Date: 8/8/2011

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2011/ADVIES-2011-304.pdf
• Copie locale: advies-2011-304.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

    Afdeling openbaarheid van bestuur




                  8 augustus 2011




               ADVIES 2011-304

  over de weigering om toegang te verlenen tot
      documenten met betrekking tot een
            bevorderingsprocedure
                  (CTB/2011/305)
                                                                          2

   1. Een overzicht

Bij brief van 28 maart 2011 vraagt de heer X, adjunct-kanselarijdirecteur
bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking, aan de heer Dirk Achten, voorzitter van
het Directiecomité van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse
Handel en Ontwikkelingssamenwerking, om een aantal verbeteringen
aan te brengen in het verslag van het Directiecomité van 6 september
2010.
Bovendien vraagt hij om volgende documenten in verband met de
beoordeling van zijn kandidatuur voor een bevorderingsambt
toegestuurd te krijgen:
    - de “individuele fiches”, die zijn opgemaakt “per kandidaat, per
        criterium, bevattende de evaluatie-elementen, ten behoeve van
        de leden van het directiecomité met het oog op de vergelijking
        van de kandidaten”;
    - het “vergelijkend rooster” dat de inlichtingen van de individuele
        fiches per kandidaat en per criterium samenbrengt;
    - het document waarin het “gewogen gemiddelde” is opgenomen;
    - de onderdelen van de verslagen waarin de betrokken
        beraadslagingen van het Directiecomité zijn opgenomen;
    - de wettelijke titels of certificaten met betrekking tot de kennis
        van het Nederlands waarover de betrokken leden van het
        Directiecomité die tot de Franse taalrol behoren, beschikken.

Bij brief van 23 mei 2011 weigert de voorzitter van het Directiecomité
van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking de toegang tot de gevraagde documenten.
In de mate de vraag betrekking heeft op de individuele fiches en het
vergelijkend rooster merkt de voorzitter op dat de elementen die in deze
documenten zijn vermeld afkomstig zijn uit documenten waarvan de
aanvrager      reeds    in     het    bezit    is   (beoordelingsverslagen,
postinspectieverslagen, processen-verbaal van eerdere vergaderingen van
het Directiecomité). Bovendien gaat het volgens hem om documenten
die niet af of onvolledig zijn en bij vrijgave aanleiding kunnen geven tot
misvatting (artikel 6, § 3, 1° van de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur). Voor zover de vraag betrekking heeft op de
individuele fiches en het vergelijkend rooster waarin de andere
kandidaten worden besproken zou de openbaarmaking volgens de
voorzitter bovendien afbreuk doen aan de persoonlijke levenssfeer van
                                                                          3

de betrokken ambtenaren (artikel 6, § 2, 1° van de wet van 11 april
1994). Wat de gevraagde verbeteringen betreft, verwijst de voorzitter
naar de antwoorden terzake opgenomen in een brief van 8 februari 2011
die hij aan de heer X heeft gestuurd. Voor de overige aspecten verwijst
de voorzitter van het Directiecomité naar de antwoorden die in de brief
van 8 februari 2011 zijn opgenomen alsook naar de opvolging die door
het Directiecomité wordt gegeven aan het door de aanvrager ingediende
bezwaarschrift in het kader van de lopende bevorderingsprocedure.

Bij brief van 28 juli 2011 verzoekt de heer X de voorzitter van de FOD
Buitenlandse          Zaken,       Buitenlandse       Handel         en
Ontwikkelingssamenwerking zijn weigeringsbeslissing te heroverwegen.
Tegelijkertijd vraagt hij de Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur,
hierna Commissie genoemd, om in deze zaak een advies uit te brengen.

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie is van mening dat de adviesaanvraag ontvankelijk is. In de
eerste plaats is voldaan aan het vereiste van de gelijktijdigheid van het
verzoek tot heroverweging en het verzoek om advies. Bovendien heeft
de aanvrager het vereiste belang niet enkel met betrekking tot de
documenten die op hemzelf betrekking hebben, maar ook tot de
documenten betreffende de andere kandidaten en de leden van het
Directiecomité, en dit omdat hij zelf kandidaat is voor de bevordering.

   3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 7, eerste lid, van de wet van 11 april 1994 bepaalt onder meer:
“Wanneer een persoon aantoont dat een bestuursdocument van een
federale administratieve overheid onjuiste of onvolledige gegevens bevat
die hem betreffen, is die overheid ertoe gehouden de nodige
verbeteringen aan te brengen zonder dat het de betrokkene iets kost.”
Uit die bepaling blijkt een verplichting voor de overheid. De Commissie
is van oordeel dat de voorzitter van de FOD Buitenlandse Zaken,
Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, door wat de vraag
tot verbetering betreft louter te verwijzen “naar mijn eerder aan u
gerichte antwoorden terzake (zie mijn schrijven d.d. 8 februari 2011”,
niet echt inhoudelijk reageert op de vraag. Net zoals dat het geval is voor
                                                                             4

de toegang tot een bestuursdocument, moet de weigering om een
bestuursdocument te corrigeren worden gemotiveerd in concreto.

Wat de vraag om toegang tot de in de brief van 28 maart 2011 vermelde
bestuursdocumenten betreft gaat de voorzitter slechts in op de vraag om
toegang tot de individuele fiches en het vergelijkend rooster. Voor de
andere documenten zal in concreto moeten worden gemotiveerd
waarom op de vraag om toegang niet wordt ingegaan. Voor zover de
voorzitter geen uitzonderingsgronden kan of moet inroepen die in artikel
6 van de wet van 11 april 1994 zijn opgenomen, is hij ertoe gehouden
deze bestuursdocumenten openbaar te maken. Het uitgangspunt is
immers dat alle bestuursdocumenten openbaar zijn, zoals blijkt uit
artikel 32 van de Grondwet.

Wat de vraag om toegang tot de individuele fiches en het vergelijkend
rooster betreft roept de voorzitter artikel 6, § 3, 1° van de wet van 11
april 1994 in op grond waarvan een federale administratieve overheid
een vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een
bestuursdocument mag afwijzen in de mate de vraag een
bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking, om reden dat het
document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding kan geven.
De Commissie wenst erop te wijzen dat deze uitzonderingsgrond slechts
kan worden ingeroepen wanneer aan volgende cumulatieve
voorwaarden is voldaan en deze in concreto worden gemotiveerd. In de
eerste plaats geldt deze uitzonderingsgrond slechts voor een document
dat niet af is of onvolledig is. Het is niet omdat een document eventueel
nog wordt aangevuld dat het automatisch als een onaf of onvolledig
document kan worden beschouwd. Het is niet onaf of onvolledig
wanneer het in hoofde van de maker van het document een definitieve
status heeft bereikt. De voorzitter toont niet aan of dit al of niet het geval
is. Bovendien kan deze uitzonderingsgrond slechts worden aangewend
wanneer in concreto wordt aangetoond waarom de openbaarmaking tot
misvatting kan leiden. Verder moet de Commissie erop wijzen dat deze
uitzonderingsgrond een facultatief karakter heeft, waardoor een federale
administratieve overheid niet verplicht is deze uitzonderingsgrond in te
roepen. Gelet op de principiële openbaarheid van alle
bestuursdocumenten op grond van artikel 32 van de Grondwet en de wet
van 11 april 1994 is dan ook een ruimere motivering vereist om de
openbaarmaking van de gevraagde bestuursdocumenten op deze grond te
weigeren. De Commissie is daarom van mening dat het inroepen van de
                                                                      5

uitzonderingsgrond   onvoldoende   is  gemotiveerd; om    deze
uitzonderingsgrond rechtsgeldig te kunnen inroepen, is verdere
motivering vereist.

Voor zover de individuele fiches en het vergelijkend rooster betrekking
hebben op de andere kandidaten, erkent de Commissie dat de
openbaarmaking van bepaalde informatie een inbreuk kan vormen op de
persoonlijke levenssfeer van deze kandidaten en om die reden kan de
openbaarmaking ervan op grond van artikel 6, § 2, 1° van de wet van 11
april 1994 worden geweigerd, doch slechts voor zover dat in concreto en
op pertinente wijze wordt gemotiveerd. Een dergelijke motivering
ontbreekt evenwel. Bovendien wenst de Commissie erop te wijzen dat
informatie die betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de
andere kandidaten, maar waarvan niet wordt aangetoond dat ze effectief
afbreuk doet aan hun persoonlijke levenssfeer, vooralsnog openbaar moet
worden gemaakt.

De Commissie is bijgevolg van oordeel dat de door de voorzitter van de
FOD      Buitenlandse      Zaken,     Buitenlandse     Handel       en
Ontwikkelingssamenwerking ingeroepen elementen niet volstaan om de
gevraagde verbeteringen te weigeren en om geen toegang te verlenen tot
de gevraagde bestuursdocumenten.


Brussel, 8 augustus 2011.




   F. SCHRAM                                             J. BAERT
   secretaris                                            voorzitter