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Date: 05/11/2018
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
5 novembre 2018
AVIS n° 2018-112
CONCERNANT L’ACCÈS AU DOSSIER FISCAL
(CADA/2018/107)
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1. Un aperçu
1.1. Par lettre du 3 août 2018, Maître Michaël Clarembaux demande au
SPF Finances de pouvoir consulter dans son intégralité le dossier
administratif permanent ouvert par l’administration fiscale au nom de sa
cliente – la société privée à responsabilité limitée ARTLEX –, y compris
spécialement les éléments afférents au contrôle effectué par
l’administration, relativement à l’exercice d’imposition 2008 qui s’est
soldé par un accord signé en date du 22 février 2009.
1.2. Le SPF propose les dates suivantes pour la consultation, par courriel
du 22 août 2008 : le vendredi 24 août, le lundi 27 août, le mercredi 29
août, le mardi 4 septembre, le jeudi 6 septembre et le vendredi 7
septembre 2018.
1.3. Dans un courriel du 27 août 2018, le demandeur propose de se
rendre au SPF Finances le 7 septembre 2018 à 10 h. Le rendez-vous est
confirmé par le SPF Finances dans un courriel de la même date.
1.4. Dans une lettre du 7 septembre 2018, le demandeur affirme qu’il a eu
accès au dossier, mais que certaines pièces manquaient lors de sa
consultation : « L’Attachée Marjorie DELHEM m’y a accueilli et a mis à ma
disposition un dossier censé être le dossier administratif permanent. Le
dossier auquel j’ai eu accès ce matin était uniquement composé des
éléments suivants :
- trois sous-fardes portant sur les exercices d’imposition 2015, 2016 et
2017 (objets du contrôle actuel) contenant les avis de rectification, mes
observations en réponse, la décision de taxation (exercice 2015) et l’avis
d’enrôlement (exercice 2015) ;
- séparément, une copie de l’avis de passage annonçant le contrôle en
cours, une copie de la demande de renseignements du 15 mars 2018
adressée à ma cliente et les pièces fournies par cette dernière/sa fiduciaire
en réponse et une feuille A4 paraissant émaner du cadastre ;
- une sous-farde (jaune) intitulée "dossier permanent" dans laquelle se
trouvaient uniquement les publications aux Annexes au Moniteur belge
(sous forme d’extraits) afférents à la constitution et la transformation (en
SPRL) de ma cliente ainsi que les tableaux d’investissements/
amortissements des années 2008 et 2009 ; ainsi que
- les déclarations et leurs annexes pour les exercices fiscaux 2010 à 2014
(inclus).
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Après analyse des éléments contenus dans le dossier auxquels j’ai ainsi pu
avoir accès, j’ai constaté que divers éléments étaient manquants, et à tout
le moins les éléments suivants : l’avis de passage annonçant le contrôle
ayant eu lieu en février 2009, les observations écrites de la fiduciaire
ayant assisté ma cliente lors de ce contrôle, le rapport de visite et de
contrôle, la proposition d’accord adressée à ma cliente suite à ce contrôle,
l’acceptation de cet accord par ma cliente, les rapports de visite et de
contrôle afférents au contrôle actuellement en cours, diverses
correspondances émanant de/adressées à la fiduciaire ayant assisté ma
cliente au début de ce contrôle, les demandes de renseignement adressées
au(x) tiers et les réponses qui y ont été réservées ainsi que l’acte
d’usufruit du 27 août 2007. Ces éléments constituent, cela va de soi,
également des documents administratifs au sens de la loi du 11 avril 1994
relative à la publicité de l’administration, laquelle définit un document
administratif comme "toute information, sous quelque forme que ce soit,
dont une autorité administrative dispose".
Cette énumération n’est, à l’évidence, pas exhaustive.
Face à ce constat, j’ai interpellé l’Attachée Marjorie Delhem à ce sujet,
spécialement concernant les éléments afférents au contrôle de 2009,
laquelle m’a affirmé que ces éléments soit n’existaient pas, soit avaient
été archivés. Cette affirmation est dénuée de crédibilité.
L’absence de ces pièces dans le dossier que j’ai pu consulter est
hautement problématique et même plus grave qu’un refus (pur et simple)
d’accès au dossier administratif. Il en va d’autant plus ainsi que l’accès au
dossier avait spécifiquement été demandé aux fins d’établir que le
contrôle de 2009 avait, entre autres, porté sur l’affection
(privée/professionnelle) des différentes pièces composant l’immeuble
abritant le siège social de ma cliente, dans un contexte où votre service
de contrôle affirme dans sa décision de taxation afférente à l’exercice
2015 que ma cliente n’apporterait pas la preuve de ce que le contrôle de
2009 avait effectivement porté sur cette question. »
1.5. Dans une réaction du 5 octobre 2018, l’administration fiscale déclare
ce qui suit : « L’administration numérise désormais tous les documents
relatifs aux contribuables/assujettis ; ces documents se retrouvent chez
nous dans diverses applications informatiques en fonction notamment de
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la matière traitée. Des dossiers papiers sont encore archivés pour des
informations qui n’ont pas été numérisées et dont le délai de
conservation court toujours.
En contrôle nous continuons pour des raisons de facilité à travailler dans
un premier temps avec un dossier papier pour les informations qui nous
sont, par exemple, transmises par courrier ; ces informations seront
également numérisées selon les exigences de nos instructions internes et
la version papier détruite.
De plus en plus d’informations nous sont transmises par mail et
directement insérées, si nécessaire, dans notre dossier contrôle numérisé ;
elles ne sont plus imprimées ; il en va de même pour les courriers, avis,
etc que nous rédigeons.
Lors de votre visite, madame Delhem vous a présenté le dossier papier
qui nous est revenu, suite à ma demande du 04/07/2018, du service de
gestion d’Ottignies chargé de son archivage ainsi que le dossier papier
relatif au contrôle en cours. »
1.6. Par lettre du 17 octobre 2018, le demandeur introduit une demande
de reconsidération auprès du SPF Finances. Au même moment, il
sollicite la Commission d’accès aux et de réutilisation des documents
administratifs, section publicité de l’administration, ci-après dénommée
la Commission, afin d’obtenir un avis.
2. La recevabilité de la demande d’avis
La Commission estime que la demande d’avis n’est pas recevable. L’article
8, § 2, de la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la publicité de l’administration’
(ci-après : la loi du 11 avril 1994) requiert que la demande de
reconsidération auprès du SPF Finances et la demande d’avis auprès de la
Commission soient introduites simultanément. La lettre du 7 septembre
2018 doit être considérée comme une demande de reconsidération. Le
législateur n’impose aucune autre exigence à une telle demande que la
démonstration par le demandeur de ce qu’il rencontre des difficultés
pour obtenir accès à un document administratif et qu’il porte ce fait à la
connaissance de l’autorité administrative auprès de laquelle il introduit
une demande de reconsidération. Il est de pratique constante que la
Commission permet au demandeur, endéans dans un délai de trente jours
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à compter de l’introduction de sa demande reconsidération initiale, qui
date en l’espèce du 7 septembre 2018, d’introduire une nouvelle demande
de reconsidération auprès de l’autorité administrative concernée et,
simultanément, d’adresser une demande d’avis à la Commission. Le
demandeur n’a toutefois introduit sa seconde demande de
reconsidération et sa demande d’avis que le 17 octobre 2018. Une
décision de refus implicite est, du reste, déjà intervenue suite à la
demande de reconsidération formulée dans sa lettre du 7 septembre 2018.
Or la Commission n’est plus compétente une fois la décision de refus
implicite intervenue.
Rien n’empêche le demandeur de recommencer complètement la
procédure.
Bruxelles, le 5 novembre 2018.
F. SCHRAM K. LEUS
secrétaire présidente