COMMISSION D’ACCÈS
      AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
       Section Publicité de l’administration
                              AVIS n° 278
                               6 mai 2019

Commune – Organigramme des services communaux – Vie privée – PV des

     collèges communaux- Appels d’offres - Communication
                Commission d’accès aux documents administratifs
                         Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
                            Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
                            support.cada@spw.wallonie.be

                                          RÉGION WALLONNE
                   COMMISSION D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
                                        Séance du 6 mai 2019
                                                  Avis n°278

Vu l’article 32 de la Constitution ; Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 1er ; Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les articles L3231-1 et suivants, spécialement l’article L3231-5, §2 du CDLD qui prévoit que la Commission peut être consultée par une autorité administrative communale ; Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la Commission d’accès aux documents administratifs ; Vu le courriel en date du 19 mars 2019 signé par le Directeur général et le Bourgmestre de la commune de Court-Saint-Etienne par lequel cette dernière consulte la Commission, suite à une demande d’une conseillère communale de lui communiquer les éléments suivants :

   1) Le cadre complet du personnel avec les noms des personnes qui le composent, l’intitulé précis
       de leur fonction, les coordonnées téléphoniques, les adresses e-mail, les dates d’engagement
       et de sorties éventuelles, ainsi que les statuts barémiques et salariaux des agents
   2) Les PV du Collège depuis le mois de janvier 2019
   3) Concernant les marchés publics de service, les appels d’offres qui ont été lancés par la
       commune à des avocats et/ou à des notaires pour des missions actuellement en cours.
                             La Commission rend l’avis suivant :

A titre liminaire, il convient de rappeler que la finalité de la demande et l’usage qui sera fait de documents administratifs obtenus dans le cadre de la publicité passive ne constituent pas des conditions d’accès à ces documents, de sorte que la commune ne doit pas connaître les motifs qui fondent la demande. La seule restriction imposée à leur utilisation, au regard de la publicité de l’administration, figure à l’article L3231-7 du CDLD qui prévoit qu’ils ne peuvent être ni diffusés, ni utilisés à des fins commerciales. La Commission a été saisie de plusieurs demandes d’avis portant sur le même objet et qui ont été examinées concomitamment :

                               Commission d’accès aux documents administratifs
                                         Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
                                            Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
                                            support.cada@spw.wallonie.be

   1) Sur l’organigramme du personnel de la commune

Il est renvoyé à l’avis n° 284.

   2) Sur les PV du collège communal depuis janvier 2019

L’article L1123-20 du CDLD dispose que Conformément à l’article 104, alinéa 3 de la nouvelle loi communale, les réunions du collège communal ne sont pas publiques. Seules les décisions sont actées au procès-verbal et au registre des délibérations visés à l’article L1132-1: elles sont seules susceptibles d’avoir des effets de droit. Aucun article du CDLD n’interdit la communication des PV des collèges communaux, lesquels se limitent à acter les décisions prises. Dans la mesure où il s’agit de documents administratifs au sens de la législation sur la publicité de l’administration, ils doivent être communiqués à la demanderesse, dès qu’ils sont finalisés, sous réserve d’une occultation des données devant être soustraites à la publicité en raison d’une exception légale (par exemple, l’atteinte à la vie privée). Si de tels PV doivent être communiqués en principe, une telle demande, dans certaines circonstances1, peut s’avérer abusive. Pour le surplus, il est renvoyé à l’avis n° 288.

   3) Sur les appels d’offres qui ont été lancés par la commune à des avocats et/ou à des notaires

Il est renvoyé à l’avis n° 285. Ainsi délibéré le 6 mai 2019 par la Commission d’accès aux documents administratifs composée de Mesdames MICHIELS, Présidente et rapporteur, ROSOUX, présidente suppléante, et GRAVAR, membre effective.

                  La Secrétaire,                                                 La Présidente,
                   F. JOURETZ                                                     V. MICHIELS

1 Voy. Avis n°266 du 18 mars 2019.

                                 Commission d’accès aux documents administratifs
                                          Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
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                                             support.cada@spw.wallonie.be

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          Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
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