Cadas > Cada fédérale > Publicité de l'administration > Avis
Date: 1/9/2014
Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten
Afdeling openbaarheid van bestuur
1 september 2014
ADVIES 2014-71
met betrekking tot weigering om kopies te geven van
akten over de burgerlijke stand
(CTB/2014/61)
2
1. Een overzicht
Bij brief van 19 mei 2014 vraagt mevrouw X aan het gemeentebestuur
van Aalter om opzoekingen in de registers van de burgerlijke stand te
laten verrichten en afschriften te verkrijgen voor genealogische
opzoekingen voor het opstellen van de familiestamboom van de families
Ledeganck, De Clercq, Wallays, Heyse, Vermeersch, Union, Bisschop,
Verplaatse, Laroy en mestdagh.
Het gemeentebestuur van Aalter bezorgt de aanvraagster bij brief van 12
juni een kopie van twee akten en stelt dat ze elf van de dertien akten niet
mag verstrekken. Het stelt dat het woord “of” in combinatie met “over de
afstamming van de persoon” in de toestemming van de voorzitter van de
rechtbank van eerste aanleg te Gent verleend op 15 mei 2014, aangeeft
dat het gemeentebestuur moet nagaan of de aanvraagster het recht heeft
om ofwel een volledig afschrift te verkrijgen of enkel een uittreksel. Ze
stelt dat iemand enkel volledige afschriften van krijgen van documenten
ouder dan 100 jaar met de toestemming van de voorzitter van de
rechtbank van eerste aanleg, maar dat dit niet geldt ten aanzien voor
jongere documenten waarvoor enkel toegang mogelijk is door in de wet
omschreven personen. Omdat de aanvraagster niet aangeeft tot één van
deze categorieën van personen te behoren en dit ook niet blijkt uit de
namen van alle betrokkenen, weigert het gemeentebestuur van Aalter
deze documenten integraal te bezorgen.
Omdat ze het hiermee niet eens is, dient mevrouw X een klacht in bij de
gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen die namens het Vlaamse
Gewest het administratief toezicht op de gemeenten uitoefent. De
gouverneur maakt er de aanvraagster attent op dat haar aanvraag onder
het toepassingsgebied van de wet van 12 november 1997 betreffende de
openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten valt en dat zij
over de mogelijkheid beschikt om een verzoek tot heroverweging in te
dienen bij de gemeente Aalter, gekoppeld aan een gelijktijdige
adviesaanvraag bij de federale Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten.
Bij brief van 21 augustus 2014 dient mevrouw X een verzoek in bij de
Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
3
Commissie genoemd, om de toestemming te krijgen voor het aanvragen
van akten van de gemeente Aalter.
2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag
De Commissie is van oordeel dat de aanvraag niet ontvankelijk is. De
Commissie is slechts bevoegd om een advies te verstrekken en kan geen
toestemming verlenen om kopies van akten van de burgerlijke stand te
verkrijgen. Bovendien is de Commissie slechts bevoegd om een advies te
verlenen voor zover de aanvraagster tegelijkertijd een verzoek tot
heroverweging aan de gemeente Aalter stuurt én een verzoek om advies
aan de Commissie richt. De aanvraagster dient ook aan te tonen dat ze
aan deze wettelijke voorwaarde heeft voldaan. De Commissie stelt vast
dat in de briefwisseling een kopie van het verzoek tot heroverweging aan
de gemeente Aalter ontbreekt.
Brussel, 1 september 2014.
F. SCHRAM M. BAGUET
secretaris voorzitster