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Date: 11/4/2011
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
11 avril 2011
AVIS n° 2011-187
Sur le refus de délivrer des copies de documents en
relation avec une promotion
(CADA/2011/226)
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1. Un récapitulatif
Le 24 janvier 2011, Monsieur Frédéric De Muynck demandait, au nom de
son client Monsieur X, à pouvoir consulter et obtenir une copie du
dossier administratif complet portant sur le poste vacant d'attaché A2 de
la Direction générale des services d'inspection (ISD035) de l'Office
national de sécurité sociale (ONSS) et plus spécifiquement des documents
suivants:
- La partie du procès-verbal de la réunion du Comité de Direction
du 20 décembre 2010 en ce qui concerne la proposition de
classement;
- Le plan de personnel 2010 de l'ONSS approuvé par le comité de
gestion de l'INAMI lors de sa réunion du 22 janvier 2010;
- Le document à portée stratégique ratifié par le comité de gestion
le 7 décembre 2007 (Doc n° 24.814/A/bis);
- Les candidatures, les dossiers administratifs et les projets de travail
introduits par les huit autres candidats;
- Les considérations formulées par les membres du Comité de
Direction.
Par courrier en date du 14 février 2011, le demandeur reçoit les
documents suivants:
- Le plan de personnel 2010 de l'ONSS;
- Le document à portée stratégique ratifié par le comité de gestion
du 7 décembre 2007.
L'accès aux autres documents est refusé et ce, en raison des arguments
suivants:
- Les candidatures, les dossiers administratifs et les projets de travail
introduits par les huit autres candidats sont des documents au
sujet desquels seul le Comité de Direction peut formuler un avis;
- La partie du procès-verbal du Conseil de Direction concernant la
proposition de classement: cette partie est intégralement reprise
dans la proposition de nomination A/VAC.628 du 6 janvier 2011
et a été portée à la connaissance de Monsieur Godechoul par
courrier recommandé en date du 11 janvier 2011;
- Les considérations formulées par les membres du Comité de
direction: si le demandeur entend par là le corps du procès-verbal
de la réunion en dehors des considérations qui tombent sous le
secret du vote, alors l'article 26bis, §1er, deuxième alinéa, de
l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière
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des agents de l'Etat, dispose que la notification comprend la partie
du procès-verbal de la séance du comité de direction en ce qui
concerne la proposition de classement. L'administration n'est
donc absolument pas tenue de notifier l'ensemble du procès-
verbal qui contient les débats et les interventions pendant la
réunion.
Par courrier en date du 9 mars 2011, Monsieur Frédéric De Muynck
demande à nouveau l'accès aux documents qu'il n'a pas encore reçus et il
adresse une demande d'avis à la Commission d'accès aux et de
réutilisation des documents administratifs, ci-après dénommée la
Commission.
La Commission n'a jamais reçu ce courrier et par courrier en date du 28
mars 2011, Monsieur Frédéric De Muynck introduit une nouvelle
demande de reconsidération auprès de l'ONSS et une nouvelle demande
d'avis auprès de la Commission.
2. La recevabilité de la demande d'avis
La Commission estime que la demande d'avis est recevable. Il a en effet
été satisfait à l'obligation légale de simultanéité de la demande de
reconsidération et de la demande d'avis à la Commission.
Par ailleurs, la Commission estime que le demandeur a l'intérêt requis
pour obtenir l'accès aux documents à caractère personnel qui le
concernent et aux documents à caractère personnel qui concernent les
autres candidats parce qu'il était lui-même candidat.
L'avis de la Commission se limite aux documents administratifs qui n'ont
pas été précédemment fournis au demandeur.
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3. Le bien-fondé de la demande d'avis
La Commission constate que les arguments invoqués par l'ONSS en vue
de refuser la publicité ne sont pas appropriés. L'article 32 de la
Constitution et la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de
l'administration partent du principe de la publicité de tous les documents
administratifs. La publicité ne peut être refusée que si un ou plusieurs
motifs d'exception doivent ou peuvent être invoqués et motivés de
manière concrète et pertinente.
Les informations relatives aux candidatures, aux dossiers administratifs et
aux projets de travail introduits par les huit autres candidats ne peuvent
être soustraites à l'accès du demandeur que dans la mesure où il apparaît
que ces documents portent atteinte à la vie privée des autres candidats. Il
ne suffit donc pas que certaines informations concernent leur vie privée
pour refuser l'accès à certaines informations contenues dans ces
documents. On peut avancer les mêmes arguments en ce qui concerne la
partie du procès-verbal du Comité de direction concernant la proposition
de classement. Il y a également lieu de tenir compte du fait que le motif
d'exception de l'article 6, §2, 1° de la loi du 11 avril 1994 peut
difficilement être invoqué à l'égard d'informations qui, sur la base de
l'article 26bis, §1er, deuxième alinéa de l'arrêté royal du 7 août 1939
organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat, doivent être
notifiées aux candidats à une fonction de promotion si le demandeur est
lui-même candidat.
Le droit d'accès aux documents administratifs n'empêche pas qu'un
demandeur ait droit à certaines informations contenues dans un
document administratif, plus spécifiquement un rapport du conseil de
direction, bien qu'il ait déjà reçu les informations en question dans un
autre document. Il s'agit en effet de deux documents différents de sorte
que l'accès à ce document permet notamment au demandeur de vérifier
si les informations reprises dans les deux documents correspondent.
La Commission estime que l'ONSS ne peut pas divulguer les points de
vue personnel adoptés par les membres du Comité de direction pendant
la réunion et établissant le classement et ce, sur la base de l'article 6, § 2,
3° de la loi du 11 avril 1994. Cette disposition stipule en effet que
L'autorité administrative fédérale ou non fédérale rejette la demande de
consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie
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d'un document administratif qui lui est adressée en application de la
présente loi si la publication du document administratif porte atteinte au
secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des autorités
responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles une
autorité fédérale est associée.
Bruxelles, le 11 avril 2011.
F. SCHRAM J. BAERT
secrétaire président