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Date: 15/01/2018
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
15 janvier 2018
AVIS n° 2018-3
Sur le refus de donner accès aux documents relatifs
à une sélection
(CADA/2017/100)
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1. Un aperçu
1.1. Par lettre du 4 août 2017, Monsieur X a demandé au SPF Finances
une copie du dossier de sélection A4 Conseiller général, douanes et
accises, administration du Contentieux.
1.2. Suite au courrier recommandé envoyé au Service d’encadrement
P&O du SPF Finances, le demandeur a été contacté par un collaborateur
de ce service, par e-mail et par téléphone, afin qu’il précise ce qu’il
voulait. Ce collaborateur lui a répondu qu’il n’était pas certain que les
documents demandés existent.
1.3. Le demandeur a reçu par courriel les détails de l’évaluation des
compétences génériques de Madame Y (évaluation réalisée par le
SELOR).
1.4. En réaction, le demandeur a répondu qu’il souhaitait également
recevoir les détails de l’évaluation des compétences techniques, tant pour
Madame Y que pour lui-même.
1.5. Le Service d’encadrement P&O lui a répondu qu’il n’était pas permis
de consulter les notes personnelles des consultants certifiés par SELOR,
en raison de ce que ces notes ne peuvent pas être considérées comme des
documents complets ou achevés.
1.6. Par lettre du 19 décembre 2017, le demandeur a introduit une
demande de reconsidération auprès du SPF Finances afin d’obtenir une
copie des grilles d’évaluation tant pour Madame Y que pour lui-même
ainsi que le procès-verbal de l’examen et des annexes. Par une lettre
datée du même jour, il s’est adressé à la Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents administratifs, section publicité de
l’administration, ci-après nommée la Commission, pour obtenir un avis.
2. La recevabilité de la demande d’avis
La Commission est d’avis que la demande est recevable. Le demandeur
satisfait en effet aux exigences légales requises quant à la simultanéité de
la demande de reconsidération adressée au SPF Finances et de la
demande d’avis à la Commission.
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3. Le fondement de la demande d’avis
L’article 32 de la Constitution et la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la
publicité de l’administration’ consacrent le principe du droit d’accès à
tous les documents administratifs. L’accès aux documents administratifs
ne peut être refusé que lorsque l’intérêt requis pour l’accès à des
documents à caractère personnel fait défaut et lorsqu’un ou plusieurs
motifs d’exception figurant à l’article 6 de la loi du 11 avril 1994 peuvent
ou doivent être invoqués et qu’ils peuvent être motivés de manière
concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception imposés par la loi
peuvent être invoqués et doivent par ailleurs être interprétés de manière
restrictive (Cour d’Arbitrage, arrêt n° 17/97 du 25 mars 1997,
considérants B.2.1 et 2.2 et Cour d’Arbitrage, arrêt n° 150/2004 du 15
septembre 2004, considérant B.3.2).
La Commission remarque que de tous les documents qu’il souhaitait
recevoir, le demandeur n’en a reçu que certains. Sa demande de
reconsidération et sa demande d’avis sont pourtant limitées à “une copie
des grilles d’évaluation tant pour Madame Simon que pour lui-même
ainsi que le procès-verbal de l’examen et des annexes.” L’avis se limite
partant à cette demande.
La Commission constate que le SPF Finances s’est contenté de faire
mention de ce que “les notes ne peuvent pas être considérées comme des
documents complets ou achevés”. La Commission doit cependant relever
que, de la sorte, le SPF Finances vise à fonder son refus sur l’article 6, § 3,
1°, de la loi du 11 avril 1994 ‘relative à la publicité de l’administration’.
Cette disposition dispose ce qui suit : « L’autorité administrative fédérale
peut rejeter une demande de consultation, d’explication ou de
communication sous forme de copie d’un document administratif dans la
mesure où la demande concerne un document administratif dont la
divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou
incomplet. ». La Commission souhaite toutefois observer que pour
invoquer ce motif d’exception, plusieurs conditions doivent être remplies
simultanément. Premièrement, l’on doit être face à un document
administratif : afin de pouvoir parler de document administratif au sens
de la loi du 11 avril 1994, il est requis qu’une autorité administrative
fédérale dispose dudit document, le terme « disposer » devant être
considéré comme revêtant une large portée, en ce sens qu’il est suffisant
que le document soit en possession de l’autorité. Si ces fiches font partie
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du dossier administratif ou sont en possession du SPF Finances, elles
doivent être considérées comme des documents administratifs.
Deuxièmement, il doit être constaté que l’on est face à un document
inachevé ou incomplet. Le contenu des fiches d’évaluation individuelles
qui ont été utilisées par les différents membres du jury ne peut en aucun
cas être considéré comme inachevé ou incomplet. Le fait qu’il s’agisse de
documents préparatoires qui conduisent à une évaluation globale ne
dément pas ce constat. Troisièmement, la nature inachevée du document
doit pouvoir être source de méprise. Cela doit être démontré in concreto.
En outre, la Commission souhaite relever qu’il s’agit d’un motif
d’exception facultatif, ce qui signifie que – compte tenu de la règle
constitutionnelle qui dispose que tous les documents administratifs sont
en principe publics – les raisons pour lesquelles le SPF Finances peut
invoquer ce motif d’exception pour refuser la divulgation des documents
demandés doivent être suffisamment motivées.
Ce qui précède n’empêche pas qu’il soit éventuellement fait application
de l’article 6, § 2, 1°, de la loi du 11 avril 1994, sur pied duquel une
autorité administrative doit refuser l’accès aux informations qui portent
préjudice à la vie privée du concerné, à moins qu’il ait marqué son accord
sur leur divulgation. C’est par exemple le cas quand la divulgation
pourrait conduire à révéler des caractéristiques de la personnalité du
concerné. Ici également, il doit être démontré in concreto que
l’information tombe sous la protection de la vie privée et que la
divulgation lui porte préjudice.
Bruxelles, le 15 janvier 2018.
F. SCHRAM K. LEUS
secrétaire présidente