Cadas > Cada fédérale > Publicité de l'administration > Avis
Date: 24/10/2016
Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten
Afdeling openbaarheid van bestuur
24 oktober 2016
ADVIES 2016-118
met betrekking tot de weigering om alle mails te
bezorgen die tussen een zaakvoerder en het FAVV
gedurende een bepaalde periode werden uitgewisseld
(CTB/2016/116)
2
1. Een overzicht
1.1. Bij brief van 13 oktober 2016 vraagt de heer Anthony Godfroid,
namens de VZW Gaia op grond van de wet van 11 april 1994 om een
afschrift van alle mails die het Federaal Agentschap voor Veiligheid van
de Voedselketen (FAVV) stuurde naar en/of ontving van de heer
Mathieu Clerckx, zaakvoerder van Dierenplezier / Puppyhouse,
Provinciesteenweg 556, 2530 Boechout en ingeschreven in de
Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0869.986.565,
via het e-mailadres info@dierenplezier.info tijdens de maanden
november en december 2014.
1.2. In zijn brief van 20 oktober 2016 deelt het FAVV mee dat er in de
periode november – december 2014 geen mailverkeer is geweest tussen
het Agentschap en de heer Clerkx of zijn onderneming en dat het FAVV
bijgevolg niet kan ingaan op de vraag tot openbaarmaking aangezien het
FAVV niet beschikt over de gevraagde bestuursdocumenten.
1.3. Bij brief van 21 oktober 2016 verstuurd bij e-mail op 21 oktober
2016 vraagt de heer Godfroid aan het FAVV om haar beslissing te
heroverwegen aangezien zij over een kopie beschikt van een mail die de
heer Clerckx heeft gericht naar het adres info.ant@favv.be, waaruit moet
blijken dat er wel degelijk een e-mail is uitgewisseld met het FAVV.
Tegelijkertijd verzoekt hij de Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur,
hierna Commissie genoemd, om een advies.
2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag
De Commissie is van mening dat de adviesaanvraag ontvankelijk is. De
aanvrager heeft immers voldaan aan de verplichting vermeld in artikel 8,
§ 2 van de wet van 11 april 1994, waarbij hij tegelijkertijd een verzoek
tot heroverweging aan het FAVV en een verzoek om advies aan de
Commissie heeft verstuurd.
3. De gegrondheid van de adviesaanvraag
Het recht van toegang tot bestuursdocumenten zoals gegarandeerd door
artikel 32 Gw. en de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid
van bestuur, vereist niet dat een federale administratieve overheid enige
3
bevoegdheid heeft met betrekking tot de materie die erin aan bod komt.
Het is voldoende dat ze over de gevraagde bestuursdocumenten beschikt.
Opdat zij erover beschikt, is natuurlijk vereist dat het gevraagde
bestuursdocument bestaat.
De Commissie wenst er daarbij op te wijzen dat het feit dat er geen e-
mailverkeer voorhanden is op de centrale administratie van het FAVV,
het FAVV niet kan stellen dat er geen e-mails zijn die onder het
voorwerp van de aanvraag vallen. Het FAVV moet dan ook nagaan of er
op de provinciale afdeling geen mails zijn ontvangen of verstuurd die
voldoen aan de aanvraag en daar aanwezig zijn. Het is immers voldoende
dat de aanvrager zijn aanvraag richt aan het FAVV. Er is niet vereist dat
hij zich wendt tot de betrokken provinciale afdeling, die juridisch wordt
geacht niet onderscheiden te zijn van de centrale afdeling van het FAVV
in Brussel.
Aangezien de aanvraag beperkt is tot de gevoerde e-mails, dient echter
niet worden ingegaan op het verzoek van de aanvrager wanneer zou
blijken dat er wel een antwoord op een mail door middel van een
gewone brief werd bezorgd.
De Commissie sluit evenmin uit dat er terecht wordt gesteld dat er geen
e-mails meer voorhanden zijn, als de in die periode gevoerde e-mails
eventueel op grond van de selectie- en vernietigingslijst opgesteld in
overleg met het Algemeen Rijksarchief ondertussen zouden zijn
vernietigd.
Voor zover het FAVV op dit ogenblik niet over eventueel gevoerde e-
mails beschikt, kan ze terecht stellen dat het niet op het verzoek van de
aanvrager kan ingaan.
Brussel, 24 oktober 2016.
F. SCHRAM M. BAGUET
secretaris voorzitster