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                      COMMISSION D’ACCÈS
             AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
              Section publicité de l’administration
                                AVIS n° 181
                               19 mars 2018
 RW – Ministre des pouvoirs locaux – Province- Consultation – Rétribution de la
communication de documents administratifs - Notion de prix coûtant- Exclusion
                            des frais de personnel

                                           RÉGION WALLONNE
                     COMMISSION D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
                                       Séance du 19 mars 2018
                                                Avis n° 181
                   Consultation du Ministre des pouvoirs locaux de la Région wallonne
Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8, § 3 ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la
Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant les modèles de documents à utiliser et le
montant de la rétribution à réclamer en exécution du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de
l’administration ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment l’article L3231-9 ;
Vu la demande d’avis du 5 février 2018 du Ministre des pouvoirs locaux de la Région wallonne ;
Vu l’accusé de réception adressé le 6 février 2018 au demandeur ;
La présente consultation fait suite à une demande d’avis émanant de la province du Brabant wallon
relative à la rétribution en cas de publicité passive. Plus précisément, l’avis de la Commission est
sollicité sur les points suivants :
-Quelle est la position de la CADA concernant la notion de prix coûtant et sur la possibilité d’inclure les
frais du personnel ?
-Cette position est-elle identique face à un document dont le contenu est relatif à une information
environnementale ?
-Le même raisonnement doit-il être appliqué à une rétribution provinciale, étant donné que le décret du
30 mars 1995 n’est pas applicable aux provinces ?
-Quel est l’impact concret de l’arrêt de la Cour de Justice de l’Union européenne du 6 octobre 2015 sur
la notion de prix coûtant et sur la position de la CADA ?

                                                  La Commission rend l’avis suivant :
1. Le Livre II du Code de la Démocratie locale et de la décentralisation, relatif à la publicité de
l’administration, est applicable aux autorités provinciales.
L’article L3231-9 de ce Code dispose que « la délivrance d’une copie d’un document administratif peut
être soumise au paiement d’une rétribution dont le montant est fixé par le Conseil provincial ou
communal. Les rétributions éventuellement demandées pour la délivrance de la copie ne peuvent en
aucun cas excéder le prix coûtant ». Dans le cadre de l’habilitation dont il dispose, le Conseil provincial
peut donc fixer le montant des rétributions. Cependant, ce montant ne peut être déraisonnable et
prohibitif à l’accès aux documents administratifs, sous peine d’annulation par le Conseil d’Etat,
voir en ce sens son arrêt n° 112.495 du 12 novembre 2002 dont est tiré l’extrait suivant :
       « (Considérant …) que les travaux préparatoires de la loi du 12 novembre 19971 confortent le sens
       premier du texte, en ce qu’ils mettent en évidence que la rétribution concernée doit être
       raisonnable et ne peut être prohibitive, sous peine de faire obstacle à l’exercice effectif du droit
       d’accès aux documents administratifs, et que la possibilité de demander une rétribution vise
       uniquement à prévenir et à combattre les abus (Doc. parl. Chambre, s. 1996-1997, n/ 871/1, p. 12
       et n/ 871/5, p. 15); que le montant de la rétribution doit ainsi correspondre à celui qui est
       réellement pris en charge par la commune et plus particulièrement au prix coûtant de la copie, en
       sorte qu’il est exclu de faire supporter par les citoyens qui demandent des copies, des frais que la
       commune aurait dû supporter même en l’absence de toute demande de copie, tels que les
       traitements du personnel communal ou des coûts liés aux bâtiments; qu’il en va d’autant plus ainsi
       qu'en vertu de l'article 173 de la Constitution, d'autres rétributions que des impôts ne peuvent être
       exigées des citoyens au profit des communes que dans les cas formellement prévus par la loi, et
       qu'en l'espèce la loi du 12 novembre 1997, en son article 13, n’autorise les communes qu’à établir
       des rétributions pour la «délivrance de copies» de documents, et non pas en raison de
       l’accomplissement d’opérations administratives dans le cadre de la demande de copies; qu'il
       appartient dès lors au conseil communal, lorsqu'il fixe le montant de la rétribution concernée, de
       calculer exactement le prix de revient dont il s'agit; qu'en l'espèce, si le règlement-redevance
       attaqué fixe la rétribution à 20 francs par copie, soit un quadruplement par rapport au régime du
       règlement du 27 février 1995, il ne ressort cependant pas du dossier administratif que ce montant
       aurait été fixé sur la base d'un calcul effectué par le conseil communal, ni à tout le moins que ce
       montant correspondrait au prix coûtant d’une photocopie; qu’en effet, la motivation de la
       délibération du conseil communal ayant adopté le règlement-redevance attaqué se borne, sur un
       plan général, à souligner que «la délivrance de copies ou de photocopies de documents génère non
       seulement des frais logistiques (papier, encre, usure mécanique, entretien, électricité, etc) mais,
       surtout, nécessite l’intervention du personnel communal et que le prix des copies doit être adapté
       en tenant compte du coût total qu’elles occasionnent»;… »
A cet égard, le Conseil provincial pourrait s’inspirer des montants fixés à l’article 3 de l’arrêté du
Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant les modèles de documents à utiliser et le montant de la
rétribution à réclamer en exécution du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’administration
et de l’article D.13 du Code de l’environnement qui dispose que « le prix éventuellement réclamé pour
la délivrance de l'information ne peut dépasser le coût du support de l'information et de sa
communication ».
1
  Loi relative à la publicité de l’administration dans les provinces et les communes.

La Commission est d’avis que « le prix coûtant » visé par l’article L3231-9 du CDLD comprend le prix de
revient de la copie, à savoir le coût du papier, l’amortissement et l’entretien de la photocopieuse et, le
cas échéant, les frais d’envoi, à l’exclusion des frais de personnel, des frais de recherche des
documents et, enfin, des coûts liés aux bâtiments, ces frais étant inhérents au fonctionnement du
service public et à l’obligation de publicité passive qui incombe aux provinces.
L’extrait des travaux préparatoires cité par la province du Brabant wallon dans sa demande d’avis vise
une situation « extrême » dans laquelle « des engagements à temps plein seraient nécessités par la
multitude des demandes d’accès aux documents administratifs ». Cela ne semble pas être le cas de la
province en cause qui fait référence à « trois demandes de publicité particulièrement lourdes en
moins d’un mois », ce qui n’est pas représentatif de sa situation sur toute une année.
2. La CADA wallonne n’est pas compétente pour rendre un avis qui concerne des documents de nature
environnementale2.
3. L’arrêt du 6 octobre 2015 de la Cour de Justice de l’Union européenne (C-71/14) concerne des
informations environnementales. Cet arrêt interprète l’article 5, § 2, de la directive 2003/4/CE du
Parlement européen et du Conseil du 18 janvier 2003 concernant l’accès du public à l’information en
matière d’environnement selon lequel « les autorités publiques peuvent subordonner la mise à
disposition (…) au paiement d’une redevance (...) ». La simple possibilité reconnue par la directive ne
peut imposer aux Etats membres d’inclure dans la redevance exigible sur son territoire l’ensemble de
ce qui est considéré par la Cour comme pouvant constituer une redevance. Cet arrêt, qui rappelle la
nécessité de prévoir un montant raisonnable, n’est donc pas de nature à modifier l’interprétation de la
Commission en ce qui concerne les documents qui sont de sa compétence.
Ainsi délibéré le 19 mars 2018 par la Commission d’accès aux documents administratifs composée de
Mesdames MICHIELS, Présidente et rapporteur, GRAVAR et DREZE, membres effectifs, et de Monsieur
LEVAUX, membre effectif.
                              La Secrétaire,                             La Présidente,
                          F. JOURETZ                                           V. MICHIELS
2
  Pour connaître la position de la Commission de recours pour l’accès à des informations environnementales
(CRAIE), compétente en la matière, voy. sa décision n° 782 du 14 juin 2016.