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Commission d'accès aux documents administratifs de la Région de Bruxelles-Capitale
Avis n° 116.15
Recours fondé sur l'article 9, § 1° de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes
I. L'objet de la demande
Par un courrier du 7 décembre 2015, réceptionné par la Commission le 11 décembre, le conseil de Madame MBUANGI BIATA MEDI Mariama, de nationalité congolaise, demande d'avoir accès au dossier administratif fondant la décision de radiation de sa cliente, décision intervenue le 21 mai 2014.

II. Les faits
1. Madame MBUANGI BIATA MEDI Mariama consulte son conseil, en vue d'introduire une demande de nationalité.

2. Selon le certificat de résidence historique de Madame MBUANGI BIATA MEDI Mariama, celle-ci:\\
- a été inscrite à Ixelles, le 19.10.2001 ;
- a été inscrite à Rixensart, le 28.08.2002 ;
- a été inscrite à Morlanwelz, le 19.03.2003 ;
- a été inscrite à Auderghem, le 15.10.2005 ;
- a été inscrite à Molenbeek-Saint-Iean le 20.12.2006 (à trois adresses successives, la dernière étant : Rue Heyvaert, 32/0002) ;
- a été radiée d'office le 21.05.2014 :\\
- a été inscrite à Molenbeek le 03.06.2014 [Rue Heyvaert, 32/0002) ;
- est inscrite à Braine-l'Alleud depuis le 04.09.2014.

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3. Le 12 juin 2015, le conseil de Madame MBUANGI BIATA MEDI Manama adresse un courrier recommandé à l'administration communale de Molenbeek, qui se lit comme suit:\\
« [.-]
Ma cliente serait susceptible d'introduire une déclaration de nationalité auprès de l'administration communale où elle réside actuellement
Toutefois son historique de résidence atteste d'une radiation d'office en date du 21 mai 2014 et d'une réinscription en date du 3 juin 2014, en votre commune.

Ma cliente m'explique que, à l'époque, elle résidait Rue Heyvaert, 32, depuis plusieurs années. Ce serait à la suite d'une dispute que son beau-père a été demander sa radiation, laquelle a été opérée le 21 mai 2014.

L'apprenant, ma cliente aurait effectué des démarches en vue de sa réinscription, ce qui a été fait le 3 juin 2014, à la même adresse.

Vous savez certainement qu'une telle radiation peut faire obstacle à l'obtention de la nationalité belge.

Ma cliente et moi-même Vous demandons de bien vouloir supprimer cette radiation.

Il semble en effet que, si votre administration avait tout mis en œuvre pour s'assurer que ma cliente ne résidait plus à cette adresse, vous seriez arrivés au constat qu'elle y était toujours. Cette radiation résulterait par conséquent d'une erreur et devrait pouvoir être supprimée.

Outre ces éléments que je me réserve de développer plus amplement après avoir pris connaissance du dossier administratif, je tiens à solliciter votre compréhension pour cette situation dès lors que cette radiation de quelques jours à peine entraîne des conséquences particulièrement fâcheuses pour ma cliente.

[...]»
4. L'échevine de l'action sociale, de l'état civil, de la santé et du tourisme, de la commune de Molenbeek répond par un courrier du 18 juin 2015 :\\
« [...] Faisant suite à votre courrier daté du 12 juin 2015 concernant Madame Mbunangi Biata Medi Manama, je vous informe que la radiation d'office du 3 juin 2014 est totalement justifiée et ne peut faire l'objet d'un retrait
Deux enquêtes de résidence, effectuées les 10 février 2014 et 7 mars 2014, se sont avérées négatives. Un courrier a été adressé à votre cliente le 31 janvier 2014, jour de la déclaration de son absence à l'adresse par Monsieur Nsumbo Wa Ngombo Tomas, afin de régulariser sa situation. Cette dernière est restée sans suite.

En application des dispositions en matière de tenue des Registres, l'Administration communale a adressé un courrier au SPF Justice - Direction Générale des Etablissements Pénitentiaires - afin de savoir si l'intéressée n'était pas détenue dans un établissement pénitentiaire ou de défense sociale. Une réponse négative a été réceptionnée le 14 mars 2014.

Au vu de ce qui précède, force est de constater que l'Administration communale a procédé à la radiation d'office en pleine connaissance de cause, en respect des principes de bonne administration, de soin et de minutie. Il ne peut par conséquent être raisonnablement reproché à cette dernière un quelconque défaut de précaution dans le traitement dudit dossier.

5. Le conseil dé la demanderesse s'adresse encore par écrit à l'administration communale le 2 juillet 2015, le 11 août 2015 et le 8 octobre 2015, afin d'obtenir « une copie du dossier administratif relatif à la radiation, et à la réinscription dont [sa] cliente a fait l'objet respectivement le 21 mai 2014 et le 3 juin 2014 ».

Il indique n'avoir obtenu aucune réponse.

Il précise que sa cliente s'est présentée à l'administration communale afin d'obtenir copie de ce dossier, sans succès.

6. Le 7 décembre 2015, le conseil de la demanderesse adresse une demande d'avis à la Commission d'accès aux documents administratif. Le même jour, il envoie une demande de reconsidération au Collège des bourgmestre et échevins de Molenbeek-Saint-Jean.

7. Le 24 décembre 2015, l'administration communale adresse au demandeur et à la Commission sa décision de refus de la demande de reconsidération. Cette décision se lit comme il suit :\\
tiv-i vûu» p'-cn» de bien vouloir excuser noir* raaoajn tattava *u* demandas <iu* vtx* ave* Mmiw su Cosegs ces Bourgmestre si ëcremrs
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III. La compétence de la Commission et la recevabilité de la demande
La loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, dispose, en son article 9, § 1er, pour la Région de Bruxelles-Capitale :\\
§ 1°. Lorsque le demandeur rencontre des difficultés pour obtenir la consultation ou la correction d'un document administratif en vertu de la présente loi, y compris en cas de décision explicite de rejet visée à l'article 7, alinéa 5, il peut adresser à l'autorité administrative provinciale ou communale concernée une demande de reconsidération. Au même moment, il demande à la Commission Régionale d'accès aux documents administratifs créée par l'ordonnance du 30 mars 1995 relative à la publicité de l'administration, d'émettre un avis.

La commission communique son avis au demandeur et à l'autorité administrative provinciale ou communale concernée dans les trente jours de la réception de la demande. En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, l'avis est négligé.

L'autorité administrative provinciale ou communale communique sa décision d'approbation ou de refus de la demande de reconsidération au demandeur et à la Commission dans un délai de quinze jours de la réception de l'avis ou de l'écoulement du délai dans lequel l'avis devait être communiqué. En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, l'autorité est réputée avoir rejeté la demande.

Le demandeur peut introduire un recours contre cette décision, conformément aux lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées par arrêté royal du 12 janvier 1973. Le recours devant le Conseil d'Etat est accompagné, le cas échéant, de l'avis de la commission.

La demande d'avis, doublée d'une demande de reconsidération adressée le même jour à la commune, estrecevable et la Commission est compétente pour en connaître.

. IV. La procédure
Dans sa demande d'avis, le conseil de la demanderesse formule, en ces termes, une demande d'audition : « nous souhaiterions être entendus si vous deviez proposer de prendre un avis qui nous est défavorable ».

La commune de Molenbeek-Saint-Jean a été invitée à faire valoir ses observations, ce qu'elle a fait le 24 décembre 2015. En revanche, aucune audition n'est prévue devant la Commission d'accès aux documents administratifs.

Il convient de rappeler que la Commission n'adopte pas, en la matière, de décision susceptible d'affecter de manière défavorable les intérêts de la demanderesse.

V. L'examen de la demande
1. Selon l'article 5 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes, « le droit de consulter un document administratif d'une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par la présente loi, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie », étant entendu que « pour les documents à caractère personnel, le demandeur doit justifier d'un intérêt ».

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Le « document administratif » est défini par la même loi comme étant « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ».

En l'espèce, la demande d'accès porte sur des documents administratifs dont dispose -ou en tous cas doit disposer - l'autorité administrative à laquelle elle est adressée, puisqu'il s'agit des pièces du dossier administratif d'un acte adopté par cette autorité.

2. La commune de Molenbeek - Saint-Jean ne prétend pas ne pas être en possession des documents administratifs demandés. Elle indique d'ailleurs que le dossier comprend « 2 enquêtes de résidence effectuées par l'agent de quartier, respectivement les 10 février et 7 mars 2014».

Il ressort des pièces déposées devant la Commission, que ce dossier administratif comprend encore, notamment, une déclaration d'absence à l'adresse, effectuée le 31 janvier 2014 par Monsieur Nsumbo Wa Ngombo Tomas, ainsi qu'un échange de correspondance avec le SPF Justice - direction générale des Etablissements pénitentiaires.

3. Dans sa décision de refus, la commune indique qu'elle estime qu' « il s'agit d'éléments internes au dossier qu' [elle] ne diffus[e] pas vers l'extérieur ». Elle n'invoque toutefois aucune des exceptions prévue par la loi, pour refuser la communication jles dpçiiïrfents administratifs dont elle dispose. " »
La Commission n'aperçoit pas quelle exception s'opposerait, en l'espèce, à la communication des documents demandés. Elle rappelle que ces exceptions, limitatives et d'interprétation stricte, se lisent comme il suit :\\
Art 7. de la loi du 12 novembre 1997 précitée
Sans préjudice des autres exceptions établies par la loi, le décret ou l'ordonnance pour des motifs relevant de l'exercice des compétences de l'autorité fédérale, de la Communauté ou de la Région, l'autorité administrative provinciale ou communale peut rejeter une demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif dans la mesure où la demande :\\
1° concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet;
2° concerne un avis ou une opinion communiqués librement et à titre confidentiel à l'autorité;
3° est manifestement abusive;
4° est formulée de façon manifestement trop vague.

4. Le fait que les enquêtes de résidence ont été effectuées par l'agent de quartier n'exonère pas la commune de son obligation de les transmettre, dès lors qu'elle les a en sa possession.

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La demanderesse n'a donc pas à s'adresser à la Commissaire divisionnaire, responsable de la police de proximité. Ce n'est que si l'administration communale n'est pas en possession du document administratif demandé qu'elle doit renvoyer le demandeur vers l'autorité administrative détentrice du document.

CONCLUSION
La Commission est d'avis que la commune de Molenbeek-Saint-Jean doit donner accès au dossier administratif fondant la décision de radiation prise à rencontre de Madame MBUANGIBIATA MEDI Mariama.

La Commission a émis cet avis en sa séance du 11 janvier 2016, sur rapport de Mme Elisabeth WILLEMART.

Etaient présents, M. Michel LEROY, Président, Mme Anne-Françoise VOKAR, Mme Elisabeth WILLEMART, membres, et Mr Michel Boland, secrétaire -adjoint.

t
Secrétaire-adjoint
Président