Dossier n° 70/13 Commission régionale d'accès aux documents administratifs DÉCISION Recours fondé sur l'article 15 de l'ordonnance du 18 mars 2004 sur l'accès à l'information relative à l'environnement dans la Région de Bruxelles-Capitale (art 20bis de l'ordonnance du 30 mars 1995 relative à la publicité de l'administration) I. Objet de la demande La demande a été introduite par la S.A. MOB1STAR, dont le siège social est situé avenue du Bourget, 3 à 1140 Bruxelles, par un courrier recommandé du 6 février 2013. Elle vise à faire ordonner à l'administration communale d'Etterbeek de communiquer aux conseils de la requérante (Mes M. DELNOY et A. PIRSON), par courrier papier ou électronique, une semaine avant l'audition devant le Collège d'environnement fixée à la date du 18 février 2013, les documents suivants:\\ « - l'ensemble des correspondances échangées entre la commune d'Etterbeek et l'I.B.G.E. dans le cadre de l'instruction du dossier visé en objet. Nous visons particulièrement le courrier de transmission du dossier de demande du 10 octobre 2012 et la demande, par la commune d'Etterbeek, qui l'aurait précédée; le courrier de transmission à Vl.B.G.E. par l'administration communale des résultats de l'enquête publique qui se serait tenue du 17 octobre au 31 octobre 2012 ainsi que le courrier par lequel l'I.B.G.E. a transmis à l'administration communale le permis en cause; - les annexes au recours introduit par la commune d'Etterbeek devant le collège d'environnement, en ce compris le(s) reportage(s) photographique(s) en couleur; - l'avis d'enquête publique réalisée sur le territoire de la commune d'Etterbeek, les réclamations et pétitions y déposées ainsi que les procès-verbaux y relatifs ; - l'avis sur le bien-fondé de la demande de Mobistar, transmis par la commune d'Etterbeek à l'I.B.G.E. ainsi que son courrier de transmission ; - toute correspondance qui aurait été échangée entre la commune d'Etterbeek et la commune de Woluwe Saint-Pierre dans le cadre de l'instruction de la demande visée en objet ». II. Les faits et la procédure 1. Le 28 décembre 2012, les conseils de la requérante adressent à la commune d'Etterbeek une demande d'accès à l'information environnementale, dans le cadre d'un recours formé par elle contre un permis d'environnement délivré par l'I.B.G.E., relatif à des antennes émettrices sises avenue de Tervueren, 149, à 1150 Woluwe-Saint-Pierre. Cette demande se lit comme il suit :\\ « Nous vous écrivons en la qualité de conseils de la S.A Mabistar, dont le siège social est situé avenue du Bourget, 3, à 1140 Bruxelles. A la suite de la prise de connaissance du recours introduit par votre administration à rencontre du permis d'environnement délivré par l'LB.G.E. à notre client relativement à l'installation visée en objet, nous souhaiterions obtenir copie des pièces suivantes :\\ - l'ensemble des correspondances échangées entre la commune d'Etterbeek et l'LB.G.E. dans le cadre de l'instruction du dossier visé en objet Nous visons particulièrement le courrier de transmission du dossier de demande du 10 octobre 2012 et la demande, par votre administration, qui l'aurait précédée; le courrier de transmission à l'LB.G.E. par votre administration des résultats de l'enquête publique qui se serait tenue du 17 octobre au 31 octobre 2012 ainsi que le courrier par lequel l'LB.G.E. a transmis à votre administration le permis en cause ; - les annexes au recours que vous avez introduit devant le collège d'environnement, en ce compris le(s) reportage(s)photographique(s) en couleur; Š l'avis d'enquête publique réalisée sur le territoire de la commune d'Etterbeek, les réclamations et pétitions y déposées ainsi que les procès-verbaux y relatifs ; - l'avis sur le bien-fondé de la demande de Mobistar, transmis par la commune d'Etterbeek à l'LB.G.E. ainsi que son courrier de transmission ; Š toute correspondance qui aurait été échangée entre la commune d'Etterbeek et la commune de Woluwe Saint-Pierre dans le cadre de l'instruction de la demande visée en objet Auriez-vous l'extrême gentillesse de nous transmettre copie de ces pièces dans les plus brefs délais et, au plus tard, pour ce lundi 7 janvier 2013 ? D'avance nous vous en remercions grandement La présente est basée sur les dispositions constitutionnelle et légales applicables en matière de publicité de l'administration. Il va de soi que les frais liés à la présente seront honorés à première demande ». 2, Le 17 janvier 2013, les conseils de la requérante adressent, par courrier recommandé et télécopie, un rappel à la commune d'Etterbeek, en des termes similaires. Seul le délai est modifié. La perspective d'un recours auprès de la Commission est par ailleurs mentionnée :\\ «[ŠŠŠ] Auriez-vous l'extrême gentillesse de nous transmettre copie de ces pièces dans les plus brefs délais et, au plus tard, pour ce lundi 21 janvier 2013 ? Dans la négative, nous n'aurons d'autre choix que de saisir immédiatement la commission ad hoc compétente pour connaître des recours en matière de publicité de l'administration ». 3. Le 18 janvier 2013, la commune répond à la demande, dans les termes suivants :\\ « Faisant suite à votre demande du 28 décembre 2012, nous avons préparé à votre attention les copies des documents demandés dans le cadre du dossier susmentionné. Vous pouvez les retirer au guichet, aux heures d'ouverture, le lundi, mardi et jeudi, entre 8 h et 13 h, au service de l'Aménagement du territoire (5ème étage) de l'administration communale, avenue d'Auderghem US à 1040 Etterbeek. A cet effet, le montant de 8.20 vous sera demandé pour couvrir les frais de copie (0.20 /copie A4 -cash ou bancontact). 4. La requérante est informée par un courrier recommandé du 29 janvier 2013, que l'audition devant le Collège d'environnement de la Région de Bruxelles-Capitale, initialement fixée au 4 février 2013, est reportée au 18 février 2013. S. Le 5 février 2013, la commune adresse un courriel aux conseils de la requérante, en réponse à une autre demande d'accès à l'information (qui n'est pas jointe au dossier]. Il y est toutefois fait allusion à la demande faisant l'objet du présent recours. Ce courriel se lit comme suit :\\ « Veuillez trouver ci-joint les copies demandées. Vu le faible volume nous pouvons vous les envoyer par mail. Par contre, les copies des documents relatifs à votre demande précédente, nettement plus volumineuses, sont toujours à votre disposition à notre guichet Les copies doivent être payées sur place au moment de la réception, soit cash soit par bancontact, nous n'avons pas den°de compte. Pour votre information, la gestion de vos demandes dépend, e.a. des délais de traitement de courrier en interne, des congés de l'administration et du personnel présent, particulièrement en fin d'année ». 6. La requérante a introduit le présent recours par un courrier recommandé à la Poste le 6 février 2013. III. Recevabilité de la demande 1. Le recours concerne des informations environnementales, au sens de l'article 3, 2°, de l'ordonnance du 18 mars 2004 sur l'accès à l'information relative à l'environnement dans la Région de Bruxelles-Capitale (ci après « l'ordonnance »), détenues par une commune de la Région de Bruxelles-Capitale. 2. Il est introduit dans les deux mois :\\ - de la décision par laquelle la commune a indiqué [le 18 janvier 2013) avoir mis à la disposition du demandeur, au guichet de l'administration communale, une copie des documents demandés ; - et du courriel par lequel la commune a précisé (le 5 février 2013) que, contrairement aux documents faisant l'objet d'une autre demande, envoyés par voie électronique, « les copies des documents relatifs à [cette] demande [...], nettement plus volumineuses, sont toujours à votre disposition à notre guichet ». Le recours est recevable. IV. Exposé des arguments de la requérante 1. La requérante fonde son recours sur les articles 5, alinéa 1er, et 9, de l'ordonnance du 18 mars 2004. 2. Elle estime que « la demande de publicité du 28 décembre et ses rappels indiquaient clairement que [son] souhait était d'obtenir l'envoi des copies des pièces y visées, de manière très précise et non de pouvoir consulter ou retirer ces pièces sur place » et précise avoir clairement indiqué qu'elle était prête à honorer les frais engendrés par cette demande sans délai. 3. Selon elle, « c'est par ailleurs en parfaite connaissance de cause que la commune d'Etterbeek ralentit l'accès à ces documents avant l'audition prévue dans ce dossier, sachant pertinemment que le siège [du cabinet de ses conseils] est situé à Liège et qu'il est déraisonnable [qu'ils soient] obligés de [se] déplacer à l'administration communale lors des horaires très restreints d'ouverture pour obtenir des copies des pièces administratives pour un montant d'environ huit euros ». V. Examen 1. L'ordonnance du 18 mars 2004 consacre - conformément à la Directive 2003/4/CE du Parlement européen et du Conseil du 28 janvier 2003 concernant l'accès du public à l'information en matière d'environnement qu'elle transpose - « le droit d'accès aux informations environnementales» (« hetrechtop toegang totmilieu-informatie »). A cette fin, elle prévoit que « l'accès aux données incorporées dans les documents écrits s'exerce, au choix du demandeur, soit par consultation sur place, soit par communication d'une copie » [« het overhandigen van een kopie ») [art. 5, al. 1er)- En pratique, dans sa demande d'accès (qu'elle soit faite sur place ou par écrit), « le demandeur précise dans tous les cas s'il entend consulter le document sur place, et éventuellement obtenir communication d'une copie » [art 6, al. 2). 2. Selon l'article 9, § 1er, de l'ordonnance « lorsque le demandeur sollicite la mise à disposition des informations sous une forme ou dans un format particulier, y compris sous forme de copies, l'autorité publique communique les informations sous cette forme ou dans ce format, sauf dans les cas suivants :\\ 1° l'information est déjà publiée sous une autre forme ou dans un autre format, qui est facilement accessible parle demandeur; 2° l'autorité publique est fondée à la mettre à la disposition du public sous une autre forme ou dans un autre format, auquel cas les motifs de la mise à disposition sous une autre forme ou un autre format sont indiqués ». En ce qui concerne, plus particulièrement, le format électronique, l'article 9, § 2, dispose : «L'autorité publique déploie des efforts raisonnables pour conserver les informations environnementales qu'elle détient ou qui sont détenues pour son compte sous des formes et dans des formats facilement reproductibles et accessibles par des moyens de télécommunication informatique ou autres voies électroniques ». 3. Il résulte de ces dispositions que l'autorité administrative concernée a l'obligation de laisser consulter sur place les documents visés et, si le demandeur le souhaite, de lui en délivrer une copie. En revanche - sans préjudice de la faculté de répondre à une telle demande lorsque le volume des copies le permet - ces dispositions n'imposent pas l'obligation d'envoyer au demandeur, par courrier, une copie papier des documents dont il sollicite la communication. A cet égard, l'on observe que, dans le texte néerlandais de l'ordonnance, les termes « la communication d'une copie » se lisent « het overhandigen van een kopie ». En l'espèce, à supposer que la demande formulée le 28 décembre 2012 et rappelée le 17 janvier 2013, puisse se comprendre comme une demande d'envoi des copies par courrier - ce qui ne ressort pas clairement de ses termes - l'administration n'était pas légalement tenue d'y faire droit. De surcroît, l'envoi d'une copie papier n'était pas la modalité la plus efficace pour mettre celle-ci à la disposition de la requérante dans les délais extrêmement serrés qu'elle mentionnait (une demande formulée le vendredi 28 décembre pour le lundi 7 janvier et une demande formulée le jeudi 17 janvier pour le lundi 21 janvier]. 4. Il peut sans doute se déduire, de l'obligation de déployer des efforts raisonnables pour conserver les informations environnementales «sous des formes et dans des formats facilement reproductibles et accessibles par des moyens de télécommunication informatique ou autres voies électroniques»1, une obligation, si le demandeur sollicite une communication sous format électronique, de transmettre par courriel les documents dont l'autorité dispose (déjà) sous cette forme, du moins si cette transmission est réalisable sans difficulté. En revanche, aucune disposition de l'ordonnance n'établit l'obligation de numériser, aux fins de les transmettre au demandeur par voie électronique, des documents qui ne seraient pas détenus sous format informatique par l'autorité concernée. En l'espèce, la requérante n'avait pas expressément sollicité la mise à disposition des informations sous un format particulier, comme prévu à l'article 9, § 1er, de l'ordonnance. A supposer même que la commune ait disposé de certains documents sous format informatique, elle n'était donc pas tenue de les communiquer sous cette forme (en particulier, par courriel). Il résulte de ce qui précède que la réponse de la commune d'Etterbeek du 18 janvier 2013 ne viole pas les articles 5, alinéa 1er, et 9, de l'ordonnance du 18 mars 2004. 1 C'est la Commission qui souligne. DECISION Le recours est recevable mais non fondé. La commission régionale d'accès aux documents administratifs a pris la présente décision en séance du 7 mars 2013, sr rapport de Mme E. Willemart. Etaient présents : M. M. Leroy, président, Mmes K. Leus, V. Goret et E. Willemart, membres, et Mme C. Marie, secrétaire f.f. La Secrétaire f.f., Le Président, Cécile Marie