Commission d'accès aux documents administratifs de la Région de Bruxelles-Capitale Avis n°154.16 Demande d'avis de la Commune de Saint-Gilles sur la base de l'article 9, § 2 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes En cause : Commune de Saint-Gilles 1. L'objet de la demande Par fax et par courrier recommandé daté du 7 novembre 2016, le département des affaires juridiques de la Commune de Saint-Gilles saisit la Commission d'une demande d'avis suite aux demandes émises via la plate-forme informatique « transparencia.be » d'accéder à certains documents administratifs. 2. La recevabilité de la demande L'article 9, § 2 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes dispose, pour la Région de Bruxelles-Capitale:\\ « La commission peut également être consultée par une autorité administrative provinciale ou communale ». La demande est donc recevable. 3. Examen de la demande La plate-forme informatique « transparencia.be » a été lancée le 20 octobre 2016. C'est dans le cadre de la mise en uvre de cette plate-forme que la Commune de Saint-Gilles (à l'instar des 18 autres communes bruxelloises) a été saisie de trois demandes de communication, à savoir :\\ - les asbl subsidiées en cohésion sociale, - les mandats désignés par le Conseil communal, Š les registres de sécurité dans les écoles. En ce qui concerne particulièrement la demande relative aux registres de sécurité dans les écoles, le demandeur souhaite précisément se voir communiquer :\\ - le dernier inventaire amiante de chaque bâtiment, - le programme de gestion des risques d'exposition à cet amiante, 1/3 - le registre de sécurité incendie, - les registres de conformité gaz et électricité. La commune s'interroge sur l'opportunité de répondre favorablement ou non à cette demande, sachant que le délai pour le faire est très court (30 jours à compter de la réception de la demande). Le courrier ne précise pas la date de la demande relative aux registres de sécurité dans les écoles. La Commune de Saint-Gilles expose dans son courrier à la Commission qu'il lui semble que la demande pourrait être interprétée à la lumière de l'article 7 de la loi du 12 novembre 1997 et de l'article 10, § 3 de l'ordonnance du 30 mars 1995 relative à la publicité de l'administration comme une demande qui :\\ * concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet, = concerne un avis ou une opinion communiqués librement et à titre confidentiel à l'autorité, - est manifestement abusive, - est formulée de façon manifestement trop vague. La Commune de Saint-Gilles ne développe pas en quoi la demande relative aux registres de sécurité dans les écoles pourrait constituer une de ces quatre hypothèses de refus. Par ailleurs, la Commission note que la Commune de Saint-Gilles ne choisit pas une ou plusieurs des exceptions consacrées à l'article 7 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes. 4. Avis:\\ En l'absence de développement d'un ou des motifs de refus par la commune, la Commission estime que la demande ayant trait aux registres de sécurité dans les écoles comme définis dans la demande ne semble pas rencontrer une des quatre hypothèses de refus. De ce qui ressort du courrier de la commune, cela semble être d'abord un problème de compilation des documents demandés dû au volume et aux délais prescrits. Si c'est un problème de délai, la Commission préconise donc d'appliquer l'article 7, troisième alinéa, de la loi du 12 novembre 1997 qui stipule ceci : «L'autorité administrative provinciale ou communale qui ne peut réserver de suite immédiate à une demande de publicité ou qui la rejette communique dans un délai de trente jours de la réception de la demande les motifs de l'ajournement ou du rejet. Et cas d'ajournement, le délai ne pourra jamais être prolongé de plus de quinze jours ». Selon l'option choisie par la commune, il conviendra qu'elle motive l'ajournement ou le rejet. Si la commune entend refuser entièrement ou partiellement l'accès à un document administratif, il lui appartient de motiver ce refus sur la base des exceptions prévues à l'article 7 de la loi du 12 novembre 1997 précitée. 2/3 Avis donné le 24 novembre 2016 par la Commission d'accès aux documents administratifs de la Région de Bruxelles-Capitale, sur rapport de Madame Anne-Françoise Vokar. Etaient présents, Monsieur Michel Leroy, Président, Monsieur et Mesdames V. Goret, L. Therry, A.-F. Vokar, E. Willemart et F. Eggermont, membres, et Mme M. Kahn, secrétaire f.f. La Secrétaire f.f. Le Président M. KAHN M. LEROY 3/3