r
1
Gewestelijke commissic voor de toegang tôt bestuursdocnmenten van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest
Advies nr. 127/2016
Beroep gesteund op artikel 20 van de Ordonnantie van 30 maart 1995 'betreffende de openbaarheid van bestuur' (hiema; de "Ordonnantie")
inzake: Monica De Jonge, wonende te Amblèvestraat 20, 1160 Brussel, voor wie optreedt Meester Th. Eyskens
tegen: Actiris, dit is de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling, zoals gereglementeerd door de Ordonnantie van 18 januari 2001 'houdende organisatie en werking van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling'
Voorwcrp van de aanvraag en feiteliike voorgaanden
l.LMevrouw M. De Jonge is directeur-diensthoofd A4 en mandaathouder bij Actiris, Directie Onafhankelijke Diensten (Territoriaal Pact en Observatorium). Bij beslissing van 17 maart 2016 van de Evaluatiecômmissie van de mandaathouders ION Actiris verkreeg zij een ongunstige evaluatie naar aanleiding van het met haar gevoerde evaluatiegesprek ter beoordeling van de uitoefening van haar mandaat. De ongunstige evaluatie werd haar meegedeeld op 14 april 2016. Omdat zij de uitoefening van een administratief beroep tegen deze beslissing overweegt, werd met een brief van 15 april 2016 gericht aan de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (hierna: de "GOB") gevraagd "per kerende het administratief dossier van deze negatieve evaluatie over te maken, dit wil zeggen aile stukken en adviezen op grond waarvan de negatieve evaluatie is genomen".
1.2. Bij e-mail van 18 april 2016 deelt mevrouw De Schuiteneer, attaché bij de GOB mee dat enkel het proces-verbaal van de evaluatie van mevrouw De Jonge wordt meegedeeld en verzoekt zij om "te preciseren welke documenten u exact nodig heefC.
1.3. Bij e-mail van 18 april 2016 antwoordt de raadsman van verzoekster dat het verzoek duidelijk is geformuleerd "ni om mij het administratief dossier van deze negatieve evaluatie over te maken, dit wil zeggen aile stukken en adviezen op grond waarvan deze negatieve evaluatie is genomen" .
2
1.4. Diezelfde dag ontvangt de raadsman van verzoekster een e-mail van mevrouw Binon gericht aan zowel mevrouw De Schuiteneer als hemzelf, waarin onder meer wordt gesteld: "[...] Donc envoyons lui: en plus du rapport d'entretien qui lui a été envoyé: l'avis du DG, l'avis de la ministre. + si tu l'as Mélissa, envoie la grille d'évaluation mais vérifie d'abord que ce que tu as indiqué dedans est « politiquement correct » [...] Si ce n 'est pas le cas il faudrait la communiquer quand-même mais en la recopiant pour enlever de la grille ce qui est formulé « touchy ». Et il faut lui préciser que la commission d'évaluation remet un avis basé sur le rapport d'activités du mandataire, sur la présentation que le mandataire en fait pendant son entretien et sur la qualité des réponses fournies aux questions posées par les membres pendant l'entretien d'évaluation [...]».
1.5. Bij e-mail van 19 april 2016 ontvangt de raadsman van verzoekster meerdere stukken en adviezen doch niet het evaluatierooster ("grille d'évaluation") vermeld in punt 1 A.
1.6. Bij e-mail van diezelfde dag verzoekt de raadsman van veizoekstei hem het evaluatierooster over te maken.
1.7. Nog bij een e-mail van 19 april 2016, antwoordt mevrouw De Schuiteneer: "Dit is een voorbereidend document dat geen deel uitmaakt van het qfficiële dossier. Het is enkel een document voor intern gebruik, waar de secretaris zijn/haar kladnotities op maakt. Dit wordt niet gevalideerd door de evaluatiecommissie en is een persoonlijk hulpmiddel dat aangewend wordt voor het opstellen van het qfficiële PV. Dit PV wordt uiteraard wel gevalideerd door de evaluatiecommissie en is bijgevolg het enige officiële verslag van de evaluatie (en heb ik u reeds overgemaakt). Bijgevolg wordt het notitierooster in geen geval verspreid".
Dit is de weigeringsbeslissing waarop het verzoek om advies (cfr. punt 1.8.) betrekking heeft.
1.8. Verzoekster betwist die weigeringsbeslissing en haar raadsman verzoekt met een aangetekende brief van 20 april 2016 de Gewestelijke Commissie voor de Toegang tôt Bestuursdocumenten (hierna: de "Commissie") om over het verzoek en de weigering een advies ter kennis te brengen van de GOB en hemzelf. Verzoekster leidt uit het in punt 1.7. aangehaalde antwoord af dat het notitie- of evaluatierooster bestaat doch dat mevrouw De Schuiteneer, "in tegenstelling tôt mevrouw Binon, niet van mening is dat het stuk kan worden overgemaakt". In het verzoek om advies wordt voorts verwezen naar artikel 3, 2°, van de Ordonnantie, gelezen in samenhang met de artikelen 8 en 10 ervan. Verzoekster oordeelt dat het gevraagde notitie- of evaluatierooster een bestuursdocument is, het onduidelijk is op welke uitzonderingsgrond, die overigens strikt moeten worden geïnterpreteerd, de bestreden weigering is gesteund, de Ordonnantie geen uitzonderingsgrond bevat die maakt dat "een voorbereidend document", een "document voor intern gebruik" of "kladnotities" aan principiële openbaarheid ontsnappen doch dat het integendeel een afgewerkt en volledig document betreft en dat in zoverre het
3
bestuursdocument mogelijk "politiek niet correcte informatie " bevat het daarom "nog niet tôt een misvatting aanleiding kan geven. Het tegendeel is correct".
Ontvankeliikhcid van het beroepsschrift
2.1. In het verzoek om advies aan de Commissie vermeldt de raadsman van verzoekster dat hij tegehjkertijd met het verzoek om advies een verzoek tôt heroverweging heeft gericht aan de GOB, zoals artikel 20 van de Ordonnantie vereist.
Mevrouw D. Binon van de GOB heeft op 6 mei 2016 aan de Commissie een document overgemaakt met elementen van antwoord betreffende het verzoek om openbaarheid vanwege verzoekster's raadsman in het kader van het beroep van Mevrouw Monica De Jonge ingevolge haar ongunstige evaluatie als titularis van een mandaat. In dat document wordt niet beweerd het verzoek tôt heroverweging niet ontvangen te hebben
2.2. De Commissie acht het verzoek bijgevolg ontvankelijk.
Onderzoekten gronde
3.1. Op 19 april 2016 wordt verzoekster de openbaarheid geweigerd van het door haar gevraagde evaluatierooster. De weigering wordt als volgt gemotiveerd: "Dit is een voorbereidend document dat geen deeî uitmaakt van het qfficiële dossier. Het is enkeî een document voor intern gebruik, waar de secretaris zijn/haar kladnotities op maakt. Dit wordt niet gevalideerd door de evaluatiecommissie en is een persoonlijk hulpmiddel dat aangewend wordt voor het opstellen van het qfficiële PV. Dit PV wordt uiteraard wel gevalideerd door de evaluatiecommissie en is bijgevolg het enige qfficiële verslag van de evaluatie (en heb ik u reeds overgemaakt). Bijgevolg wordt het notitierooster in geen geval verspreiâ\
De GOB heeft, samen met de elementen van antwoord, op 6 mei 2016 aan de Commissie, bij wijze van voorbeeld, een niet-ingevuld, dit is een blanco, afschrift van een dergelijk evaluatierooster ("grille d'appréciation") overgemaakt. Uit dat naar aanleiding van een evaluatie in te vullen document blijkt dat de uitoefening van het mandaat door de mandaathouder wordt getoetst aan vijf "verwachte competenties", evenals aan tien "strategische doelstellingen". In het rooster wordt tevens melding gemaakt van een rubriek "andere door de mandaathouder genomen initiatieven (anderé doelstellingen)". Er is tevens een rubriek voorzien getiteld "algemene beoordeling", een rubriek "Contextuele elementen", een rubriek "Conformiteit van het activiteitenrapport" en vervolgens een eindrubriek waarbij de beoordeling moet worden aangekruist namelijk "gunstig", "voldoende" of "ongunstig". De GOB heeft nog aan de Commissie meegedeeld dat het een door de secretariaatspool van de evaluatiecommissie opgesteld en "facultatief te gebruiken ("à usage facultatif) document betreft dat er enkel toe strekt een hulpmiddel te zijn bij het nemen van notities door het secretariaat tijdens het evaluatieonderhoud. Enkel het evaluatierapport, opgesteld door de evaluatiecommissie betreft een door die commissie gevalideerd document. Het
4
evaluatierooster maakt volgens het door mevrouw Binon verstrekte antwoord om die reden geen deel uit van het evaluatiedossier en wordt systematisch vernietigd ("systématiquement détruit") nadat de evaluatiecommissie het evaluatierapport heeft gevalideerd.
3.2. Uit de hiervoor aangehaalde motieven waarop de weigeringsbeslissing is gesteund en waarop de Commissie vermag acht te slaan, kan niet worden afgeleid dat op het ogenblik van haar (initiële) verzoek om openbaarheid het op verzoekster betrekking hebbende, ingevulde evaluatierooster niet zou hebben bestaan Het tegendeel lijkt veeleer het geval te zijn, wat steun vindt zowel in de gewraakte weigeringsbeslissing ("Dit is een voorbereidend document dat geen deel uitmaakt van het officiële dossier''') als in het met de raadsman van verzoekster gevoerde e-mailverkeer, inzonderheid de e-mail van 18 april 2016 vermeld in punt 1.4.
Bovendien blijkt - nog daargelaten de vraag of het bedoelde evaluatierooster waarop het evaluatierapport mede lijkt te zijn gesteund, deel uitmaakt of moet uitmaken van het "evaluatiedossier" of van het "administratief dossier" -, dat verzoekster's raadsman zodra hij kennis kreeg van het op verzoekster betrekking hebbende evaluatierooster, nog dezelfde dag op 18 april 2016 uitdrukkelijk heeft verzocht om er een afschrift van te bekomen, wat hem op 19 april 2016 werd geweigerd.
3.3. In zoverre het op verzoekster betrekking hebbende, ingevulde evaluatierooster op het ogenblik van haar verzoek om openbaarheid ervan bestond, dient het te worden beschouwd als een bestuursdocument in de zin van artikel 3, 2°, van de Ordonnantie dat principieel aan openbaarheid onderworpen is.
Het gegeven dat het document een voorbereidend of intern document is, ontneemt eraan niet het karakter van bestuursdocument in de zin van artikel 3, 2°, van de Ordonnantie.
Verzoekster doet bovendien bhjken van het in artikel 8, laatste lid, van de Ordonnantie bedoelde belang om een afschrift van een document van persoonlijke aard in de zin van artikel 3,3°, van diezelfde Ordonnantie dat op haar betrekking heeft, te ontvangen.
3.4. Opdat een beroep kan worden gedaan op de uitzonderingsgrond vermeld in artikel 10, § 3, 1°, van de Ordonnantie om inzage in of afschrift van een bestuursdocument te weigeren, is vereist dat het document (1.) niet af of onvolledig is en (dit is cumulatief) (2.) tôt misvatting aanleiding kan geven. Er blijkt niet dat het document "niet af' of "onvolledig" is. Het feit dat een document een voorbereidend document is, doet evenmin aan die vaststelling af. De vraag of het tôt niisvatting aanleiding kan geven, moet in die omstandigheden met worden onderzocht.
De Commissie merkt evenwel op dat in de mate het gevraagde document infonnatie zou bevatten waarbij afbreuk wordt gedaan aan het geheim van de beraadslaging van de evaluatiecommissie omdat daarin gewag wordt gemaakt van het individuele standpunt van de onderscheiden leden van die evaluatiecommissie, de desbetreffende infonnatie uit het document, moet worden weggelaten (cfr. artikel 10, § 2, 3°, van de Ordonnantie). Dergelijke weigeringsgrond kan echter slechts worden ingeroepen in de mate dat bij openbaarmaking het geheim van de beraadslaging wordt geschonden hetgeen een onderzoek door de
5
administratieve overheid in concreto vereist De Commissie wijst in dat verband nog op het vereiste van de gedeeltelijke openbaarmaking bedoeld in artikel 11 van de Ordonnantie: wanneer met toepassing van een in artikel 10 vermelde uitzonderingsgrond, een bestuursdocument voor een deel aan de openbaarheid moet worden onttrokken, moet de inzage of de mededeling in afschrift van het overige deel van het bestuursdocument, worden toegestaan.
3.5. Tôt slot, in de mate het op verzoekster betrekking hebbende evaluatierooster inmiddels met langer zou bestaan omdat het - terecht of ten onrechte - zou zijn "vernietigd", heeft de GOB op grond van de Ordonnantie geen plient om het document opnieuw aan te maken.
Het verzoek om advies ingediend op 20 april 2016, is ontvankelijk.
De Commissie adviseert dat het op verzoekster betrekking hebbende ingevulde evaluatieroosster, in zoverre het niet is vernietigd, aan haar wordt overgemaakt met inachtneming van hetgeen in punten 3.4. en 3.5 wordt vermeld.
De Commissie verleend haar advies op verslag van mevr. K. Leus in haar vergadering van 19 mei 2016, in aanwezigheid van de heer M. Leroy, Voorzitter, de dames K. Leus en V. Goret, ], Leden en M-A t'Kint, wnd. Secretaris.
De wnd. Secretaris De Voorzitter
Advies
M-A. t'Kint