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Date: 13/7/2009
Commission d’accès aux et de
réutilisation des documents
administratifs
Section publicité de l’administration
13 juillet 2009
AVIS n° 2009-45
Sur le refus de donner accès au dossier personnel du
demandeur
(CADA/2009/50)
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1. Récapitulatif
Le 3 juin 2009 Madame X demandait par courrier recommandé l’accès à
son dossier administratif auprès de la ville de Lessines suite à son activité
de “puéricultrice au prégardiennat”, “les ptits’bouts” d’Ollignies, pour
elle-même et pour Monsieur Y qui devait l’accompagner pour consulter
le dossier sur la base de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de
l’administration. Elle demandait également une copie du dossier. Par un
courrier daté du 10 juin 2009, Madame X a été invitée à venir consulter
son dossier personnel le 11 ou le 12 juin 2009. Elle reçoit seulement
l’autorisation de consulter le dossier à l’administration communale en
présence du personnel communal. Par ailleurs, l’accès à de nombreux
documents est refusé oralement notamment parce qu’il est impossible de
communiquer le dossier en raison du caractère juridictionnel, de la
difficulté de devoir chercher certains documents dans les archives
communales, du fait que le dossier n’est plus disponible parce qu’il se
trouve dans le bureau du bourgmestre.
Par un courrier recommandé daté du 18 juin 2009, Madame X introduit
une demande de reconsidération auprès de la ville de Lessines et
simultanément une demande d’avis auprès de la Commission d’accès aux
et de réutilisation des documents administratifs, section publicité de
l’administration, ci-après dénommée la Commission.
2. La recevabilité de la demande d’avis
La Commission souhaite avant tout attirer l’attention sur le fait que la loi
du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration ne constitue
pas une base juridique pour demander l’accès aux documents
administratifs des communes situées en Région wallonne. Cette loi
s’applique en effet uniquement:
a) aux autorités administratives fédérales;
b) aux autorités administratives autres que les autorités
administratives fédérales mais uniquement dans la mesure où
cette loi interdit ou restreint la publicité de documents
administratifs sur la base de motifs qui relèvent des compétences
fédérales.
En l’occurrence, c’est le Livre II du Code wallon de la démocratie locale
et de la décentralisation (C.D.L.D.) qui est d’application.
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Indépendamment de la question de savoir si la Commission fédérale est
compétente pour formuler des avis si la demande d’avis porte sur une
demande d’accès à des documents administratifs d’une commune
wallonne, la Commission constate que le demandeur a satisfait à la
condition de simultanéité de la demande de reconsidération adressée à la
ville de Lessines et de la demande d’avis à la Commission.
L’article L3231-5 du Code de la Démocratie locale et de la
décentralisation part du principe que la demande de reconsidération
adressée à l’autorité administrative communale et la demande d’avis à la
Commission doivent avoir lieu simultanément. En l’occurrence, la
Commission constate qu’il est satisfait à cette condition de sorte que la
demande d’avis est recevable.
Etant donné que les documents qu’elle demande sont à caractère
personnel, c’est-à-dire des documents administratifs comportant une
appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique
nommément désignée ou facilement identifiable, ou la description d’un
comportement dont la divulgation peut manifestement causer un
préjudice à cette personne, elle est considérée comme ayant l’intérêt
requis dans la mesure où un document à caractère personnel la concerne.
3. Le bien-
bien-fondé de la demande d’avis
La Commission d’accès souhaite attirer l’attention sur le fait que l’article
32 de la Constitution et le Code de la Démocratie locale et de
décentralisation partent du principe de la publicité de tous les documents
administratifs. L’accès à certaines informations dans un document
administratif ne peut être refusé que pour autant que ce refus se base sur
des motifs d’exception se trouvant dans le Code, dans la loi du 11 avril
1994 ou dans le Décret du Parlement wallon du 30 mars 1995 relatif à la
publicité de l’administration. Si un motif d’exception doit et peut être
invoqué, il doit être motivé de manière concrète et pertinente. Raison
pour laquelle une décision de refus doit être prise par écrit et une
administration communale ne peut pas se prononcer oralement sur
certains motifs d’exception.
Par ailleurs, la ville de Lessines doit tenir compte du principe de la
publicité partielle sur la base de laquelle des informations ne peuvent
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être soustraites à la publicité que si celle-ci relève effectivement d’un
motif d’exception. Toutes les autres informations présentes dans le
document doivent être divulguées.
La Commission souhaite en outre attirer l’attention sur le fait que des
raisons telles que le fait que des recherches doivent être faites afin de
retrouver quelque chose, que le dossier se trouve dans le bureau du
bourgmestre ou qu’il n’y a pas eu de licenciement juridique ne
constituent pas un fondement pour refuser l’accès aux informations
demandées. De plus, le législateur est parti du principe qu’une
administration doit prendre les initiatives nécessaires afin de pouvoir
facilement retrouver des documents administratifs.
La Commission souhaite par ailleurs attirer l’attention sur le fait que le
motif d’exception qui porte sur le fait que la publicité porte préjudice au
respect de la vie privée (article 6, §2, 1° de la loi du 11 avril 1994) ne peut
pas être invoqué si la protection de la vie privée concerne le demandeur.
Enfin, la Commission souhaite également attirer l’attention sur le fait que
l’article 32 de la Constitution et l’article L3231-1 du Code de la
Démocratie locale et de la décentralisation partent du principe que le
droit d’accès aux documents administratifs implique que tout un chacun
a le droit de consulter des documents administratifs et de s’en faire
délivrer une copie. L’article L3231-1 ajoute également le droit d’en
obtenir des explications à ces deux manières d’exercer son droit d’accès.
Le choix d’exercer son droit d’accès appartient en principe uniquement
au demandeur et non à l’administration.
Bruxelles, le 13 juillet 2009.
F. SCHRAM J. BAERT
secrétaire président