Cadas > Cada fédérale > Publicité de l'administration > Avis
Date: 04/06/2018
Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten Afdeling openbaarheid van bestuur 4 juni 2018 ADVIES 2018-44 met betrekking tot het verkrijgen van afschriften van bijlagen gevoegd bij een besluit (CTB/2018/41) 2 1. Een overzicht 1.1. Bij e-mail van 13 april 2018 verzoekt de heer X aan de stadssecretaris van de stad Gent om in toepassing van het decreet van 26 maart 2004 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur’ om afschrift van de bijlagen gevoegd bij het besluit nr. 2018_GR_00336 "Definitieve vaststelling van de namen 'Jozef Schellstraat', 'Marthe Versichelenstraat', 'Bertha De Vriesestraat', 'Suzanne Tassierstraat' en 'Frieda Saeysstraat' voor de nieuwe wegenis aan de Bovenschelde, de R4 en de E40 binnen het project bedrijventerrein Eiland Zwijnaarde en aanbrengen van een onderschrift op de straatnaamborden - Goedkeuring: 1. Plaatsnaamgevingsplan 2. Affiche (informatief) 3. proces-verbaal (informatief) 4. Geboorteakte Jozef Schell (informatief) 5. Geboorteakte Marthe Versichelen (informatief) 6. Overlijdensakte Marthe Versichelen (informatief) 7. Geboorteakte Bertha De Vriese (informatief) 8. Overlijdensakte Bertha De Vriese (informatief) 9. Geboorteakte Suzanne Tassier (informatief) 10. Overlijdensakte Suzanne Tassier (informatief) 11. Geboorteakte Frieda Saeys (informatief) 12. Overlijdensakte Frieda Saeys (informatief). 1.2. Bij brief van 19 april 2018 oordeelt de secretaris van de stad Gent dat niet kan worden ingegaan op het afleveren van een kopie van de geboorteaktes en overlijdensaktes, omdat de toegang ervan wordt geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 ‘betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister’. Dit koninklijk besluit bepaalt dat de raadpleging verboden is aan private personen voor de registers die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten. De akten zijn alle van recente datum, waardoor deze niet kunnen worden openbaar gemaakt. Voor alle andere bestuursdocumenten geldt dat er geen uitzonderingsgronden moeten of kunnen worden ingeroepen, zodat ze openbaar worden gemaakt. 1.3. Bij e-mail van 28 april 2018 dient de aanvrager een beroep in bij de Vlaamse beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie, afdeling openbaarheid van bestuur. 3 1.4. In haar beslissing OVB/2018/121 oordeelt deze beroepsinstantie dat het verzoek niet-ontvankelijk is, omdat de toegang tot de akten van de burgerlijke stand tot de federale bevoegdheid is blijven behoren en zij bijgevolg niet bevoegd is om hierover uitspraak te doen. 1.5. Bij e-mail van 9 mei 2018 verzoekt de aanvrager de stadssecretaris van de stad Gent om haar beslissing te heroverwegen. In cc. wordt dit verzoek tot heroverweging ook doorgestuurd aan de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna Commissie genoemd. 1.6. Bij e-mail van 15 mei 2018 deelt de stad Gent mee dat ze blijft bij het standpunt dat in de beslissing van 19 april 2018 werd ingenomen. De weigering van de openbaarmaking van de opgevraagde geboorte- en overlijdensaktes is gesteund op het koninklijk besluit van 14 juli 1992 ‘betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister’. 1.7. In zijn e-mail van 15 mei 2018 gericht aan de stadssecretaris stelt de aanvrager dat er niet werd geantwoord op al zijn opmerkingen, namelijk: 1) Wat doet u met “Uit de uitspraak van de beroepsinstantie CVB/2018/121 dd. 9 mei 2018 eveneens in bijlage blijkt dat u de verkeerde beroepsinstantie heeft aangeduid in uw e-mail van 24 april 2018 in bijlage, waardoor mijn beroepsschrift als onontvankelijk werd beschouwd.” Blijft u bij uw standpunt inzake beroepsinstantie er kan er dus geen verontschuldiging af. 2) “Bovendien vestig ik er uw aandacht op het artikel 5bis van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Daaruit blijkt dat de raadpleging door derden van de registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn toegelaten is voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, wat hier het geval is. Daar Berta De Vriese zou geboren zijn in 1877 had dus minstens haar geboorteakte mij in afschrift kunnen bezorgd zijn”. Blijft u ook bij uw standpunt dat ook dit document ouder dan 120 jaar mij niet mag worden bezorgd in afschrift? . 1.8. In reactie op deze e-mail wordt een antwoord gegeven op de beide gestelde vragen, nl. 4 - Wat betreft uw eerste vraag kunnen wij u enkel meedelen dat de Vlaamse beroepsinstantie hierin weinig consequent is. In het verleden werden beroepen omtrent burgerlijke stand wel door hen behandeld. - Wat betreft uw tweede vraag. Artikel 5bis van het kb van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister voorziet: raadpleging door derden van de registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten. Het afsluiten van het register gebeurt pas bij het overlijden van een persoon. De overlijdensakte van Bertha De Vriese is minder dan 120 jaar geleden opgemaakt, waardoor geen van haar aktes kunnen worden vrijgegeven 2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag De Commissie meent dat het verzoek om advies niet-ontvankelijk is. Artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur’ (hierna: de wet van 11 april 1994) vereist dat de aanvrager gelijktijdig een verzoek tot heroverweging bij de betrokken administratieve overheidsdienst indient en een verzoek om advies richt tot de Commissie. De Commissie wordt niet uitdrukkelijk gevraagd om over deze zaak een advies uit te brengen. Het is immers vaste adviespraktijk dat het verzoek om advies rechtstreeks aan de Commissie moet worden gericht. Het volstaat daartoe niet dat een aanvrager zijn verzoek tot heroverweging aan de Commissie in cc. doorstuurt opdat de Commissie kan worden geacht door een verzoek om advies te zijn gevat. Brussel, 4 juni 2018. F. SCHRAM K. LEUS secretaris voorzitster