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Date: 23/09/2019
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
23 septembre 2019
AVIS n° 2019-108
CONCERNANT L’ACCES AU DOSSIER
ADMINISTRATIF RELATIF A LA RADIATION
D’UNE PERSONNE DES REGISTRES DE
POPULATION
(CADA/2019/103)
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1. Aperçu
1.1. Par courriel du 28 juin 2019 la Commune d’Ixelles explique à
Maître Robert Pierre, agissant pour Monsieur X que son client n’a pas pu
être localisé à Ixelles entre janvier 2017 et juillet 2017 et que le Collège des
Bourgmestre et échevins a ordonné la radiation d’office de son client le 28
août 2017 sur base de plusieurs rapports d’enquête négatifs aux deux
adresses : Avenue Adolphe Buyl 80/1er et Avenue des Saisons, 109/RC.
1.2. Par courriel du 28 juin 2019 Maître Pierre Robert demande une
copie du dossier administratif relatif à la radiation de son client.
1.3. Le demandeur n’ayant pas reçu de réponse, introduit une demande
de reconsidération auprès de la Commune d’Ixelles par courriel du 2
septembre 2019. Le même jour, il demande par lettre à la Commission
d’accès aux et de réutilisation des documents administratifs, section
publicité de l’administration, ci-après la Commission, un avis. La
Commission reçoit la demande le 5 septembre 2019.
2. La recevabilité de la demande d’avis
La Commission estime que la demande d’avis est recevable. L’article 9, §
1er de la loi du 12 novembre 1997 ‘relative à la publicité de l’administration
dans les provinces et les communes’ (ci-après : loi du 12 novembre 1997)
donne au demandeur la possibilité, lorsqu’il rencontre des difficultés pour
obtenir la consultation ou la correction d'un document administratif en
vertu de la loi précitée, d’adresser à l'autorité administrative communale
concernée une demande de reconsidération. Au même moment, il doit
demander à la Commission d'émettre un avis. La demande de
reconsidération auprès de la Commune est introduite le 22 août 2019 et la
demande d’avis à la Commission est introduit le même jour. Les conditions
de l’article 9, § 1er de la loi du 12 novembre 1997 sont dès lors remplies.
3. L’évaluation de la demande
L’article 32 de la Constitution comprend une règle répartitrice de
compétences. Il prévoit que chaque législateur est compétent pour
réglementer de manière générale la publicité d’une administration en ce
qui concerne ses propres services et instances. Par ailleurs, il appartient à
chaque législateur de fixer, dans le cadre de sa compétence matérielle, les
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motifs d'exception valant pour toutes les autorités administratives, et donc
également pour des autorités administratives autres que celles qui relèvent
de la compétence du législateur concerné Par ailleurs, la seule limitation à
cette compétence est celle qui impose que les motifs d'exception relèvent
de la compétence matérielle de l'autorité concernée. Il n’est donc pas
nécessaire qu’un autre lien existe entre le document administratif sur
lequel porte le motif d'exception et l'autorité qui a fixé celui-ci que le
préjudice, que la publicité du document peut porter aux intérêts de cette
autorité (C.E., avis L.38.943/2/V, 5 septembre 2005, doc. parl. Parl. w.,
2005-2006, n°309/1, 20-21 et C.E., avis n°39.823/3, Doc. parl. Chambre,
2005-2006, n°51.2511/001, 64-65).
Le législateur fédéral a concrétisé sa compétence pour réglementer la
publicité de l’administration dans la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la
publicité de l’administration’ et dans la loi du 12 novembre 1997. La
première loi est d’application aux autorités administratives fédérales et à
toutes les autorités administratives en ce qui concerne les motifs
d’exception repris à l’article 6, § 1er et 2 de cette loi. La loi du 12 novembre
1997 s’applique aux autorités administratives provinciales et communales.
Cela ne vaut que dans la mesure où le législateur fédéral est habilité pour
organiser ces instances.
En effet, chaque législateur est compétent pour fixer les règles de
procédure pour les instances pour lesquelles il définit les règles organiques,
en ce qui concerne l’accès aux documents administratifs. La loi spéciale du
13 juillet 2001 portant transfert de diverses compétences aux régions et
communautés modifie l’article 6, § 1er, VIII, alinéa 1er, 1° de la loi spéciale
du 8 août 1980 de réformes institutionnelles au sens où les régions sont en
principe compétentes pour « la composition, l'organisation, la compétence
et le fonctionnement des institutions provinciales et communales » et donc
pour la définition des règles de procédure applicables à une demande
d’accès à des documents administratifs auprès d’une administration
communale pour les documents administratifs qui sont en sa possession et
pour introduire un recours en cas de décision de refus. Sur cette base, on
ne peut pas affirmer que la loi du 12 novembre 1997 est d’application à
tous les documents administratifs qu’une commune possède dans le cadre
de l’exercice d’une compétence que le législateur particulier a réservé au
législateur fédéral ou qui présente un caractère résiduaire. Cela ne vaut
que dans la mesure où le transfert de la compétence d’organisation et de
fonctionnement des communes aux régions n’a pas eu lieu, ce qui n’est pas
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le cas des dossiers administratifs qui sont établis dans le cadre de la gestion
du registre de la population. D’ailleurs, la Commission est déjà arrivée à
cette conclusion dans plusieurs de ses avis.
Cela signifie que la réglementation régionale en matière de publicité
s’applique à l’accès aux documents administratifs demandés. Dès lors, il en
résulte que les règles de procédure reprises dans la loi du 12 novembre
1997, et par conséquent, également la procédure de recours dans cette
même loi, ne sont pas d’application. Il convient cependant de tenir
compte, lors de l’évaluation de l’accès, des motifs d’exception à l’article 6,
§§ 1er et 2 de la loi du 11 avril 1994 pour autant que les documents
administratifs demandés concernent des matières relevant de la
compétence du législateur fédéral.
Bruxelles, le 23 septembre 2019.
F. SCHRAM K. LEUS
secrétaire présidente