COMMISSION D’ACCÈS
AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Section Publicité de l’administration
AVIS n° 280
15 avril 2019
Commune – Document existant – Document administratif - Communication
Commission d’accès aux documents administratifs
Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
support.cada@spw.wallonie.be
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RÉGION WALLONNE
COMMISSION D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Séance du 15 avril 2019
Avis n° 280
En cause : Madame X, domiciliée …,
Partie demanderesse,
Contre : La Ville de Mons, Grand-Place 22 à 7000 Mons,
Partie adverse,
Vu l’article 32 de la Constitution ; Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1er ; Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les articles L3231-1 et suivants ; Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ; Vu la demande d’avis datée du 26 mars 2019 ; Vu la demande de reconsidération adressée le même jour à la partie adverse ; Vu l’accusé de réception et la demande d’information adressée le 27 mars 2019; Vu la réponse de la partie adverse en date du 5 mars 2019 ; Objet et recevabilité de la demande La demande initiale du 22 février 2019 porte sur la communication de l’analyse réalisée par la cellule informatique et l’IMIO au sujet de la mise en place d’un système de facilitation d’accès aux dossiers faisant l’objet d’une présentation au conseil communal. La demande initiale et la demande de reconsidération ont été introduites via la plate-forme www.transparencia.be et la partie demanderesse a transmis à la Commission les captures d’écrans de
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ces demandes. Par ce procédé, elle les a valablement authentifiées1. La demande d’avis est donc recevable. L’article L3211-3, 2° du CDLD définit le « document administratif » comme « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ». Toute information dont dispose une autorité administrative constitue donc un « document administratif ». Les documents sollicités sont des documents administratifs au sens de l’article L3211-3, 2° du CDLD. La demande est recevable. Examen de la demande 1. Antécédents Le 1er février 2019, la partie demanderesse écrit ceci :
« Le 22 mai 2018, le Conseil communal adoptait la motion de M. Joos, relative à la facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au Conseil communal par la population (point n° 152) (http://www.mons.be/ma-ville/vie-politique/conseil-communal/ordres_du_jour/2018/pv- 22-mai-2018.pdf). 614 614 / 138 Le 11 mai 2018 Le Collège Communal de la Ville de Mons a l’honneur de vous informer qu’il y aura séance du Conseil communal le 22/05/2018 à 18H00, à l’Hôtel de Ville de Mons, Salon Gothique. Ordre du jour de la séance SEANCE PUBLIQUE Rapporteur : Monsieur DI RUPO Rapporteur : Monsieur MARTIN Rapporteur : Madame HOUDART Rapporteur : Monsieur DARVILLE Cependant, Madame Kapompole a formulé un amendement afin que soit réalisée une analyse de coût de cette proposition. C'est le Collège qui était chargé de mener à bien cette demande. La mesure datant de 8 mois maintenant, je souhaiterais obtenir, par retour d'e-mail, copie de cette étude ».
Le 22 février 2019, après un rappel du 20 février 2019, la partie adverse répond ceci :
« Nous faisons suite à votre demande de recevoir une copie de l'étude portant sur le coût de la mise en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au Conseil communal. Nous pouvons vous répondre que suite à la motion du conseiller communal J. JOOS adoptée en séance du 22 mai 2018, il a été proposé et décidé de publier sur le site de la Ville l'ordre du jour en format PDF et en relation avec chaque point inscrit à l'ordre du jour une synthèse explicative et le projet de décision. Que concernant les modalités permettant aux citoyens d'émettre leurs remarques préalablement au Conseil communal, il a été proposé et décidé que le citoyen puisse adresser un mail au Secrétariat communal, lequel est directement porté à la connaissance de l'ensemble des membres du Collège. Enfin, si c'est cette pratique qui a été mise en place, cela l'a été non pas pour des contraintes budgétaires mais pour des raisons d'impossibilités techniques après une analyse réalisée par la cellule informatique et IMIO ».
Le 26 mars 2019, la partie demanderesse demande que sa requête soit reconsidérée. 1
Voyez les avis n°135, 136 et 137 du 22 mai 2017.
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Le 29 mars 2019, la partie adverse répond que
« l'analyse demandée n'a pas fait l'objet d'un rapport spécifique, il s'agit d'échanges téléphoniques et de mails entre la Cellule informatique et IMIO. Cette dernière spécifiant à la Cellule informatique l'impossibilité technique d'un tel système. Il n'y a dès lors pas d'acte administratif à communiquer. Néanmoins, il nous revient via l'intercommunale IMIO que plusieurs villes ont décidé de financer l’automatisation du transfert des décisions et pièces de iA.délib vers les sites web. Nous n'en savons pas plus pour le moment et sommes dans l'attente d'informations supplémentaires de la part de l'intercommunale. « Nous faisons suite à votre demande de recevoir une copie de l'étude portant sur le coût de la mise en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au Conseil communal ».
Enfin, le 29 mars 2019, la partie demanderesse répond ceci :
« Quelle que soit la forme de cette analyse, avec ou sans rapport final, ma démarche est très claire, et ce depuis le premier courriel que je vous ai envoyé sur ce thème, le 1/02/2019 : je souhaite prendre connaissance de la teneur des échanges entre l'IMIO et les services communaux montois au sujet de la mise en ligne des dossiers préparatoires du conseil communal. Si l'IMIO a spécifié à la Cellule informatique qu'un tel système était impossible techniquement, je souhaite savoir quels sont les arguments qui ont été avancés ».
2. Position de la ville de Mons Comme exposé ci-dessus, la ville de Mons considère qu’il n’y a pas de documents administratifs à communiquer en l’espèce. 3. Position de la CADA Au vu des éléments transmis à la CADA, il apparaît effectivement qu’aucun rapport portant sur le coût de la mise en place d'un système de facilitation d'accès aux dossiers faisant l'objet d'une présentation au Conseil communal n’a été établi. Néanmoins, si une telle analyse existait, elle devrait être communiquée, sous réserve d’une exception légale. La partie demanderesse a pu être induite en erreur lorsque la partie adverse lui a expliqué le 22 février 2019 que « si c'est cette pratique qui a été mise en place, cela l'a été non pas pour des contraintes budgétaires mais pour des raisons d'impossibilités techniques après une analyse réalisée par la cellule informatique et IMIO ». Toutefois, certains échanges de courriels semblent exister entre différents services concernant la possibilité technique de mettre en place ce système de publication préalable des dossiers à débattre devant le conseil communal. Or, le seul fait que ces échanges ne soient pas formalisés dans une étude ou une analyse n’entraîne pas pour autant qu’ils ne pourraient pas être considérés comme des documents administratifs. La partie adverse n’invoque aucune exception qui permettrait de justifier qu’une copie de ces échanges de courriels ne soit pas transmise à l’intéressée. Dès lors, les courriels de la cellule informatique de la ville de Mons du 23 août 2018 et du service de communication de la ville de Mons du 24 août 2018 concernant l’accès aux dossiers du conseil
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communal par les citoyens doivent être transmis, sous réserve d’une exception légale qui serait invoquée par la partie adverse pour occulter une partie de ces échanges de courriels (par exemple, l’identité des agents destinataires et/ou expéditeurs).
La Commission rend l’avis suivant :
Les courriels de la cellule informatique de la ville de Mons du 23 août 2018 et du service de communication de la ville de Mons du 24 août 2018 concernant l’accès aux dossiers du conseil communal par les citoyens doivent être transmis, sous réserve de l’application d’une exception légale. Ainsi délibéré le 15 avril 2019 par la Commission d’accès aux documents administratifs composée de Mesdames MICHIELS, présidente, GRAVAR et DREZE, membres effectives, et de Monsieur CHOME, membre suppléant et rapporteur.
La Secrétaire, La Présidente,
F. JOURETZ V. MICHIELS
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