een
kopie van het volledig administratief dossier in het bezit van de RVA ter
voorbereiding van een gerechtelijke vordering, op grond van het decreet
van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest van 26 maart 2004
betreffende de openbaarheid van bestuur.

Bij brief van 9 november 2011 meldt de RVA aan de heer X dat niet het
decreet van 26 maart 2004 van toepassing is, maar wel de wet van 11
april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Bij brief van 16 november 2011 vraagt de heer X aan de RVA om toegang
tot zijn dossier op grond van de wet van 11 april 1994. Bij brief van 2
december 2011 wijst de RVA het verzoek af op grond van volgende
redenen:
    - Artikel 5 van de wet van 11 april 1994 bepaalt dat moet worden
        vermeld binnen welke aangelegenheid het verzoek kadert en
        waar mogelijk te vermelden welk betrokken bestuursdocument
        hij wenst te raadplegen. Volgens de RVA is niet voldaan aan deze
        vereiste.
    - Het verzoek is kennelijk onredelijk omdat de aanvrager toegang
        vraagt van zijn volledig administratief dossier en dit vanaf de
        datum van aanmaak.
    - Het aangehaalde motief is veel te vaag en te weinig concreet.

Omdat hij het niet eens is met dat standpunt, dient de heer X op 31
december 2011 een verzoek tot heroverweging in bij de RVA.
Tegelijkertijd verzoekt hij de Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur,
hierna Commissie genoemd, om een advies.

Omdat zijn dossier niet volledig is, verzoekt het secretariaat van de
Commissie bij brief van 9 januari 2012 de aanvrager de ontbrekende
documenten aan de Commissie te bezorgen. Bij brief van 18 januari 2012
stuurt de aanvrager de ontbrekende documenten op. Het secretariaat van
de Commissie ontvangt die documenten op 23 januari 2012.
                                                                        3

   2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

De Commissie is van mening dat de aanvrager voldaan heeft aan de
wettelijke vereiste van de gelijktijdigheid van het verzoek tot
heroverweging aan de RVA en het verzoek om advies aan de Commissie.

   3. De gegrondheid van de aanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur gaan uit van de principiële openbaarheid van
alle bestuursdocumenten.

In de eerste plaats stelt de Commissie vast dat heel wat documenten in
het dossier documenten van persoonlijke aard zijn. Een document van
persoonlijke aard is een “bestuursdocument dat een beoordeling of een
waardeoordeel bevat van een met naam genoemd of gemakkelijk
identificeerbaar natuurlijk persoon of de beschrijving van een gedrag
waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan
berokkenen.” Voor zover deze documenten betrekking hebben op de
aanvrager, moet hij worden geacht het vereiste belang te hebben. Hij
moet bijgevolg niet aantonen waarom hij toegang wenst te krijgen tot
deze documenten. De Commissie is dan ook van mening dat de RVA ten
onrechte naar het motief vraagt van de aanvrager en dit motief ook
beoordeelt.

De RVA kan enkel de openbaarmaking weigeren wanneer ze één of meer
uitzonderingsgronden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 moet of
kan inroepen en het inroepen ervan in concreto en op pertinente wijze
motiveert. In casu roept de RVA in dat de aanvraag kennelijk onredelijk
is, omdat de aanvrager toegang vraagt tot het volledige administratief
dossier en dit vanaf het ontstaan van het dossier. De Commissie stelt
echter vast dat de RVA niet aantoont waarin de onredelijkheid is
gelegen. Slechts wanneer zou blijken dat het voldoen aan de aanvraag op
ernstige wijze de werkzaamheden van de RVA zou ondermijnen of
wanneer de inspanning die wordt gevraagd in concreto de redelijkheid te
boven gaat, zou de openbaarmaking kunnen worden geweigerd.
Bovendien is de uitzonderingsgrond geformuleerd in artikel 6, § 3, 3° van
de wet van 11 april 1994 slechts een facultatieve uitzonderingsgrond, wat
een zwaardere motiveringsvereiste vormt.
                                                                           4

De Commissie wenst er de RVA op te wijzen dat zij een foutieve
interpretatie van artikel 5 van de wet van 11 april 1994 huldigt. Er is niet
vereist dat de aanvrager vermeldt binnen welke aangelegenheid het
verzoek kadert. Hij moet enkel de betrokken aangelegenheid en, waar
mogelijk, de betrokken bestuursdocumenten vermelden. Hierbij is het
voldoende dat de ambtenaar die vertrouwd is met de materie, weet wat
de aanvrager bedoelt. Om die reden kan moeilijk worden aangehouden
dat de aanvraag te vaag zou zijn.

De Commissie sluit niet uit dat andere uitzonderingsgronden eventueel
kunnen worden ingeroepen. Dat is het geval wanneer in het dossier
informatie of documenten zouden aanwezig zijn die door derden is
verstrekt. Artikel 6, § 1, 8° van de wet van 11 april 1994 bepaalt dat de
identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk
aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een
strafbaar of strafbaar geacht feit, niet openbaar mag worden gemaakt
tenzij het algemeen belang dat gediend is met de openbaarmaking
zwaarder doorweegt. Bovendien bepaalt artikel 6, § 2, 1° van de wet van
11 april 1994 dat de openbaarmaking moet worden geweigerd van
informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de
persoonlijke levenssfeer van derden. Vervolgens bepaalt artikel 6, § 3, 2°
dat de federale administratieve overheid de openbaarmaking moet
weigeren van een advies of een mening die uit vrije wil en vertrouwelijk
aan de overheid is meegedeeld. De Commissie wenst wel te benadrukken
dat al deze uitzonderingsgronden aan specifieke voorwaarden zijn
gekoppeld en dat bijgevolg aan deze voorwaarden moet zijn voldaan om
de openbaarmaking van specifieke informatie te weigeren. In elk geval
moet de weigering in concreto en op pertinente wijze worden
gemotiveerd.
                                                                    5

Zelfs wanneer een of meer uitzonderingsgronden moeten of kunnen
worden ingeroepen, dan nog geldt dat alle informatie in een
bestuursdocument die niet onder een uitzonderingsgrond valt, openbaar
moet worden gemaakt.


Brussel, 13 februari 2012.



   F. SCHRAM                                            J. BAERT
   secretaris                                          voorzitter