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COMMISSION D’ACCÈS
AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Section Publicité de l’administration
AVIS n°279
15 avril 2019
Commune – Consultation – Organisations syndicales – Document à caractère
personnel - Vie privée – Autorité de protection des données
Commission d’accès aux documents administratifs
Place de la Wallonie, 1 – 5100 Jambes
Secrétariat – Tél. : 081/33 38 19
support.cada@spw.wallonie.be
RÉGION WALLONNE
COMMISSION D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Séance du 15 avril 2019
Avis n°279
Consultation de la Commune de Ramillies
Vu l’article 32 de la Constitution ;
Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’Administration, l’article 8 §3 ;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, l’article L3231-5, § 2 ;
Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant la composition et le fonctionnement de la
Commission d’accès aux documents administratifs ;
Vu la consultation datée du 18 mars 2019 ;
La présente consultation fait suite à une demande émanant de la Commune de Ramillies par rapport
au bien-fondé de deux demandes de transmission de documents contenant des données à caractère
personnel qui lui ont été adressées par des organisations syndicales. Ces demandes concernent plus
précisément la transmission de documents collectifs intitulés « annexes 50 et 51 » reprenant les
données concernant le personnel de l’école communale de Ramillies. Ces annexes sont des documents
prévus par la circulaire administrative de rentrée 6746 du 10 Juillet 2018 de la Fédération Wallonie-
Bruxelles et ont pour finalité de renseigner la répartition des membres du personnel enseignant
préscolaire et primaire, d’une part (annexe 50), et la répartition des membres du personnel autre
qu’instituteur primaire et maternel, d’autre part (annexe 51).
La Commission rend l’avis suivant :
1. Documents administratifs à caractère personnel
L’article L3231-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation instaure le droit de
consulter un document administratif émanant d’une autorité administrative provinciale ou
communale et de recevoir copie du document.
En l’occurrence, les documents dont la transmission est sollicitée constituent bien des documents
administratifs au sens de la réglementation.
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Par ailleurs, pour les documents à caractère personnel, le CDLD prévoit que le demandeur doit justifier
d’un intérêt. Il s’agit d’une condition de recevabilité de la demande d’accès. La notion de « document à
caractère personnel » est définie comme un document administratif comportant une appréciation ou
un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable,
ou la description d’un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à
cette personne (article L3211-3, 3° du CDLD).
Il convient, par conséquent, de vérifier si les annexes 50 et 51 peuvent être qualifiées de documents à
caractère personnel au sens de la règlementation relative à la publicité de l’administration. La lecture
du chapitre 5 de la circulaire administrative de rentrée précitée et l’exemple d’annexe 51 transmis par
la commune ne semblent pas contenir de mention rencontrant la notion de document à caractère
personnel telle que définie ci-dessus. En tout état de cause, en leur qualité d’organisation syndicale,
les demandeurs justifient d’un intérêt fonctionnel, lié à leur statut syndical. A cet égard, il a été admis
que l’’intérêt requis n’est pas nécessairement un intérêt personnel (avis n° 268 du 12 avril 2019).
Il est utile de rappeler que le document à caractère personnel ne se confond pas avec un document
contenant des informations relevant de la vie privée : dès lors que les documents demandés ne
constituent pas des documents à caractère personnel, le demandeur ne doit pas justifier d’un intérêt,
cela ne signifie toutefois pas que le demandeur a un droit d’accès aux documents sollicités, les
documents pouvant contenir des informations portant atteinte à la vie privée.
2. Exception fondée sur le respect de la vie privée
L’article 6, § 2, 1° du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l’administration consacre une
exception fondée sur le respect de la vie privée. Il prévoit que l’autorité administrative peut rejeter
une demande de consultation, d’explication ou de communication sous forme de copie si la
publication du document administratif porte atteinte à la vie privée, sauf les exceptions prévues par la
loi.
En l’occurrence, la Commission relève que les annexes 50 et 51 dont la communication est sollicitée
par les organisations syndicales sur la base de l’article 32 de la Constitution et sur la base de la
législation en matière d’accès aux documents administratifs sont des documents collectifs prévus par
la circulaire ministérielle et visant à communiquer, à la Direction déconcentrée de chaque
établissement, les données concernant l’ensemble des membres du personnel enseignant en fonction
au 1er octobre de l’années scolaire donnée, en ce compris ceux qui sont éloignés momentanément de
leur fonction pour cause de maladie, d’interruption de carrière, …
Ces documents, au vu des exemples transmis, contiennent effectivement des données relevant de la
vie privée, en ce qu’ils reprennent la liste nominative des enseignants et du personnel exerçant une
fonction dans l’établissement, ainsi que différentes données liées à ces personnes (date de naissance,
position administrative, priorité éventuelle, …).
Les documents sollicités ne peuvent dès lors pas être transmis, même partiellement, dans la mesure
où l’occultation des données susceptibles de porter atteinte à la vie privée viderait le document de son
contenu.
L’autorité administrative devrait donc, en application notamment de l’article 6, §2, 1° du décret du 30
mars 1995, rejeter la demande sur la base du respect de la vie privée.
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Néanmoins, une communication de telles données reste possible si les intéressés donnent leur
consentement ou encore lorsqu’elle est rendue nécessaire par l’intérêt légitime poursuivi par « le
responsable du traitement » au sens du RGPD. Il appartient à la commune, et dans le doute, à
l’Autorité de contrôle des données d’apprécier la légitimité et la proportionnalité du traitement qui
consiste à communiquer à une organisation syndicale les informations visées par la présente
demande. En l’occurrence, l’Autorité de contrôle des données s’est déjà prononcée, dans le cas
d’espèce, précisément sur cette question, au regard du statut syndical et du règlement général sur la
protection des données1. Il est dès lors renvoyé à cet avis.
Ainsi délibéré le 15 avril 2019 par la Commission d’accès aux documents administratifs composée de
Mesdames MICHIELS, Présidente, GRAVAR, membre effectif, DREZE, membre effectif et rapporteur, et
de Monsieur CHOME, membre suppléant.
La Secrétaire, La Présidente,
F. JOURETZ V. MICHIELS
1
Cf. analyse de l’Autorité de protection des données datée du 14 février 2019.
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