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Date: 29/04/2019
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
29 avril 2019
AVIS n° 2019-40
CONCERNANT L’ACCÈS AU DOSSIER
ADMINISTRATIF AUPRÈS DE
L’ADMINISTRATION DE L’OFFICE DES
ÉTRANGERS
(CADA/2019/34)
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1. Un aperçu
1.1. Par lettre et courriel du 11 octobre 2018, Maître Louise Diagre
demande au nom de sa cliente, Madame X, une copie du dossier
administratif de cette dernière à l’Administration de l’Office des
Étrangers du SPF Intérieur.
1.2. Par courriel du 11 octobre 2018, l’Office des Étrangers lui adresse
un accusé de réception.
1.3. Par courriel du 15 octobre 2018, Maître Louise Diagre adresse un
premier rappel au Service Publicité de l’Administration de l’Office
des Étrangers. Elle y sollicite l’accès à certains documents précis :
- les avis de l’OCAM ;
- les avis de la Sûreté de l’État ;
- le rapport d’audition établi par la zone de police d’Aarschot ;
- le formulaire « droit d’être entendu ».
1.4. Le Service Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers
en accuse bonne réception.
1.5. Par courriel du 19 octobre 2018, Maître Louise Diagre adresse un
second rappel au Service Publicité de l’Administration de l’Office
des Étrangers. Elle y précise notamment que sa cliente peut avoir
plusieurs numéros de référence de sûreté publique.
1.6. Le Service Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers
en accuse bonne réception par courriel du 19 octobre 2018.
1.7. Le même jour, l’Office des Étrangers envoie un courriel dans lequel
il indique qu’il disposait d’un délai de trente jours pour donner
suite à la demande de copie du dossier administratif, conformément
à l’article 6, § 5, de la loi du 11 avril 1994 ‘sur la publicité de
l’administration’.
1.8. Par deux courriels du 31 octobre 2018, l’Office des Étrangers
transmet le dossier administratif de Madame El Aroud.
1.9. Après avoir constaté que le dossier transmis n’est pas complet,
Maître Louise Diagre adresse un nouveau courriel à l’Office des
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Étrangers, en date du 7 novembre 2018, dans lequel elle sollicite les
documents manquants.
1.10. Le 12 novembre 2018, elle envoie un courriel de rappel à l’Office
des Étrangers.
1.11. Parce qu’aucune suite n’a été donnée à ces deux courriels, Maître
Louise Diagre introduit une demande de reconsidération auprès de
l’Office des Étrangers le 19 décembre 2018. Elle demande plus
précisément :
- « de [lui] faire savoir si le dossier de [sa] cliente comporte
plusieurs numéros de sûreté publique, ou si l’ensemble des
documents de son dossier (depuis son arrivée sur le territoire
belge) a été repris sous le numéro actuel 8.436.925.
- de [lui] transmettre une copie de l’entièreté de son dossier
administratif ;
- de [lui] transmettre, plus spécifiquement, les avis rendus par la
Sûreté de l’Etat ainsi que les avis rendus par l’OCAM ;
- de [lui] transmettre les actes préparatoires à l’arrestation de [sa]
cliente en date du 11 octobre 2018 (échanges entre police,
commune et OE – formulaire droit d’être entendu – etc.) ».
1.12. Le même jour, elle introduit une demande d’avis auprès de la
Commission d’accès aux et de réutilisation des documents
administratifs, section publicité de l’administration, ci-après la
Commission.
1.13. Lors de sa réunion du 14 janvier 2019, la Commission émet un avis
aux termes duquel elle n’est plus compétente pour statuer sur cette
affaire.
1.14. Le 5 février 2019, Maître Louise Diagre introduit une nouvelle
demande de copie du dossier – complet – auprès du Service
Publicité de l’Administration de l’Office des Étrangers.
1.15. Le 7 févier 2019, l’Office des Étrangers transmet en plusieurs
parties le dossier – partiel – de Madame El Aroud. Le dossier ne
comprend pas la copie des différents titres de séjour de Madame El
Aroud.
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1.16. Par courriel du 4 mars 2019, le Service Publicité de
l’Administration de l’Office des Étrangers indique ce qui suit à
Maître Louise Diagre : « En date du 05/02/2019 vous nous avez
demandé une copie du dossier mentionné en rubrique.
Conformément à votre demande nous vous informons que le
dossier de votre client étant trop volumineux il nous est impossible
de vous le transmettre par le biais d’un mail ou d’un fax. Pourriez-
vous nous informer si nous devons imprimer le dossier s’il vous
plait ? »
1.17. Le 6 mars 2019, Maître Louise Diagre adresse un courriel à l’Office
des Étrangers afin d’obtenir, plus spécifiquement, une copie de la
carte de séjour de Madame El Aroud avant l’obtention par cette
dernière de la nationalité belge en 2000.
1.18. Le 7 mars 2019, le Service Publicité de l’Administration de l’Office
des Étrangers répond comme suit : « Suite à nos recherches dans le
dossier mentionné en objet nous n’avons en notre possession, ni
copie ni original, de la carte de séjour de votre client. Nous avons
uniquement la demande de séjour que vous trouverez en pièce
jointe ».
1.19. Le 21 mars 2019, Maître Louise Diagre adresse un courriel au
Service Publicité de l’Administration afin de pouvoir venir
consulter le dossier complet de sa cliente.
1.20. Le 26 mars 2019, elle adresse un courriel de rappel à l’Office des
Étrangers.
1.21. Le 29 mars 2019, elle adresse un nouveau courriel au Service
Publicité de l’Administration afin de pouvoir venir consulter le
dossier complet de sa cliente.
1.22. Le 11 avril 2019, le Service Publicité de l’Administration
programme un rendez-vous pour la consultation du dossier.
1.23. En date du 17 avril 2019, la consultation du dossier se déroule dans
les locaux de l’Office des Étrangers.
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1.24. Par courriel du 18 avril 2019, Maître Louise Diagre introduit une
demande de reconsidération auprès de l’Office des Étrangers. Le
même jour, elle demande un avis à la Commission.
Lors de la consultation du dossier, elle a constaté que certains
documents ne se trouvaient pas dans les pièces communiquées. Il
appert en effet que certains documents qui lui ont été
communiqués par les autorités belges elles-mêmes dans la
procédure devant le Comité des Droits de l’Homme des Nations
Unies (à titre d’exemple : courriel de Monsieur P-G Vergote,
attaché de l’Office au Consulat du Maroc, dd. 28 mars 2019) ne se
trouvaient pas dans la version consultable du dossier de sa cliente,
lors de son rendez-vous du 17 avril 2019. D’autres documents se
trouvant dans le dossier administratif de sa cliente (consulté la
veille de l’audience devant la Chambre des Mises en Accusation de
Bruxelles, à savoir le vendredi 12 avril 2019 ; à titre d’exemple :
courriels de l’Office du Consulat Maroc, dd. 1er et 19 février 2019)
ne se trouvaient également pas dans la version consultable du
dossier de sa cliente. Il ne ressort cependant pas des échanges de
courriels entre le Service Publicité de l’Administration et Maître
Louise Diagre que la consultation du dossier était limitée ou
partielle. En tout état de cause et a fortiori, aucun des écrits de
l’Office des Étrangers ne mentionne les motifs pour lesquels il
aurait estimé que certains documents ne pouvaient pas faire l’objet
d’une consultation.
2. La recevabilité de la demande d’avis
La Commission estime que la demande d’avis est recevable. L’article 8,
§ 2, de la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la publicité de l’administration’
(ci-après : la loi du 11 avril 1994) requiert que la demande de
reconsidération auprès de l’Office des Étrangers et la demande d’avis
auprès de la Commission soient introduites simultanément. Elles l’ont
toutes deux été le 18 avril 2019, de sorte qu’il est satisfait à l’obligation de
simultanéité.
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3. Le bien-fondé de la demande d’avis
L’article 32 de la Constitution et la loi du 11 avril 1994 consacrent le
principe du droit d’accès à tous les documents administratifs. L’accès aux
documents administratifs ne peut être refusé que lorsque l’intérêt requis
pour l’accès à des documents à caractère personnel fait défaut et
lorsqu’un ou plusieurs motifs d’exception figurant à l’article 6 de la loi du
11 avril 1994 peuvent ou doivent être invoqués et qu’ils peuvent être
motivés de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception
imposés par la loi peuvent être invoqués et doivent par ailleurs être
interprétés de manière restrictive (Cour d’Arbitrage, arrêt n° 17/97 du 25
mars 1997, considérants B.2.1 et 2.2 et Cour d’Arbitrage, arrêt n°
150/2004 du 15 septembre 2004, considérant B.3.2).
La Commission souhaite souligner que tous les documents contenus dans
le dossier de la cliente de la demanderesse faisaient l’objet de la demande
d’accès, qu’ils aient été physiquement rassemblés ou puissent être trouvés
ailleurs au sein de l’Office des Étrangers. Il ressort clairement des divers
courriels échangés entre la demanderesse et l’Office qu’elle souhaite
obtenir l’accès à l’ensemble des documents.
Il faut néanmoins remarquer que le droit d’accès aux documents
administratifs est uniquement prévu en ce qui concerne les documents
existants. Si, pour une quelconque raison, un document n’est plus en la
possession de l’Office des Étrangers, par exemple parce que le document
a été remis à un tribunal dans le cadre d’une procédure ou parce qu’il a
été perdu, l’accès ne peut être obtenu sur base de la loi du 11 avril 1994.
Dans ce cas, l’absence provisoire ou la perte du document doit être porté
à la connaissance du demandeur.
Pour autant que l’Office des Étrangers soit bien en possession des
documents relatifs à la cliente de la demanderesse, il ne peut soustraire
ces documents à la publicité que dans la seule mesure où il peut s’appuyer
de manière raisonnable sur un des motifs d’exception énoncés dans la loi
du 11 avril 1994 et où il motive le recours à ce motif in concreto.
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La Commission souhaite également rappeler le principe de la divulgation
partielle, sur pied duquel les seules informations d’un document
administratif qui peuvent être soustraites à la publicité sont celles qui
sont couvertes par un motif d’exception. Toute autre information
contenue dans un document administratif doit être rendue publique.
Bruxelles, le 29 avril 2019.
F. SCHRAM K. LEUS
secrétaire présidente